如何使用QuickBooks时间
无论您是刚开始使用QuickBooks Time(以前的TSheets)还是想要使用该软件来跟踪员工的时间和出勤情况,本教程都可以帮助您浏览设置公司帐户的步骤。除了提供如何使用QuickBooks Time的指南之外,本文还将介绍它的大部分功能,包括其移动应用程序的功能。
你知道吗?
QuickBooks于2021年2月将TSheets更名为QuickBooks Time。功能仍然相同,但有一些增强(例如对移动应用程序的改进)。查看我们的QuickBooks时间回顾文章以了解有关其功能的更多信息。
教程1:开始使用QuickBooks时间(适用于管理员)
学习如何设置公司帐户的一个好方法是跟随您自己的QuickBooks帐户。如果你还没有,注册一个30天的免费试用-你也可以考虑试用QuickBooks也QuickBooks在我们的会计和工资审查中几乎总是名列前茅,因为它的功能范围很广,而且易于使用。如果你已经有一个会计或工资程序,你可以集成QuickBooks的时间,允许您利用这个多功能软件提供的功能。
回顾和调整公司设置
当你第一次注册QuickBooks Time时,你会被要求提供基本信息,比如你的名字和联系方式,你的公司名称,你的业务所属的行业,以及你的员工人数。一旦注册过程完成,您就可以立即访问该软件。
为了帮助你设置你的帐户,QuickBooks Time有一个“入门”在线向导来指导你完成这个过程。除了在线向导之外,提供商还提供产品内部导览和与安装专家的免费一对一会话。您还可以查看其在线帮助部分,其中包括刷新每个任务.
但是,请注意,如何使用它的平台和可以访问的特性取决于所分配的角色或权限级别。QuickBooks Time有四种用户权限级别:
- 管理员:完全查看、编辑和批准访问权限
- 工资经理:查看和批准所有员工的工时表报告
- 工作人员:没有编辑/审批权限,但可以访问跟踪时间和查看日程安排的基本工具
- 自定义:管理员可以设置具有特殊权限的自定义用户角色,例如允许员工编辑自己的工时表,而无需请求管理员或经理更改/更正其工时数据。
只有管理员才有能力创建和更改公司设置。如果你有管理员权限,可以到侧边菜单中的“公司设置”查看和编辑你的公司信息,包括你喜欢的日期和时间格式、时区和其他系统设置。您还可以添加自定义徽标,前提是它符合推荐的透明PNG格式和文件大小为150 x 50像素。
你需要更新的其他资料包括:
设置软件集成
QuickBooks Time集成了许多第三方应用程序。你可以通过点击侧菜单中的“Feature Add-ons”>“Manage Add-ons”来设置这些。或者,您可以通过第三方软件的API集成它。
整合QuickBooks时间与QuickBooks在线和QuickBooks工资单
QuickBooks Time也可以无缝地与QuickBooks在线和QuickBooks工资.如果您需要在一个系统中使用会计、工资单和时间跟踪,那么它是一个简单的产品套件,可以一起使用来运行您的业务。了解更多如何整合QuickBooks在线和QuickBooks工资单QuickBooks时间。
添加团队成员
在开始跟踪员工的时间之前,您需要将所有员工添加到软件中。您可以通过“入门”在线向导或单击侧面菜单中的“我的团队”来完成此操作。
- 进入“我的团队”,点击“手动添加”。
- 将出现“添加团队成员”窗口。输入员工的姓名并选择角色(例如,工人或工资经理)。请注意,系统将在您键入工人的姓氏后自动添加一个新行,使您能够一次添加多个员工。
- 您可以通过输入团队成员的电子邮件或移动电话号码并选择交付方式来邀请他们使用QuickBooks Time。邀请将引导团队成员建立自己的帐户。
- 选择递送方法(通过电子邮件或作为文本消息),您希望系统如何发送邀请,以使用QuickBooks时间跟踪时间。邀请将引导团队成员建立自己的帐户。
- 点击窗口底部的“Add X Team Member(s)”上传列表。请注意,“X”自动反映了您输入到系统中的雇员人数。
如果你是QuickBooks会计用户,您可以将员工列表导入QuickBooks Time。该系统还允许从CSV电子表格文件和它的一个合作伙伴系统(如Gusto、ADP Run、Xero和Square)导入数据。
除了手动录入数据和导入数据外,您还可以使用二维码添加员工。当你点击“我的团队”>“分享公司代码”时,QuickBooks Time会自动生成一个QR码,你可以与新员工分享。扫描后,它将引导他们完成在线设置账户的过程。一旦设置完成,系统还会提醒您查看新员工的个人资料。
添加群组和管理人员
将组添加到QuickBooks Time是确定哪些员工属于特定团队、部门和部门的好方法。您甚至可以选择人员经理或主管作为组的“工资经理”。
- 进入“我的团队”,点击“群组和管理人员”。
- 要添加一个组,选择“添加组”并给它一个名称。点击“保存”。
- 在“我的团队”窗口中,选择一个团队成员,然后从下拉菜单中将该员工分配到一个组。点击“保存”。您不需要在这里添加管理器。
- 一旦您设置了团队成员,回到“Groups and Managers”并点击“Managers”,然后输入经理的名字并选择Add。
增加工作岗位
如果您需要为特定的工作分配工作时间,例如,为按计费时间工作的软件开发公司,QuickBooks time将允许您这样做。您可以添加具有多个级别的作业,例如Client-Project-Task,或任何其他帮助您正确计费工时的结构。职位名称限制在64个字符以内,但越短越好,只要它独特且易于理解。
如果将QuickBooks Time集成到QuickBooks、Reckon或Xero,则术语job将作为QuickBooks Time中的客户填充。要将它们更改为工作或其他标题,请转到侧菜单中的“客户”。点击“更多”>“重命名客户标签”,输入名称,点击“重命名”保存设置。
如果需要创建作业、子级作业或将作业分配给员工,请在下面的下拉框中选择相应的选项:
创建一个工作
- 转到侧边菜单中的“Jobs”。
- 点击“添加”输入一个新的作业,并给它一个名字。
- 在“Location”数据字段中,输入一个地址或GPS坐标,员工可以使用它在工作时打卡上下班。该位置将弹出一个下拉列表。检查正确的建议。
- 选择“保存”。
创建子级作业
- 转到“Jobs”,单击要放置的作业右侧的“+”。
- 输入名称。
- 单击“保存”或按键盘上的“Enter”开始下一个作业。
- 要更改级别,请转到您想要的作业并单击铅笔图标。选择“更多”>“移动”,然后选择一个新的父作业窗口。选择关卡。
- 点击“保存”。
向团队成员分配/取消分配作业
- 转到“工作”。
- 点击你想要的工作的铅笔图标。
- 系统自动将工作分配给所有团队成员。取消选中该选项并选择“Edit”以选择团队成员或特定组。
- 单击位于屏幕左上角的箭头。它将把你送回“编辑作业”窗口。选择“保存”。
设置自定义字段
自定义字段允许您添加和跟踪额外的数据,如里程、设备或任何其他需要花费的数据。还可以指定数据字段是必须填写还是可选填写,以及是否希望员工以自由格式文本输入信息或从下拉列表中选择选项。
教程2:如何在QuickBooks时间设置时间表
如果在侧边栏中没有看到“Schedule”选项,请转到“Feature Add-ons”>“Manage Add-ons”并安装Schedule工具。然后,在侧边菜单中选择“Schedule”。将弹出一个屏幕,显示已预先填充所有员工的日历。
您可以将日历视图更改为每日、每周和每月。如果您需要按工作查看班次,请单击位于时间表屏幕左侧的“View by”旁边的下拉按钮。在“团队成员”和“工作”(或“客户”)之间切换选项,以查看团队成员和工作的班次。
在QuickBooks时间创建和管理时间表是很容易的。要添加新的移位,请按照以下步骤操作。
- 点击“Actions”>“Add a Shift”,或者点击一个与特定日期的员工姓名对齐的方框。当您单击一个框时,会弹出轮班编辑器,其中已经填写了一些项目(如员工姓名和轮班日期)。
- 你可以选择全天或重复活动。
- Title是可选的,但您可能希望将它用于一般的shift标题。下面有一个框用于分配特定的工作。
- 你不需要选择颜色,但它可以让你一眼就能找到东西。
- 根据需要调整开始日期、开始和结束时间。手动输入或使用单击箭头时显示的下拉菜单。
- 您可以添加多个团队成员,如果他们都在同一时间表上。
- 选择已经在设置中创建的特定作业。它可以自动填充一个位置。这对员工来说尤其有用,因为他们可以在移动应用程序中点击位置来调出行车路线。
- 添加注释,可以是具体的指示或提醒。
- 保存为草稿或出版。如果你把它保存为草稿,它就会以你选择的颜色显示在日程表上。出版时,它是一个完整的色块。
- 当整个日程表创建完成后,点击日历右上方的“Publish Week”。然后QuickBooks Time将为您提供向员工发送通知的选项。
一旦发布,你可以编辑或删除,点击问题框,选择“编辑”进行编辑或选择垃圾桶图标进行删除。它还允许您拖放一个方框来将日程表块移动给其他人。
- 未赋值的:如果你不确定谁应该换班,你可以把它停在未指定的区域(在团队成员的名字上面),以后再换。
- 重复的时间表:如果这是一个标准的时间表,您可以选择“重复”。如果计划是你经常使用的,但不是循环的,你可以通过点击“Actions”>“save Week as template”将其保存为模板。您也可以单击“复制前一周”来复制前一周的内容。
- 保存到另一个日历:如果你想把日程表保存到另一个日历(比如Microsoft Outlook),点击“Actions”>“Subscribe to calendar”。它将为您提供一个URL,用于将日程表集成到另一个日历程序中。
教程3:如何使用QuickBooks时间跟踪时间(适用于所有员工)
有很多种方法跟踪员工工作时间.QuickBooks Time提供了几种选择:在电脑上打卡和下班,手动输入时间,使用移动应用程序,或使用QuickBooks Time Kiosk。您可以使用任何或所有这些手段,并将信息输入到您的管理帐户,让每个人都有多种选择来记录工作时间。
打卡钟
当员工点击侧边菜单上的“时间时钟”时,会弹出一个小框。在框的右下方是一个按钮,员工可以使用它来打卡上下班。下面的总数显示在顶部。
- 电流:指在特定工作上工作的时间
- 一天:指一天中所有工作的总工作时间
- 周:跟踪一周内所有工作的总工作时间
如果你是按小时计费的,或者不同的工作有不同的工资标准,那么让你的员工选择工作是至关重要的。如果他们被分配了不同的任务,则选项显示在任务列表中。您可以通过单击新作业,然后单击“Switch”,轻松地在作业之间进行切换。在“当前”时间部分,系统将自动反映当天在该特定职责上工作的总时间。员工没有必要为上一份工作打卡下班,然后再为新工作打卡!
如果你的公司要求或允许休息,员工可以在“选项”下选择休息选项。对于没有在系统中添加和设置的午休规则,您的员工可以再次打卡下班和打卡以捕获每个班次的午休时间。
时间条目
“时间条目”提供了一种手动方式来记录小时数,但不提供确切的进入或超时时间。
- 员工点击侧边菜单中的“工时条目”,选择“手动工时卡”。这显示了一周的空白时间表。
- 他们可以选择一个作业(或客户)并按日期添加批量工作时间。
- 在时间表的底部有一个注释部分。如果他们添加了注释,系统将在该框中创建一个红色三角形来显示有注释。
- 如果工作时间表没有变化,员工可以点击“操作”按钮,选择“复制上周的工作”或“复制上周的工时表”。系统会自动将前一周的作业或工时表复制到本周。
管理员可以访问其他员工的工时记录。如果需要的话,你可以查看和修改他们的时间表。您还可以在Actions选项卡中查看更改的历史记录。如果不止一个人(如团队主管或经理)可以修改时间表,这是很有用的。
手机应用程序
员工可以在QuickBooks time Tracking移动应用程序上打卡下班或添加手动时间条目。它的工作方式与桌面版本相同。
你可以设置地理围栏,它有三个优点:
- 管理员和经理可以看到员工在给定时间的位置
- 当员工进入有地理围栏的区域时,会收到打卡提醒
- 当员工离开有地理围栏的区域时,会被提醒打卡
和电脑版一样,这款应用也有管理员、工资单经理和员工等用户角色。你可以访问的功能几乎是一样的,只是在一个针对移动设备优化的不同设置。例如,与其将所有功能列在侧边菜单中,不如将最常见的功能作为按钮放在底部,通过“更多”按钮可以访问其他功能,例如:
- 帮助:要访问客户支持或查看帮助文章,请点击“更多”>“设置”>“帮助与支持”
- 帐户信息:点击头像可以查看账户信息、修改个人资料、同步应用程序或注销
QuickBooks时间亭
QuickBooks Time Kiosk允许您使用平板电脑,电脑或笔记本电脑作为专用的时间跟踪设备-提供互联网连接。要激活资讯亭的时间追踪工具,请遵循以下步骤:
- 进入侧边菜单中的“Feature Add-ons”,然后选择“Manage Add-ons”。寻找“Time Clock Kiosk”,然后点击“安装”。
- 点击“首选项”,选择“添加设备”。
a.如果你选择“使用这台电脑”,会弹出一个小窗口,让你编辑亭子的设置和系统偏好。为kiosk命名是可选的,但很有帮助,特别是如果您计划设置多个kiosk。你也可以选择启用照片捕捉和面部识别。
b.如果选择“其他设备”,系统将生成授权码。复制代码,然后在您喜欢的设备上下载QuickBooks Time Kiosk应用程序。输入授权码,点击“授权”,然后设置您的首选项。
员工需要输入四位密码才能打卡。当他们第一次登录QuickBooks Time时,系统会自动要求他们设置PIN码,您可以选择在“我的团队”模块中为所有员工创建PIN码。
如果你启用了面部识别功能,它就会给打卡的人拍张照片。如果这与文件上的映像不匹配,管理员将收到通知。这个特性是避免问题的好方法朋友冲比如,其他人替同事打卡。
教程4:如何使用QuickBooks时间管理时间表和审批(适用于经理和管理员)
有几种管理时间表的方法。您可以通过生成报告,访问“谁在工作”工具,并通过“时间条目”模块查看电子表格格式的时间表来做到这一点。
使用谁在工作的时间表
要访问员工信息,请单击侧边菜单中的“Who’s Working”。该框将弹出在屏幕的右上方。根据授予的权限,管理员和经理可以看到他们不同团队的成员或所有工作人员。他们还可以按打卡、日总数、姓名、地点或工作进行排序。他们还可以根据谁在工作时间上比较活跃来进行筛选。
要进行更改,请单击铅笔和纸图标。将出现该员工的新弹出框。您可以编辑状态(工作/不工作)、入/出时间、作业、时区,并添加备注。
使用时间条目的时间表
如果你点击侧边菜单中的“工时条目”,你会看到三个选项卡:“工时表”、“手动工时卡”和“时间滑块”。选择“时间表”选项卡。这将为您提供所有员工的工时表,您可以按天、周、月或工资周期进行搜索。您也可以使用日历图标来设置一个特定的时间段。
电子表格一次最多可以显示六个字段(不包括员工姓名列)。如果您需要查看其他内容,请单击齿轮图标以选择不同的内容。领域可能包括:
- 时间/
- 工作
- 位置
- 附件
- 设备
- 工作类型
- 以小时计费
- 类
- 服务项目
- 任务
- 笔记
- 旗帜
当你查看时间表时,作业和笔记的文本可能会被切断,但选择齿轮图标中的“换行文本”可以让你看到更长的条目。此外,虽然您可以选择添加“Location”字段,但请注意,这指的是用户打卡进出的方式——通过web、移动设备或kiosk——而不是工作的位置。
要通过“工时条目”功能查看和编辑工时表,请遵循以下步骤:
- 选择您的工作人员。如果您不能快速找到他们,您可以将他们的名字放在右上角的团队成员搜索中。如果您想查看自己的工时记录,请单击“团队成员搜索”框旁边的“我的”按钮。
- 要进行编辑,请单击铅笔图标。弹出一个包含所有信息的框,这样您就可以进行更改。点击“保存”。
- 要查看某一行以前的编辑,请单击纸张图标。要查看所有其他管理器编辑,请单击“添加时间”按钮旁边的“操作”,然后选择“查看管理器编辑”。
- 要删除条目,请单击垃圾桶图标。
- 要为员工添加新的时间表信息,请单击左上角的“添加时间”。将弹出一个框,您可以在其中添加信息。点击“保存”。
使用报表的时间表
当您运行“逐项总时间”报表时,您可以通过单击报表顶部日期范围下的“查看工时表”来访问用于报表的工时表。从那里,时间表弹出。将鼠标悬停在条目上,左手边会出现一个铅笔图标。单击并编辑弹出框中的数据。点击“保存”。要删除条目,请单击左侧铅笔图标旁边的红色圆圈。
批准
使用“Approvals”工具,您或您的经理可以快速地审查和批准日程安排。您还可以不批准时间事务以进行编辑。在“报告”部分也有一个批准报告。
如果您在菜单中没有看到“Approval”,请前往“Feature Add-ons”>“Manage Add-ons”并安装它。要启用时间表审批和设置系统警报,请单击“Preferences”按钮。
选择侧边菜单中的“Approvals”按钮允许您运行审批报告。通过选择日期范围(按周、支付周期或自定义日期范围)和希望显示小时总数的方式(使用十进制数字或HH:MM格式)来定制报表。虽然您可以浏览每个交易以查看详细信息并批准或不批准时间表更改,但您可以通过在报告左上角的“选择所有未批准的”选项上勾选复选标记并单击“批准选定”来进行批量批准。
如果员工加班,加班时间将显示为红色。此外,一旦时间表被批准,它将被锁定,您将在它旁边看到一个锁定图标。要进行更改,请转到“Reports”>“Approvals”,然后单击人员名称旁边的“Unapprove”。
教程5:如何在QuickBooks时间创建报表
QuickBooks Time提供了几个预先制作的报表,您可以自定义这些报表,包括工资报表、工作成本、时间余额、批准历史记录,甚至时间跟踪例外情况。如果您无法找到满足您需求的报告,请联系QuickBooks,代表可以帮助您根据需要的信息调整报告。
要在QuickBooks时间中创建报表,请执行以下操作:
- 点击侧边菜单中的“报告”。
- 选择所需的报表。
- 选择您需要的日期和字段。请注意,您可以选择个人或一组人,如班次或团队。
- 报告将显示饼状图、小时数,顶部还有一些按钮,用于更改字段或过滤器、打印或下载信息的选项。它们的位置可能因报告而异,但通常位于顶部。
下面是一个如何运行工资报表的示例。请注意,此报告不为您执行工资运行,但告诉您所有的工资单信息,如工作时间、支付的金额、支付的加班费、给予的休假等等。
- 点击“工资报表”。
- 设置字段的参数。
- 运行报告。主要报告给出了工作时间、加班时间和休假时间的摘要。
- 要查看报告的详细信息,请单击“Expand All”或单击需要查看的个人名称旁边的“+”(加号)。详细信息包括每日工作时间的细目,每小时分配的工作,以及那段时间的时间表。
- 要编辑员工的工时表,请单击需要修改的行左侧的铅笔图标。您甚至可以通过点击“添加工时表”来添加新的工时表条目。
- 您可以将员工的工资报表下载为CSV、PDF或Microsoft Excel文件。QuickBooks Time对屏幕右侧员工姓名下的每种文件格式都有特定的按钮。但是,如果您想下载所有用户的信息,请单击日期范围下方的“下载”按钮。
- 要导出报告,请单击屏幕右上方的“Report Exports”按钮。您可以选择将报表导出为工资单总数、按天计算的工资单或单独的工时表。请注意,如果某些工时表未被批准,系统将不允许您导出报告。
底线
QuickBooks可能已经将TSheets重新命名为QuickBooks的时间但功能基本相同。它仍然是一个功能丰富、可集成且易于使用的系统。如果您需要帮助,您可以通过电话和聊天联系其支持团队。它还有一个广泛的帮助中心,提供在线和应用程序内的指导文章。您甚至可以通过社区论坛与其他QuickBooks用户进行咨询。
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