5步搭建办公室[+免费清单]
本文是关于创业．
建立你的第一个真正的办公室或搬到一个更大的空间需要计划——就像搬到一个新家一样。不同之处在于，您需要您的业务在过渡期间保持高效。遵循以下五个步骤创建一个高效的办公环境，并下载我们的免费检查表管理您的办公室设置。
下载设置办公室的清单PDF．
决定一个办公空间成败的一个因素是能否接入可靠的互联网、电话和网络服务。一旦你确定了办公室的位置，就去业务服务连接．在那里你会发现一个即时定位工具，你可以用它来比较服务于你所在地区的主要供应商的计划，包括Spectrum, Atlantic和Comcast，以找到适合你的需求。
遵循以下五个步骤，创造一个高效的办公环境:
1.把经营公司所需的一切物品列一个清单
甚至在寻找办公室空间之前，你可能想要列一个清单，列出你在新办公室里需要的所有东西，从桌子、椅子到电脑硬件，以及像设置互联网连接这样的任何任务。了解您的业务需求将有助于确保您选择正确的办公室大小和位置，以支持您和共享您的工作空间的团队成员。
以下是大多数小型企业办公室需要的常见物品:乐鱼游戏app下载
- 桌子:考虑最好的办公桌，以适应你的工作需要和办公室布局。
- 椅子:有三种常见的椅子你可以考虑一下。
- 电脑:确定你需要的电脑数量和种类。
- 软件:确定您是否需要任何新的业务软件。
- 互联网:找一个有足够速度和可靠性的互联网供应商。
- 手机:您可能需要台式电话、移动电话和会议电话。
- 电话服务:决定是否标准或网络协议语音(VoIP)电话系统是最好的。
支持您办公室设置的可选服务和用品
考虑一下你的办公室还需要什么其他服务和用品。例如，你可能需要为你的员工设置一个警报系统，一个电话应答服务，甚至是信用卡。根据您的业务模式和办公室的位置，其中许多都是可选的。
以下是一些比较常见的可选办公室服务和用品:
- 安全:考虑一下你是否需要一个安全系统或视频监控。
- 接听电话服务:建立一个下班后的答疑服务，或者使用类似的服务Ruby接待员省得雇人帮你接电话。
- 办公用品:亚马逊是一个采购用品的好地方，因为它们会直接送到你的办公室，节省你的时间。考虑一下复印纸、案板和回收箱。
- 银行账户及信用卡:你可能想要建立免费或低成本的银行账户，以及决定是否提供信用卡给经理或销售代表。
- 时间:一个打卡钟可以跟踪谁在现场以及工作时间。大多数,像相隔千山万水，可以直接与您的工资单软件交互。
2.设计你的办公室平面图
当你把所有的东西都列在清单上之后，考虑一下办公空间的布局。这将帮助你确定买多少家具。例如，您是否需要为客户或员工会议提供私人会议室?经理们应该在靠窗的地方安排一张桌子吗?你的记账员应该有自己的隔间吗?根据你拥有的空间数量和正在进行的工作类型，你的楼层规划可以最大限度地提高你的办公空间的效率。
从选择办公室的平面布局开始:
- 开放的计划:开放式的平面设计最大化了空间的可用面积，但以牺牲隐私和存储空间为代价。
- 关闭计划:一个封闭的楼层规划可以给你的员工更多的私人空间，但它不太合作，也不能容纳那么多的座位。
- 模块化的工作站:这种布局结合了两者的元素，为您的员工提供了更多的隐私、存储空间和更大的工作表面，以及用于协作的开放区域。
设置办公室时可选的空间考虑
根据你的业务需要，你可能需要在你的办公室里有一个专门的工作空间，比如一个复印室，里面有你的传真机、打印机和碎纸机。或者，如果你希望客户来开会，你可能需要开辟一个大厅或等候区，为客人提供座位。
以下是你可能需要在整个办公环境中规划的可选区域:
- 正式入口或接待区:如果你有访客，这是最好的。
- 休息室或厨房:提供咖啡、饮料和零食，给员工一个休息的地方，这很好。有冰箱、微波炉和洗碗机也很有帮助。
- 会议室:如果你的团队是定期开会，会议空间是至关重要的;私人房间最适合进行一对一的谈话，比如人力资源评估。
- 哺乳室:根据你所在的州和你公司的规模，你可能会被要求为新妈妈们提供一间安静的房间——这不能是浴室。
- 运动室:为了让员工保持健康，一些公司喜欢配备一些设备，比如固定自行车或跑步机，或者一个可以做伸展运动或瑜伽的房间。
- 酱面积:服务企业经常在办公室里留出空间，让现场工人更换工作服。水管公司也可能提供淋浴服务。
你可以使用简单的图表软件，比如SmartDraw(基于云的)，拖放工作站、办公桌和其他物品，以帮助您设计办公空间。作为奖励，这些程序中的许多可以帮助您创建组织结构图和其他有用的业务图。
3.寻找互联网供应商
在承诺任何办公室租赁之前，确保位置是有用的被一个高速互联网提供商。在你搬进去之前，研究一下哪家互联网服务提供商(ISP)可以很好地连接你的办公室。然后，一旦你找到了一些供应商，比较他们的计划，价格和合同。另外，请记住，商业帐户通常不同于住宅帐户，所以在查看它们的条款时要小心。
我们的内容运营经理建议:
Gavin Graham, Fit Small Business内容运营经理乐鱼游戏app下载
他说:“对大多数小型乐鱼游戏app下载企业来说，设置网速最少为每秒15mbps和每秒5mbps的互联网连接就足够了。然而，随着文件越来越大，越来越多的内容在互联网上传输，连接越快越好。我们建议下载50mbps，上传10mbps(如果有的话)。”
不确定你所在地区的通信供应商是哪家?业务服务连接提供电信服务的电信合作社是instant-locator这个工具可以帮助你找到你所在地区的互联网、电话、电视和网络伙伴。您可以比较美国大多数主要供应商的方案，包括Spectrum、Atlantic、Comcast等，以找到适合您业务的解决方案。
4.设置办公室通讯系统
在选择通信系统时，您有几种选择。重要的是在搬家时及时安排安装或配置软件，这样你的工作就不会中断，客户也能找到你。
下面是一些可以考虑的办公室沟通选择:
- 手机:一些公司为现场和销售人员提供商务手机以确保在整个工作日都能联系到他们。
- 虚拟电话服务:考虑一个虚拟电话号码将电话转接到您的业务电话号码或电子邮件的服务。
- 其他通信工具:根据你的商业模式或者你有多少员工，你可能需要电子邮件，约会安排或视频会议软件。
在选择通信工具时，最好考虑如何路由传入的电话。你可以考虑建立一个调用树支持您的业务。
VoIP电话服务对于大多数企业来说是一个很好的选择，因为它比座机更便宜，而且同样清晰。你还可以很容易地增加或减少你需要的线路，你可以在几分钟内接通电话服务。一个很好的选择是RingCentral，当你注册时，它会提供一个免费的网络电话。填写下面的表格，从今天开始。
5.为你的办公室购买家具和设备
接下来，根据你的业务需求和预算选择最好的办公家具和电脑。这可能意味着你可以找到用过的办公设备，或者只是在已有的办公桌、椅子和分隔板上增加几件。
办公室的桌子
你选择哪张办公桌主要取决于你的办公室布局。如果是开放式的，你可以把简单的矩形桌子组合在一起通常是最好的。必要时,折叠桌可以填充为桌子，给你一个便宜和灵活的解决方案，你可以重新安排成任何布局。折叠桌的缺点是没有任何存储空间，也不是特别时尚。
多花一点钱，你可以买玻璃的、金属的或人造木桌，这些桌子通常在设计中包含一些存储选项。l型的表格特别适合于建立模块化的计划。站立式办公桌是那些整天坐在电脑前的人的另一个流行选择。
办公椅
虽然市场上有很多低价的办公椅，但我们建议在你的预算范围内购买最好的。好的椅子有助于营造一个快乐、健康的工作环境。你的员工可能一天中的大部分时间都是坐着的，所以为他们的舒适投资表明你重视他们。你也可以在失去的生产力上省钱。
主要有三种类型办公椅你可以选择:
- 任务椅子:它们通常是无臂和紧凑，旨在较短的使用时间。小组会议时，它们可以很容易地移动，每个售价在40美元到350美元之间。
- Mid-back椅子:中靠背椅每把售价在70美元到600美元之间，有扶手，可以提供更多支撑。对于整天坐着的全职办公室职员来说，这是一个更好的选择。
- 执行官椅子:高管座位通常更符合人体工程学，更舒适。价格从200美元到1000美元不等。许多提供额外的调整通风。
对于大多数办公室，中靠背椅和行政椅将满足你的大部分需求，一些任务椅用于临时工作站的补充。
办公室的电脑
如果你打算为你的全体员工提供一套统一的电脑，而不是让他们自己选择，你需要做的第一个决定是购买哪种类型的办公电脑。
台式电脑通常具有更大的存储空间和更好的性能，价值更高，但笔记本电脑更便携。如果你所有的商务应用都是在线的，你可能会考虑chromebook，它使用G Suite软件和基于web的附加组件。
最好提前决定使用哪种电脑操作系统:
- 苹果OS X:使用苹果产品是市场营销或设计等需要大量图形、视频、游戏、音频编辑或桌面出版的业务的理想选择。
- Windows操作系统:Microsoft Office是一个使用广泛、灵活的平台，最适合Windows操作系统。
文件和存储
如果你的企业使用在线会计系统，销售软件，或基于云的人力资源(HR)和工资服务，您对物理存储的需求可能是有限的。尽管如此，你还是需要一个地方来存放笔、复印纸等办公用品，以及产品手册和营销工具。
无论你是为办公室购买电脑设备、咖啡还是厕纸，亚马逊为您的业务提供优秀的用户评论和伟大的价格。事实上，你经常会发现很酷桌子上小工具可以让你的办公室环境也变成一个有趣的工作场所。最重要的是，它们能传递信息。
办公服务
根据员工人数和办公室装修的不同，你可能需要为每周的清洁服务或每月的窗户清洗做预算。在搬进来之前，你可能还想把办公室漆成与你的品牌颜色相匹配的颜色。事实上，有些公司会订阅一些项目，例如提供活的植物使环境更有吸引力，或者提供自动售货机供员工购买饮料和零食。
设立办公室的注意事项
如果你还没有选择一个实际的办公地点，你可能会问自己，在地点和成本方面，你的办公室最重要的是什么。例如，对你来说，是买一栋小办公楼，还是在靠近客户的地方租赁空间，还是在一个更大的成熟的公司区域内租一间套房更好?
以下是你在办公环境中的一些注意事项:
办公室的位置
你的办公室需要在商业区还是工业园区的位置就可以了?考虑是否有访客来你的办公室，员工到那里需要走多远的路。一些企业，比如餐馆，发现他们可以在现有的大楼里开辟一个小的办公空间，特别是如果文件和文件是通过基于云的软件在线存储的话。其他人可能更喜欢虚拟办公室，为他们提供全球客户会议空间。
购买还是租用
一些企业主想要完全控制他们的实际办公空间。就像拥有自己的房子一样，他们希望自己的月租能真正买到有价值的东西。从长远来看，购买商业建筑往往比租房更好。然而，如果你不确定你会在一个地方呆多久，租用或租赁办公空间可能会更有意义。
租赁谈判
的挑战之一租赁办公空间你需要平衡你的风险和每月的费用。你通常会得到折扣，以换取一份长期合同。但是有了租赁合同，即使你后来决定搬家，你也要按月付款。事实上，如果你提前违反了租赁合同，许多长期租赁都会受到惩罚。因此，最好是有你的商业律师或在线法律服务检查你的租约，确保没有隐藏条款。
关于设立办公室的常见问题
以下是你可能遇到的办公室常见问题的答案。如果您没有在下面看到您的问题，请将它发送到我们的论坛．几天后我们会给你答复。
我在美国做生意需要一个实际的办公地址吗?
商业文书、执照和许可通常要求你，作为一个企业主，在美国有一个物理地址。如果你不想使用你的家庭地址，或者你住在国外，虚拟办公室服务提供商可以为你提供一个虚拟的美国商业地点，每月花费在50美元到200美元之间。他们通常提供一个USPS邮寄地址(不是邮政信箱)，以及一个美国的电话号码来建立您的业务实体。
在什么情况下，我需要确保我的办公室符合ADA ?
所有企业必须遵守《美国残疾人法案》(艾达)．当你的企业向公众开放时，这就更加重要了。例如，你必须确保你的办公室对残疾员工和客户都是无障碍的，例如，如果唯一的入口是一段楼梯，你可以在正门增加一个坡道，或者确保浴室门足够大，可以容纳客户的轮椅。
我的办公空间的费用可以免税吗?
如果你租用或租赁办公空间，你的租金和任何租赁税都是免税的。然而，如果你拥有或拥有你所居住的办公楼的股权，你将需要联系你的税务顾问来确定哪些部分是可扣除的。这是我们关于国税局批准的文章营业税减免．
我的办公室需要什么样的保险?
我们问了我们的保险分析师这个问题，她是这样回答的:
金伯利·伦纳德，Fit Small Business保险分析师乐鱼游戏app下载
“房东希望确保他们不会因为你的业务而被扣上建筑或一般责任索赔——通常要求至少100万美元一般责任保险．在评估办公室的保险需求时，还有另外三个方面需要考虑。其中任何一种都可能导致你的企业出现财务困难(或者在没有正确保险的情况下最终破产)。
- 责任:这些政策包括滑倒事故、错误和遗漏以及产品责任。你可能已经有一份企业主保单(防喷器)．
- 业务性质:包括从你的电脑和家具到库存和办公室扩建的一切。请阅读我们关于商业财产保险的文章。
- 业务中断:业务中断保险向你的企业支付因索赔而关门期间的平均收入。”
底线
调整好你的办公室环境是一个复杂的过程。就像任何项目一样，你在前期做的计划越多，带来的痛苦就越少。这时我们的清单就派上用场了。如果你需要快速建立一个办公室，有很好的临时选择，如虚拟办公室，让你租用空间和回答服务确保客户电话不被错过。
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