为员工计算工资:雇主需要知道的一切
本文是一个更大的系列的一部分如何发放工资.
在雇佣员工之前,花点时间学习如何计算企业的工资是很重要的。这将节省你改正错误的时间,可能还会省去数千美元的罚款,你甚至可能因为消除了工资问题而经历更低的人员流动率。你可以手动计算(工作小时数X工资率),使用在线计算器,或依赖软件。
你总是可以从手工计算工资开始,然后切换到一个负担得起的工资软件,如由衷的高兴稍后。一旦您完成Gusto的设置过程,您可以轻松地将工作时间输入系统,并为您完成所有计算。如果你的团队每一段时间的工资都是一样的,你甚至可以设置你的工资自动驾驶来自动处理。如果你有兴趣了解它的工作原理,Gusto提供30天的免费试用。
为你的团队计算工资,你需要遵循以下5个步骤:
第一步:确定时间段内的总工作时间
开始做工资,你需要计算出每个员工在这段时间内工作了多长时间。为时薪员工,这将是总工作时数(和分钟,如果你想支付准确的金额)。对于受薪员工,这将是在雇佣时商定的固定小时数(比如标准的40小时,不管实际工作时间)。你还需要在这一点上选择一个支付时间表。这个时间表意味着你应该知道你是按周、双周、月等方式支付员工工资。
如果你需要帮忙选支付进度,请查看我们的文章,它会告诉你小企业主需要知道的一切。乐鱼游戏app下载
受薪员工的总工作时间
你应该给你的受薪员工支付相同的工资周期(除非你有一个非免税带薪职位并被法律要求支付加班工资)。
在雇佣一名新员工时,你要确定一个固定的年薪和保证的工作时间。当一个免税员工被雇佣在一个年度工资率,他们被期望每周工作至少40小时。他们可以多工作,但应该知道他们不会因此得到额外的补偿。由于他们的工作时间通常是固定的,大多数雇主不要求他们的豁免员工跟踪他们的时间。
提示:如果你想使用工资软件,检查是否有自动驾驶功能,可以自动计算每个周期的工资(不需要你做任何事情)。受薪员工的工资是最容易自动化的,因为他们的工作时间和工资率保持不变。
非免税受薪雇员
不过,这条规则的例外是非免税受薪雇员.虽然不太常见,但一些雇主会给他们的非豁免员工支付薪水,这意味着每周有一定数量的工资加班他们的工作。
该职位的非豁免部分意味着这些员工属于联邦劳工法保护.雇主希望员工每周工作一定的小时数,但如果超过了这个小时,就必须按加班费支付工资。这需要时间跟踪才能成功管理。
小时工的总工作时间
计算小时工的总工作时间比计算工薪族工人的工作时间要复杂一些,但不会太复杂。本质上,你要把员工在支付期内工作的所有小时和分钟加起来。
例如,让我们假设一个小时工从周一到周六一周工作不同的时间,没有周日。让我们计算这些小时和分钟,以得到这段时间的总工作小时数。
该员工一周的总工作时间:
8.67 + 8.17 +8.75 +8.75 + 7.08 + 2= 43.42小时
一些雇主对员工上下班的时间要求更严格(下午4点vs下午4点05分),所以计算起来更容易。然而,如果你发现自己需要转换为分钟对于工资单,有很多在线资源可以提供帮助。
提示:如果你宁愿跳过手工计算和分钟小数计算,查看我们的时间卡的计算器.你可以输入每天的工作时间和休息时间,它会自动计算你的总工作时间。
第二步:计算总工资(扣除和纳税前)
一旦你知道你将支付给每个员工多少小时,你就可以计算工资总额.总工资是雇员在扣除税金和其他扣除额前的总工资,或者更简单地说,他们的工资率乘以工作时间。
例如,我们将计算Jenny一周的收入。她是一名时薪员工,每小时工资15美元,这周她工作了35个小时。她的总收入是525美元。
$15 x35小时= $525
第三步:确定工资扣款
在法律上,你必须从雇员的总工资中扣除工资扣款,然后再决定他们的最终支付金额。我们建议编制一份每名雇员所获扣除的完整清单,以及这些扣除是否包括在内税前或税后.要记住的一件事是,在本文中,我们将把税收与工资扣除额分开。
非税工资扣除包括很多项目,例如:
- 保险费:健康牙科视力人寿保险
- 退休的贡献:401(k) 403(b) IRA账户
- 子女抚养费支付:雇员支票的合法汇票通常是由他们孩子生活的州发起的
- 工资装饰:法院雇员薪水的装饰当他们不偿还债务时;第三方债务人可以起诉,要求他们承担责任
- 会费:作为工会成员的会员费
我们只列出了一些,但还有很多可能是你的员工或公司独有的。例如,一些公司为加入公司电话计划的员工提供低手机费率等福利。这可能要求你在公司的电话费账单中包括员工的电话费;如果你想收回一些钱,你可以向他们收取每月较低的费用(当然,要得到他们的同意),并从他们的工资中扣除。
你需要把所有工资扣除额加在一起,得到一个总额。大多数扣除项目,像保险一样,每个月的保费是相同的,尽管你可能会遇到一些基于员工期间的工资(退休缴款)。
例如,在以工资为基础的情况下,只需将员工希望扣缴的百分比(比如4%)乘以总薪酬(比如850美元),就可以得到你应该扣缴的总数。
$850 x 4% (0.04) = $34
第四步:找出工资税的总和
你需要找出你的员工所欠的总税款。如果不使用工资计算器,这可能会很棘手。你的员工应该完成一个圆满填写完减免证明形式在雇佣;你可以用这个来帮助你计算出他们的收入中你需要为联邦、州和地方税收预扣的百分比。美国国税局也是一个很好的资源。
以下是你可能需要追踪、扣缴并寄给相关机构的工资税清单:
- 联邦所得税:大多数员工都要遵守这一规定,除非他们是未成年人或因为挣得太少而得到豁免。
- 州所得税:佛罗里达和德克萨斯等州没有州税,但其他许多州有。有些是固定的百分比,还有一些是根据员工的收入水平征税(如果他们赚得更多,你预提的百分比就更高)。
- 当地所得税:地方税不像州税那么普遍。像纽约和加利福尼亚这样的州有几个不同的申请,所以一定要保留所有申请的钱。
- 社会保障:这是一种6.2%的税收,用于每个员工的政府退休基金。一旦一名员工的年收入达到13.29万美元,该制度就不再适用。你还负责支付6.2%的工资(除了员工支付的工资)。
- 医疗保险:这是一个1.45%的税收,用于老年人的政府医疗基金。这一项没有收入上限,你还必须从你的业务资金中支付相应的金额。
联邦、州和地方所得税税率
决定你应该扣多少税可能是处理工资的最令人困惑的部分之一。个人所得税的税率可能会根据员工的W-4信息而有所不同,比如婚姻状况和他们申请的津贴数量。使用国税局隐瞒计算器确定要预提多少联邦所得税。
随着业务的增长,手动计算税收金额可能成为一项艰巨的任务。如果你还没有准备好使用一款一体化的工资单软件由衷的高兴,你可能想考虑一个免费的工资单软件作为一个选项。
当涉及到州所得税税率时,你应该预期预扣10%左右或更低;然而,如果你在加州或夏威夷这样的州,传统上这些州的所得税税率最高,你的员工可能需要支付他们收入的11%到13%。还有一些城市和郡的税收也可能适用;例如,如果你在纽约经营,或者你的员工住在扬克斯。
如果你想进一步了解你所在州的具体税率,请查看我们全面的州指南。(如果你的州丢失了,那么请在我们每周发布新的州指南时回来查看。)
在计算税额前减去非应税收入
在计算要预扣的雇员税时,非应税收入是很重要的考虑因素,因为你需要从计算中排除它。这可能包括员工用自己的钱支付的与工作相关的费用,你现在需要报销。确保在计算任何税收之前扣除这些金额,这样你就不会扣缴太多。
例如,弗恩一周的总收入是3500美元。其中,350美元是她代表公司支付的酒店住宿费用。她的州税率是9%。她欠了283.5美元的州税。
3,500美元总收入- 350美元酒店报销= 3,150美元应税收入
$3,150应纳税所得额X 0.09 = $283.50
雇主工资税和其他工资支出
除了你需要为员工代扣(汇出)的税款外,你还要负责支付工资税。这并不是成为雇主最令人兴奋的部分,但对于避免支付额外的罚款和费用是必要的。
以下是你需要从公司银行账户支付的税款和其他与工资相关的费用:
- 联邦保险捐税法税收:这些都是社会保障和医疗保险税员工工资。你将支付他们收入的6.2%用于社会保障,1.45%用于医疗保险。
- 工人的薪酬:大多数州要求雇主购买工人比较保险在工作场所受伤时保护员工。费率因之前的索赔、在企业、行业工作的时间长短等因素而异。
- 失业税(或保险):你可能要为州和联邦的失业保险负责。这部分资金将流向政府基金,在员工不工作的时候发放资金。的联邦unemploymenT利率是6%,但各州利率不同。
- 家庭休假法案保费:有些州(如加利福尼亚和纽约)要求你支付家庭休假保险。这笔钱将用于支付员工因重大事件(生孩子)请假的工资。每个员工每月的保险费可能不到1美元。
- 残疾保险:有些州还要求你缴纳他们的残疾基金。各州的规定和费率不同,但通常取决于你的工资总额等因素。
第五步:从总工资中扣除扣除和税金
为了达到员工的最终工资数额,你应该从你在第二步中计算的总金额开始。你还需要在第三步和第四步中计算非税减免和税收总额。在这一点上,你只需从工资总额中扣除所有预提的金额。
例如,让我们看看吉尔的总收入。两周2600美元。非税减免总额为343美元,税收减免总额为440美元。她的净收入是1817美元,所以你要处理一张支票或者直接存款在这个数量。
总工资-(非税收扣除+税收扣除)=净工资
2600美元-(343美元+ 440美元)= 1817美元
如果你遵循这些步骤来计算工资,你应该能够避免来自员工的诉讼,因为不准确和/或不及时的纳税而受到国税局的处罚,以及纠正工资错误的所有后端工作。
即使有了所有需要的工具,每个人都会时不时地犯错误。如果你发现你给员工的工资过低,你可以用补发工资计算器快速计算出你需要支付给员工的金额,这样情况就解决了。
不过要记住的是,你还需要确定要保留的税收影响合规.使用像Gusto这样的工资单软件就很容易,因为所有的计算(工资和税收)都为你完成了。
底线
当你雇佣更多的员工时,计算工资单变得更加复杂。但是请记住,步骤在本质上是相同的。最终目标是按时向员工和所有适用的税务机构支付正确的金额。有些雇主选择手工计算,有些则使用在线工具,如工资单计算器和软件。无论你用什么方法来计算工资,一定要熟悉美国国税局的税收规则和联邦工资法,这样你就可以避免罚款。
你总是可以从手工计算工资开始,然后切换到一个负担得起的工资软件,如由衷的高兴以后。一旦您完成了Gusto的设置过程,您就可以轻松地在系统中输入工作时间,并为您完成所有计算。如果你的团队每一段时间的工资都是一样的,你甚至可以设置你的工资自动驾驶来自动处理。如果你有兴趣了解它的工作原理,Gusto提供30天的免费试用。