如何在纽约州发工资
本文是关于如何发放工资.
在纽约做工资单可能比在其他州更加繁琐和昂贵。该州的最低工资标准正在稳步提高,所以你很可能会发现自己被要求支付给员工的最低时薪是15美元,是联邦要求的两倍多。除了支付正常的联邦工资税、失业保险,可能还有大都会通勤交通流动性税,你还必须从雇员工资中扣缴联邦、州和地方所得税。
因为纽约州是一个进步的州,你很快就会意识到工资规则经常变化;在没有工资单软件的情况下,保持领先地位是一项挑战。与由衷的高兴不过,软件中内置了各州的合规规定,比如加班费、税率和申报截止日期。你也可以通过直接存款的方式支付员工工资,并提供健康保险。点击下方开始30天免费试用。
纽约工资单分步指南
以下是关于如何在纽约发工资的基本步骤和具体说明。如果你前一年扣缴的工资税总额超过10万美元,该州将为你登记参加PrompTax计划,并为你提供一个6位数的电子报税代码。如果您使用工资单服务,您将需要这个号码。
第一步:建立你的企业作为一个雇主:在联邦层面,你需要你的雇主识别号码(EIN)和一个帐户电子联邦纳税系统(EFTPS).
第二步:在纽约州注册:如果你是一个新的企业或家庭雇主,你需要登记失业保险(UI),工资报告和代扣代缴税款NYBE.要注册一个农业企业,非营利组织,或一个印第安部落,请到纽约劳工部的网站.
您的纽约州身份证号用于代扣所得税;使用你的联邦EIN和位置代码(如果适用于你的业务)。你的雇主登记号码将另行分配给你。
创建一个在线服务帐户电子文件。
步骤3:设置工资流程。已经成立的公司可能已经有了一个薪资流程,但新公司将需要从以下考虑开始多久给员工发一次工资,何时支付,以及小时工的工作时间如何计算.你可以选择工资自己做,设立一个Excel工资模板,或使用就业服务.
第四步:收集员工工资表:如果你在入职期间这样做是最容易的。形式包括W-4, I-9验证和直接存款信息。员工也需要填写形式- 2104,纽约州扣缴津贴证书。
第五步:收集、审查和批准工作时间表:是否使用纸质考勤表或考勤软件在美国,跟踪员工工作时间对确保准确的工资发放至关重要。这一步骤在每个时期的工资单中重复执行。考虑到纽约市税法的复杂性,不准确可能会让你付出代价,所以要仔细检查时间表。确保立即与员工讨论任何问题,并考虑让员工在时间表上签字。
步骤6:计算工资和支付员工:使用标准流程来计算工资.工资软件将减少错误。别忘了计算非居民的扣缴所得税,除非你在他们的州有一个真正的商业地点。
步骤7。向联邦政府和州政府申报工资税:你必须在超过700美元的3到5天内支付预提,这取决于文件的类型。然而,许多企业发现,更方便的做法是将这笔钱与每个工资单一起支付。
按照国税局的指示缴纳联邦税,包括失业税。纽约预提,工资报告和UI报表必须申请电子以及在纽约税务部门网站上通过ACH借记方式支付的余额。
纽斯-1表和预提付款通常在每次发工资后提交。如果你的扣缴税款在一个日历季度少于700美元,那么你可以用纽约-45报税表来汇款。
纽约税务申报NYS-45和MTA-35都是按季度进行的。
期间支付的工资 |
季度结束 |
必须归档并由谁支付 |
---|---|---|
1月,2月,3月 |
3月31日 |
4月30日 |
4月,5月,6月 |
6月30日 |
7月31日 |
7月、8月、9月 |
9月30日 |
10月31日 |
10月、11月、12月 |
12月31日 |
1月31日 |
如果上述日期中有一个是星期六或星期日,您可以在下一个营业日进行申请。
纽约州所得税扣缴:
使用雇员表格IT-210中的预提津贴来决定你应该从每个雇员的工资中预提多少所得税。如果雇员没有申请,则使用零作为津贴的数量。你可以在下面的税单上找到预提金额。
- NYS-50-T-NYS,纽约州预扣税表及方法
- NYS-50-T-NYC,纽约预扣税表及方法
- NYS-50-T-Y,扬克斯预扣税表及方法
- 失业税:当你注册你的企业并申请EIN时,国家会给你发送你的UI税率。如果你没有收到它,你可以在你的商业快递账户或劳工部(DOL)账户上查找它。你也可以在周一到周五的上午8点到下午5点之间拨打雇主热线888-899-8810。州失业税(SUTA)记录在纽约-45税单上,按季度缴纳。
- 都市通勤交通流动税:这些是每个日历季度到期的。MCTMT是每个日历季度为所有被覆盖员工支付的工资费用乘以下表中适用的MCTMT率。使用表格meta -305通过网上服务帐户或通过邮件提交。这些必须按时支付。
步骤8:记录和存储工资记录:为所有员工保存数年的记录是很重要的,即使是那些被解雇的员工。了解更多有关记录保存要求的信息,请浏览我们的关于保留工资记录的文章.
在纽约,你必须保留所有的就业税记录至少四年。如果您扣缴州税和市税,您需要保留这些纳税申报报告的所有记录和信息申报表,以供纽约税务部门审查。
第九步:做年终工资税报告。这些是联邦表格报税表(员工)和1099(承包商)。雇员和承包商必须在下一年的1月31日前获得这些证书。纽约不要求你向他们提交w -2或1099表。
有关一般工资发放程序的更详细信息,请参阅我们的文章如何发放工资.
纽约州工资法、税收和法规
与其他州不同的是,纽约州对预提税款没有一个固定的支付时间表,比如每半个月或每季度。形式NYS-1必须在每次工资导致累计预扣税总额等于或超过700美元后,申报和支付的预扣税总额。如果你在一个日历季度扣缴的税款少于700美元,请将扣缴的税款与你的季度申报表NYS-45一起汇出。
- 如果你在一周内(周日到周六)有多个工资表,你不需要在一周内的最后一个工资表之后提交。
- 如果日历季度在一周内支付的工资单之间结束,任何需要扣缴的至少700美元的累计税款必须在季度的最后一次工资单之后用NYS-1表格汇出。
产品类型 |
到期日期 |
---|---|
5天过滤器:在上一历年的历年内扣缴税款少于15,000元的申报人 |
在造成累计扣缴税款总额等于或超过700美元的工资后5个工作日内 |
为期3天的产品:上年度扣缴15,000元或以上的申报人 |
在造成累计扣缴税款总额等于或超过$700的工资后三个工作日内 |
纽约州会通知你相关的变化,新企业在接到纽约州税务部门的通知后,有五天的时间进行报税。
纽约的税收
纽约有州税和一些地方税、州失业税(SUTA)和MCTMT。你还负责带薪探亲假、病假、工人补偿和国家残疾保险。
在联邦层面,你需要付钱FICA税(社会保障和医疗保险)并从员工的工资中扣去相应的金额。你和你的员工都要将工资的6.2%缴纳给社会保障基金,1.45%缴纳给医疗保险基金。
的形式NYS-50《失业保险、工资报告和预扣税雇主指南》这本书中有你在纽约(包括纽约和杨克斯)报税所需的所有细节。大多数雇主都被要求在网站上以电子方式提交简历;如果你选择邮寄纸质副本,你可能会被罚款。
纽约州失业保险税
纽约州对雇员工资的前11,800美元向SUTA收取2.025%至9.825%的费用。它还对雇员工资的前11,800美元征收0.075%的再就业税。
最新更新:2022年新增用人单位正常缴费比例为3.4%,附加税率为0.625%,再就业服务基金缴费比例为0.075%,总税率为4.1%。
请注意:你必须从你的企业资金中支付SUTA(和联邦失业税,FUTA);成本不应该转嫁到员工身上。
除以下雇员外,你必须为所有雇员缴税:
- 有限责任公司、有限责任公司或有限责任公司的成员
- 在雇用他们的教育机构中定期出勤的学生,如果他们的工作与他们的学习课程是偶然的
- 学生的配偶被学生的教育机构雇用,如果在雇用时被告知雇员在学生的经济援助计划下
- 在非营利性或公立教育机构参加某些勤工俭学项目的学生
- 全日制在教育机构就读的学生,在某些营地工作
- 独资经营者、其配偶或未满21岁的子女
- 受联邦铁路失业保险法约束的人员
- 在一定条件下的自由速记记者
- 在一定条件下有执照乐鱼体育app官方的房地产经纪人或销售助理
- 在某些条件下持牌保险代理或经纪
- 一些非营利性和宗教组织的雇员
- 神职人员和宗教
请注意,尽管对某些企业不常见,但如果你雇用送货司机、在某些条件下的旅行推销员、音乐家和其他表演者、专业模特、实习医师、住院医师,你必须为他们购买失业保险。
大多数建筑工人也包括在纽约州建筑业公平工资法案。在一定条件下,农业雇主和农场领队必须为其雇员提供失业保险。H-2A外籍客工除外。
除了纽约州的失业税,你还要负责支付联邦失业税.每个雇员应纳税工资的前7000美元的标准税率为6%。你需要为每个雇员支付的最高税额是420美元(7000美元x 6%)。
你知道吗?
当你支付SUTA时,你可能有资格获得联邦失业保险税(FUTA)高达5.4%的折扣。这可以降低你的FUTA税率从6%到0.6%。
州和地方所得税
新闻:
从2020年起,州扣缴津贴不应再在IRS W-4表上报告。相反,你应该有一份形式- 2104,雇员扣缴津贴证明书,供雇员签署及提交。联邦税收减免仍需上报形式圆满填写完减免证明但是,你应该有一份副本,以便员工在入职时签署并提交。
纽约州对所得税扣缴的规定与SUTA的相同,涉及到就业资格、确定责任雇主和计算总工资。你甚至可以根据相同的时间表使用相同的表格,NYS-45。
如果你是州外雇主,为州内雇员代扣代缴税款,你必须遵守所有代扣代缴的要求。一般来说,纽约遵循与联邦政府相同的规则对应税收入进行分类。您将使用IT-2104表格上的信息以及每年更新的纽约税务表来确定扣缴税款。
纽约和扬克斯
纽约市和扬克斯市也对居住在当地的雇员征税。如果对雇员是否居住在特定的司法管辖区有疑问,可以这样做查一下员工的地址看看他们是否被认为居住在纽约或杨克斯。
非居民雇员有时要纳税。如果你的员工不住在纽约州,但他们在纽约州工作赚钱,你仍然需要扣缴纽约州和当地的税,除非你在他们的州有一个真正的办公室。这些雇员使用表格IT-2104.1来确定扣缴税款。要了解更多关于居住和非居住的税收要求,请访问纽约州政府网站.
工伤补偿保险
如果雇主在纽约经营,他们必须购买工人补偿保险。平均来说,你每支付100美元的工资就要花费1.41美元,但根据你的业务所从事的行业,这可能会有很大的差异。
都市通勤交通流动税
如果您在大都会通勤交通区(MCTD)内有工资支出,您有责任支付一个日历季度的MCTMT,如果:
- 你被要求扣缴纽约州所得税。
- 你为所有被覆盖员工支付的工资费用在那个日历季度超过312,500美元。
有关详情,请浏览纽约420年出版.
要了解MCTMT税是否适用于您的业务,请确认您是否位于以下地区之一(在MCTD内):
- 纽约市-曼哈顿,布朗克斯,国王(布鲁克林),皇后区,里士满(史坦顿岛)
- 罗克兰县
- 拿骚
- 萨福克县
- 奥兰治县
- 普特南郡
- 达奇斯县
- 威彻斯特县
如果您位于上述地区之一,请查看下表以找出您的MCTMT税率。
MCTMT税率
工资费用 |
MCTMT率 |
---|---|
超过312,500美元,但没有超过375,000美元 |
0.11% |
超过37.5万美元,但没有超过43.75万美元 |
0.23% |
超过437500美元 |
0.34% |
纽约最低工资条例
纽约州正在逐步将最低工资提高到每小时15美元,其中小费工资为每小时10美元。当前的汇率取决于您的企业在哪个城市运营。
在纽约市和全州的大型快餐公司,最低工资已经达到了15美元的最高水平。截至2021年12月,拿骚、萨福克和韦斯特切斯特县加入了纽约市和大型快餐公司的行列,将最低时薪从每小时14美元提高到15美元。
对于州北部的公司(不包括快餐),最低工资从每小时12.50美元提高到13.20美元。
最低工资不适用于下列情况:
- 高管和管理员
- 某些专业人士
- 外销售人员
- 出租车司机
- 兼职保姆
- 宗教界的牧师和成员
- 在非营利机构工作的志愿者、学习者、学徒和学生
- 学生获得职业经验
请注意:当你雇佣一个新员工并设定他们的工资标准时,你需要向他们提供一份书面的工资通知,详细说明工资的数额(小时、工资、提成等),以及他们的支付时间表、指定的发薪日或发薪日、公司所在地的地址和电话号码,以及任何可以扣除的小费、餐费或住宿费。
纽约加班条例
纽约遵循了联邦豁免规则关于加班费,每周工作超过40小时按正常工资的1.5倍支付。对于其他人,它设定了这些规则:
员工类型 |
加班工资率 |
---|---|
覆盖的员工 |
工资周内超过40小时时薪的1.5倍 |
住宿雇员(“住家雇员”) |
工资周中所有超过44小时的工作时间,每小时工资的1.5倍 |
农场的员工 |
工资周内所有超过60小时的工作时间,每小时工资的1.5倍 |
支付员工的不同方式
你可以用各种方式支付员工工资,包括直接存款、纸质支票、现金和工资卡。根据纽约的法律,你不能把雇佣决定建立在他们是否同意通过直接存款或工资卡支付的基础上——一些员工没有银行账户,任何针对他们的政策本质上都是歧视的。
工资存根法律
当你为你的员工发放工资时,你需要准备一份工资表,也就是工资存根,这样他们就有了自己的收入记录。联邦法律没有要求,但纽约州有。它应该包括基本信息,例如:
- 你的公司名称
- 员工的名字
- 工资率
- 支付期覆盖
- 工作时间
- 加班工资
如果您想要一个模板,以使创建自己的薪酬报表更容易,请下载我们的一个免费paystub模板;它们已经被格式化了,你现在就可以打印和使用它们。
最低工资的频率
如果你雇佣体力劳动者,纽约要求你至少每周支付他们工资。如果你想少处理他们的工资,你必须先申请许可。对于所有其他员工,您可以每周、每两周或每半个月支付最低工资。联邦法律并没有规定你多久给工人发一次工资;它只是说你必须持续付款。
如果您需要帮助选择发薪期和安排发薪日期,请下载我们的自由工资日历帮助。
薪水扣除规则
尽管一些州在工资扣减方面很宽松,只要他们不将雇员的工资降至最低工资水平以下,但纽约州有一些严格的规定。以下任何一种情况都不允许从员工的工资中扣除:
- 现金短缺
- 库存短缺
- 财产损失:财产的损失或损坏
- 制服你需要
- 工具和其他设备要求做这项工作
你只能从员工的工资中扣除钱,如果这是合法的,联邦和州都是,并且员工授权你这么做。
请注意:你必须得到书面授权,否则你可能会被处罚。一些常见的扣款要求是保险费、医疗保健捐款、慈善捐款、偿还预支工资和偿还以前的多付款项。
要了解允许的工资扣除和如何计算他们,请阅读我们的文章税后和税前扣除.
最后的工资法律
如果你发现自己在纽约解雇了一名员工,在给他们发最后一份工资时,你应该迅速采取行动。从法律上讲,你可以在终止生效后的最近的发薪日之前进行分销而不面临法律问题。如果你为他们管理福利,你必须在他们的福利终止日期的5天内通知他们他们的福利终止的确切日期。
如果员工辞职了,你仍然应该争取在下一个正常发薪日之前给他们发工资。然而,纽约并没有任何具体的法律来管理这一点。
累积带薪假期
联邦和纽约州的法律都没有严格规定如何处理带薪休假(PTO)。当员工离开你的公司时,你可以选择支付或收回它。这条规则的警告是,您需要在员工受雇时收到的政策中概述您的流程。如果你没有制定出关于如何支付应计休假的基本规则,你将有义务在他们离开公司时支付这笔钱。
影响工资的纽约人力资源法律
纽约新招聘报告
当你雇佣新员工时,最好是在你处理他们的第一份工资之前,你需要向州政府报告他们。纽约要求你在雇佣日的20天内提交新的雇佣报告。如果你没有这样做,你可被罚款每名员工20元,或与该名员工合谋隐瞒信息,每名员工可被罚款450元。使用表格nys - 209以电子方式报告信息。
工人的补偿
纽约的企业被要求为所有员工提供工人补偿,包括兼职员工和家庭员工。纽约的雇主可以来自私营保险公司纽约州保险基金或自我保险(尽管自我保险非常罕见)。企业可以在非常狭窄的情况下获得豁免。纽约的雇主不允许从员工的工资中扣除员工的薪酬政策费用。
据估计,在纽约,低风险企业每100美元工资的雇主费率约为7美分,高风险企业每100美元工资的雇主费率为29.93美元。这笔费用是根据若干因素计算的,包括:
- 工资
- 位置
- 行业
- 风险因素
- 员工人数
很多工资单供应商,比如由衷的高兴在美国,提供一个现收现付计划,它将与您现有的保单一起工作,并自动扣除您的每一份工资。这是一个很好的方法,可以确保保险费被扣除并汇出,而无需为小企业主多担心一件事。乐鱼游戏app下载
午餐和其他休息时间要求
从上午11点开始到下午2点轮班超过6小时的员工,在这段时间内必须有至少30分钟不受打扰的午休时间。这并不一定是带薪休息。没有其他的休息要求,但如果你提供的休息时间超过20分钟,你必须将其作为工作时间支付。你需要确保他们的工作和休息时间都有正确的记录,使用时间表或打卡钟.
假期和离开
纽约没有关于假期或假日的法律。雇主可以随心所欲地制定这些规则。只要记住,如果你声明你允许一定数量的PTO小时为一年,你有法律义务遵守它。
病假
作为雇主,根据纽约劳动法,你必须提供病假。
- 如果你在一个日历年有四个或更少的员工,你必须提供每个日历年不超过40小时的无薪病假,如果你的收入超过100万美元上一个纳税年度,你必须提供40小时的无薪病假支付病假。
- 如果你在一个日历年雇佣5到99名员工,你必须为每个员工提供40小时的带薪病假。
- 如果你在一个日历年雇用100名或100名以上的员工,你必须提供每个员工每个日历年最多56小时的带薪病假。
跟踪每个员工的休假(尤其是病假)是很重要的,这样您就可以在审计时证明合规。这也将使您更方便地管理员工的累积病假时间,以便您可以更好地预测未来潜在费用的时间。
支付家庭休假
新闻:
截至2021年1月,纽约的雇主必须为员工提供长达12周的带薪探病假——联邦法律允许休假,但不要求所有休假都带薪。截至2022年1月,这些福利现在已扩展到由私人房主直接雇佣的每周工作20小时或以上的家庭佣工。
带薪探亲假是指与新生儿相处、照顾有严重健康问题的近亲或协助家庭成员被部署在部队的时间。如果你雇佣了多人,你必须享受带薪探亲假政策。全职员工(每周定期工作至少20小时)连续工作26周后才有资格。兼职员工在175天之后才有资格,不必连续。
带薪探亲假支付平均周薪的67%,最高达到当前全州平均周薪(SAWW)的上限。在2022年,每周PFL福利的上限为1,068.36美元。
国家残疾保险
如果你雇佣一个或更多的员工在一个日历年至少30天,你必须提供临时残疾保险.你可以通过私人保险或国家保险基金来做到这一点。
你知道吗?
与某些工资支出(如FUTA)不同,纽约州允许雇主与雇员分担残疾保险费用。如果你不想让你的企业独自承担成本,你可以扣除员工工资的0.5%,最高不超过每周60美元。只要从他们的工资中扣除每个时期的工资,这样当你需要支付账单的时候你就有钱了。
提示收益:小费必须作为收入申报。
童工
有童工法规定在纽约如何雇佣未成年人总的来说,18岁以下的人都被认为是未成年人,但不同的年龄范围有不同的规定。
当你在纽约做生意时,你应该了解以下各州的童工法:
- 14-17岁的儿童需要工作证件才能在纽约工作。
- 14岁和15岁的儿童不能在上课时间受雇。
- 未成年人不能做工厂工作。
- 16至17岁的未成年人如果不上学,可以全职工作。
工资形式
纽约州有自己的计算州所得税预提和申报其他税收的方式。但是,它使用相同的表格来申报所得税预提和SUTA。
纽约表格IT-2104
纽约使用的是形式- 2104,雇员扣缴津贴证明书。就像美国国税局的W-4表一样,它根据雇员的选择来设定所得税的预提额。使用这个来计算纽约州的预提税,这与联邦预提税不同。每个员工都应该填写这张表。有不同版本的豁免申请表格为印第安人、军人、纽约创业计划的参与者和其他情况提供服务。确保你的人力资源部门熟悉这些,把它们提供给合格的员工。
其他纽约扣缴表格
- 形式NYS-45季度综合预提、工资报告和失业保险申报表:你必须每季度把这张表填完。
- 形式NYS-45-ATT季度综合预提、工资报告和失业保险申报表-附件:你必须每季度把这张表填完。
- 表格mta - 305雇主的季度都市通勤交通出行税申报表:只有当你要申报MCTM税时才需要这样做。
- nys - 100,纽约州雇主失业保险登记,预提和工资报告:有不同的形式针对农业工人、政府实体、印第安部落和非营利组织。
- 表格nys - 209、《被聘用或再聘用员工的电子媒体报道说明》
联邦政府的工资形式
- 圆满填写完减免证明形式:帮助雇主计算从雇员工资中扣缴的税款
- w - 2表:申报年度工资总额(每名雇员一份)
- 和形式:报告所有雇员的工资和税金总额
- 940年形成:向国税局申报和计算失业税
- 941年形成:申报从工资中扣缴的季度收入税和FICA税
- 944年形成:报告年度收入和从工资中扣缴的FICA税
- 1099 - nec:提供非雇员工资信息,帮助国税局对合同工作征税
有关联邦表格的更详细讨论,请查看我们的联邦工资表指南你可能需要。
纽约州工资税资源与来源
- 失业保险、工资报告和预扣税雇主指南这本小册子包含了你需要知道的关于你的权利,责任,以及工资,预提和失业保险的归档要求的一切。
- 纽约商业快报网站(NYBE)这是你登记成为新雇主的地方。此外,获取有关许可、法规、激励和其他业务需求的信息。
- 税务与财务处:该网站有多个菜单,供您查找有关税务的任何方面的信息,包括演示视频、文章和表格。搜索栏在快速查找主题方面做得很好。
关于工资法的一般信息,请查看我们的遵守薪俸指引.
底线
由于税收的复杂性,在纽约计算工资时需要考虑很多问题。它不仅有州所得税和SUTA,也有一些地方所得税。即使是非居民雇员也必须纳税,这意味着你需要根据雇员的居住地和你的企业所在地来计算不同的扣缴税款。我们在本文中讨论了基础知识,但是表单NYS-50提供了完整的细节。
如果你觉得纽约的工资单太乏味,可以考虑使用像由衷的高兴.它跟踪所有的税收——包括雇主和雇员——并确保你支付正确的税率。如果你犯了错而被税务机关处罚,Gusto会为你买单。你也可以免费向员工支付直接存款,并提供健康保险福利。免费试用30天。