如何合法支付员工现金并避免罚款
本文是关于如何发放工资.
向员工支付现金是合法的,但不是一种有效的支付方式。因为没有现金支付的记录,所以确保你的工资报告准确和简洁是很重要的。这包括提供详细的工资单,按固定和定期的时间表支付员工工资,准确和及时地缴纳所有税款。
从跟踪何时需要支付工资税到保持详细记录,当使用现金支付你的团队时,一个有组织的过程是关键。这里有一些你想要遵循的最佳实践,以确保你保持合规:
1.正确计算和扣缴工资税和扣除
给员工支付现金并不是你可以用来逃避学习的通行证如何发放工资.你需要执行所有雇主都要负责的基本步骤。
计算税款及扣除
作为雇主,你将负责计算和扣除所有的雇员税。这包括社会保险(6.2%)、医疗保险(1.45%)和所有适用的所得税(联邦、州和地方)。除了税金之外,你还要负责扣缴任何相关的扣减或装饰。这些指标往往受到理事机构的密切管制,需要及时准确地计算和扣除。
你还需要从你的企业资金中支付一些雇主工资税。你需要从总工资到净工资(以及两者之间的一切)跟踪计算,以确保你的计算是正确的。如果您发送付款延迟或意外少支付政府,您将被收取罚款。
留出时间来确保你知道如何计算工资是至关重要的。如果您需要一个开始的地方,我们在我们的文章中为您概述了所有的步骤如何计算工资.如果你还没有一个有条理的方法来做工资单,那么请参考我们的文章如何用Excel制作工资单.它包含一个充满公式的模板,所以你不必是一个数学奇才。
支付工资税
当雇主试图用现金支付工资时,工资税通常是最大的问题。美国国税局和一些州和地方政府要求你从雇员的工资中扣缴税款,这意味着你需要扣除到期的金额,并将其发送到适当的机构。
这些政府机构通常不接受现金,所以你至少需要一种通过电子方式获取部分现金的方式。这意味着即使你选择用现金支付给你的员工,你也需要有一种电子缴税的方式。
计算和汇出工资税可能是使用现金支付员工的最复杂的部分之一。使用工资单软件可以使这个过程更容易由衷的高兴.它的系统允许你运行“手动检查”工资表,它会为你做所有的计算,只给你一个净工资金额。虽然很多雇主用支票支付,但你也可以选择用现金支付。
2.认真记录工作时间
假设你有小时工,你需要一个有效的方法跟踪员工工作时间.无论你选择如何支付员工工资,这都是很重要的,而且是用现金支付的重要组成部分。这一点如此重要的一个原因是,劳动法规定了员工可以工作多长时间才能获得工资加班.
联邦法律规定,如果一周工作时间超过40小时,你需要支付1.5倍的工资,也就是员工正常工资的1.5倍。除了联邦法规,你还需要查看你所在州的加班法规,因为很多州都有自己的法规。
我们的州工资指南让雇主了解他们需要知道的一切——包括最低工资和加班要求——以便在各自的州内运行工资。使用下面的下拉菜单查看我们的州指南。(如果你的状态丢失了,请查看我们每周发布的新状态指南。)
3.定期给员工发工资
向员工支付现金会给你一种自由的错觉,但不要屈服。最好是建立一个标准的工资发放流程,包括你将定期支付员工工资的日期,并据此执行。
每周、两周(每两周)和半个月(每个月两次)是最常见的工资周期。大多数州都有最低支付频率要求,你必须遵守,以避免被处罚。月供通常是大多数州允许你在工资支付之间的最长时间。然而,在一些州,如弗吉尼亚州、俄亥俄州和加利福尼亚州,半月一次是最低要求。
要了解更多关于各州工资周期和工资频率法律的信息,以及一个免费的工资周期日历,以帮助你保持跟踪,请查看我们的文章支付时间.
4.开一个专门用于发工资的银行账户
前面,我们讨论了能够通过电子方式转账支付工资税等费用的必要性。为了更进一步,我们建议开设一个专门用于工资交易的银行账户。即使你有将军也要这么做吗业务支票账户;将工资资金分开可以更容易地跟踪和记录用于审计目的(你需要保持良好的书面记录,因为如果你给员工支付现金,你更有可能被审计)。
以下是关于你的工资银行账户的一些规则:
- 不要用不必要的扣款和提款使交易列表复杂化。如果你每两周给员工发一次工资,那么就承诺在每个工资发放期间一次性取出你需要分配的所有资金。并且,如果可能的话,在每个月相同的日期缴纳税款、扣除额和其他工资费用。
- 只通过这个帐户运行工资交易—没有例外。
- 有一个定期的存款时间表。这将使审查交易更容易筛选,也更容易向审计人员显示您的资金来源。
5.员工们是否签署了他们的工资支票
要实现的一个重要过程是一个审批系统,您可以使用它来记录员工收到工资的情况。现金支付本来就没有书面记录,有些人不诚实;有员工声称他们从未收到工资并不是没有听说过。
为了减少欺诈或混淆的机会,我们建议创建一个简单的电子表格,你可以使用每个付款期,包括以下内容:
- 支付日期
- 支付雇员工资的时期
- 每个员工的名字
- 他们得到的报酬
- 签名空间
为了更加透明,你还应该在上面插入你公司的标志,或者至少是名字。这确保了支付的内容和时间没有混淆。
如果你想跳过自己创建工资单的过程,请查看我们的免费工资存根模板.您将发现通用模板和特定于行业的模板。
6.创建一个工资单记录库并保存它们
用现金支付员工工资的雇主这样做有不同的原因;如果你的理由是避免文书工作和官僚主义,你应该重新考虑一下。你不必写支票或处理工资单软件(顺便说一下,这简化了事情),但你需要保持足够的文件,清楚地表明你支付了多少钱,你支付谁,你支付什么工作,等等。
因为你是自己发工资的,所以你需要自己创建很多这样的文档;举几个例子:
- 工资单
- 银行记录(对账单和交易报告)
- 会计记录
- 招聘文件(I-9、W-4表格和录取通知书)
- 时间卡
如果你想要现成的工资文件,你可以定制,查看我们的15个免费工资模板.
7.监控你的工资总额
一旦你开始每周支付超过5000美元,你应该考虑其他支付员工工资的方法他们的薪水。带着那么多现金到处走,你就会把自己置于危险之中,很可能会被偷或丢失钱。
此外,要避免一次提取超过1万美元的现金。根据法律规定,银行必须向国税局报告这些金额的现金提现。这会引起危险信号,即使你的工资流程是合法的,你也可能在收到几份报告后面临审计。
8.遵守工资的法律
我们在这篇文章中提到了一些法律,最低工资,加班等,但我们鼓励您熟悉自己的工资法以及防止任何工资合规问题。
例如,确定你是否必须这么做购买工人的薪酬为你的员工(很有可能,你是这样做的)和你将如何支付(这将从你的业务资金,而不是员工工资)。如果你的员工收到了小费,你需要建立一个分配(如果你这样做的话)和支付他们的系统。您还需要熟悉提示报告和将最低工资(如果员工赚到足够多的小费,你可以支付更低的最低工资)。
私下给员工发工资
虽然给员工发现金是完全合法的,但私下给他们发工资是非法的,可能会让你进监狱。私底下工资是雇主发给工人的免税现金,以避免扣缴税款。雇主私下给员工发工资是为了避免留下任何书面记录,以免引起美国国税局的警觉。
为什么私下付款不能永远有效
如果你(或者你认识的人,以防你在为他们做调查)需要更多的证据来证明私下付款是一个糟糕的主意,考虑一下以下原因,为什么它不会永远有效,尤其是如果你打算拥有一个成功的企业:
- 用现金支付会导致更多的审查和更高的审计可能性。国税局的审计是非常彻底的,试图向他们隐瞒交易可能会让你陷入更深的麻烦。
- 随着业务和收入的增长,隐藏员工变得越来越困难。没有企业主愿意继续勉强收支平衡或亏损经营。
- 如果员工的工资不合法,他们就得不到未来的社会保障或医疗保险福利。一旦他们开始觉得被欺骗了,你就更有可能被揭穿。
私下给员工现金的处罚
如果你认为你可以规避贿赂员工的风险,直到你被抓,只需要支付一点现金就可以脱身,那你得三思了。后果可能非常严重:
- 当然,你会还税款的。
- 你还将欠下利息和罚款,这些罚款的增长是随着美国国税局对你的非法支付行为的追踪而呈指数级增长的。
- 更糟糕的是,你可能会失去你的生意。如果费用太大,你就会破产。
- 比失去生意更糟糕的是,你可能会因逃税被起诉,这可能会让你在监狱里度过最长5年的时光。
底线
用现金支付员工工资是100%合法的。然而,它不是分发工资的最有效的方法,而且它不能消除建立有组织的工资流程、适当的文档或银行帐户的需要。在你开始之前,花点时间研究一下如何做工资单以及相关法律的来龙来脉。最后,记住,学习如何合法地支付员工现金不仅可以节省你的时间和金钱,还可以防止你入狱或失去你的生意。