微软Outlook针对小型企业的十大功能乐鱼游戏app下载

许多专业人士使用Microsoft 365 Outlook功能和工具只接触到了皮毛。从品牌签名和复杂的调度工具到节省时间的模板、键盘快捷键、自动化和布局技巧，我们在下面概述了针对小型企业用户的Microsoft Outlook顶级功能。乐鱼游戏app下载

1.创建自定义Outlook电子邮件签名

可以添加一个或多个专业的电子邮件签名进入Outlook，然后可以互换使用。例如，销售代理可以创建Outlook电子邮件签名，其中包含不同的行动呼吁，然后在基于客户和培养的勘探和引导电子邮件中使用它们销售漏斗阶段或管道。

要在Outlook中添加电子邮件签名，请打开一个新的电子邮件消息。接下来，点击顶部菜单栏的“插入”，然后是“签名”。然后点击签名，一个“签名和文具”编辑器将打开，在那里你可以直接添加一个新的签名，或者剪切和粘贴你在Word或其他文档中创建的签名块。

您甚至可以调整您的设置，以便在发送新消息或回复消息时使用特定的签名。您还可以根据您从哪个电子邮件帐户发送邮件，设置要使用的不同签名。要在Outlook中更改您的电子邮件签名，请遵循上面相同的步骤，并从下拉菜单中简单地选择您想要的签名。

想要更吸引人的签名，请使用其中一个最佳电子邮件签名生成器,就像HubSpot的或WiseStamp．它们可以很容易地格式化Outlook电子邮件签名，并添加图形、链接和行动号召。使用HubSpot，复制和粘贴签名的过程类似于上面的过程。或者，您可以通过Outlook扩展无缝集成您的WiseStamp电子邮件签名。

2.提前安排Outlook电子邮件发送

微软Outlook电子邮件的另一个小企业用户喜欢的功能是，它能够安排电子邮件在稍后的时间自动发送。乐鱼游戏app下载如果你想给当地记者发邮件，这可以派上用场新闻稿分布为例。您还可以使用它在新员工入职的第一天自动向团队发送欢迎邮件，发送发票，或提醒客户付款到期。

打开邮件后，在顶部菜单栏的“选项”中安排它。点击“延迟交付”并勾选“以前不交付”。然后添加您希望Outlook电子邮件预定发送的日期和时间。

3.从Outlook主仪表板创建会议，约会，任务和新联系人

Outlook提供的节省时间的电子邮件功能之一是，无需切换屏幕或应用程序就可以执行几种不同类型的常见业务任务。例如，不必从主仪表板导航到Outlook任务管理器，只需单击Home菜单下的“New Items”创建一个新任务。

在Outlook中安排会议的过程同样简单。虽然你可以导航到日历，你也可以点击主菜单下的“新项目”，然后点击约会。从这里，您还可以开始一个新的电子邮件消息，请求一个会议(本质上与添加一个约会相同，但还包括邀请其他客人的字段)，或者添加一个新的联系人。

打开Outlook电子邮件仪表板主菜单下的“新项目”按钮，根据你想做的事情，点击约会、会议、群组、联系人或任务。你甚至可以在电子邮件中写下约会的细节，并将它们拖到日历图标上，以创建新的日历约会。

4.创建时间和省力的Outlook电子邮件模板

您可以在Outlook中创建自己的自定义电子邮件模板。这对使用电子邮件的销售代理很有帮助冷邮件勘探领导培养，以及会计人员向客户发送付款提醒邮件。同样，人力资源专业人士如果想为入职、工资或福利登记邮件保存脚本，也会发现这很有用。

要创建outlook电子邮件模板，打开一个新的电子邮件，并键入您的消息。然后点击“文件”，然后“另存为”→“另存为类型”，然后选择“电子邮件模板”。

在撰写未来的电子邮件时，要在Outlook中访问电子邮件模板，请单击Home菜单上的“新项目”，而不是打开一个新的电子邮件。然后点击“更多项目”和“选择形式”。从这里，使用下拉菜单找到用户模板列表，然后单击要使用的Outlook电子邮件模板。

5.掌握Outlook键盘快捷键以节省时间

键盘快捷键是您可以输入的键的组合，可以消除多步骤过程。例如，你可以单击CTRL+SHIFT+ a打开一个日历预约框，向日历中添加一个事件，而不是导航到Outlook日历来创建一个新的会议。

下面是一些对小型企业用户最有用的Outlook快捷键:乐鱼游戏app下载

6.改变你的Outlook布局来提高效率

通过改变Outlook电子邮件仪表板的布局，你可以把重要信息放到一个视图中。例如，销售代理可以在一个界面中看到传入的消息、重要的任务和即将举行的会议。同样，管理人员可以在一个屏幕上跟踪多个日历事件。

要更改Outlook的布局，请从可用的视图模板中进行选择，或选择视图设置以添加字体和列、对电子邮件进行排序，以及查看日历和任务。如果您有多个电子邮件地址要管理，您甚至可以根据自己的喜好为每个电子邮件地址创建单独的视图。

7.共享日历

Outlook日历的其他高级功能还包括允许用户共享日历。对于管理多个用户的日程安排或共享对会议室或其他企业资产日历的访问权的管理员来说，这是一个重要的功能。

要共享日历，选择“共享日历”(在日历视图的主菜单下)，并输入您想要共享日历的联系人。在下拉菜单中，选择查看可用性或完整的详细信息。一旦您发送了请求，收件人就可以接受它并能够访问您的日历。从相同的菜单中，您还可以将日历发布到在线位置。

此外，Outlook电子邮件集成了调度应用程序，比如Calendly．这使得将会议邀请扩展到潜在客户和自动将会议同步到所有与会者的日历很容易。

8.使用Outlook任务管理项目

Outlook任务是一种管理项目或快速将任务委派给助理或同事的简单方法。由于截止日期也可以指定，所以很容易跟踪进度，并确保重要的待办事项得到完成。

要在Outlook中创建一个任务，点击“Tasks”，然后选择“New task”(或者使用Outlook键盘快捷键:CTRL+SHIFT+K)。将任务分配给一个或多个人，方法是添加他们的电子邮件地址或从联系人中选择该地址并添加任务细节或截止日期。当你准备好了，点击发送。

一旦收件人接受或拒绝任务，您将收到一个通知。您还可以单击方框，以便在收件人将任务标记为完成时收到通知，设置任务的优先级级别和状态，或标记完成百分比。

要获得更健壮的项目管理，请集成商业电子邮件工具就像体式与前景。您可以创建和分配任务，查看交易和对话管道，并让团队中的每个人都了解帐户、项目和截止日期的状态。

9.创建Outlook邮件规则

规则自动管理电子邮件代表您基于几个简单到多因素Outlook电子邮件规则。例如，您可以在Outlook中创建一个规则，当来自特定发件人的电子邮件自动转发给特定的团队成员。

您还可以创建Outlook邮件规则，自动将垃圾邮件发送到垃圾文件夹或永久删除它们。当你收到发件人的多封邮件而无法取消订阅时，这尤其有用。

要在Outlook中创建新的电子邮件规则，单击规则，选择“管理规则和警报”，然后选择“新规则”。这将允许你删除来自特定发件人的电子邮件，将时事通讯放入“稍后阅读”文件夹，自动转发电子邮件，或将重复出现的垃圾邮件直接发送到垃圾邮件文件夹。

10.微软Outlook功能在发送之前完善了商务邮件

你发送的邮件越多，就越有可能出现你希望自己能够避免的尴尬错误。微软Outlook内置的拼写、编辑和辅助工具可以帮助你确保你的邮件在你点击发送之前是完美的。

要在发送之前检查邮件的内容，点击顶部栏中的“审查”。然后使用拼写和语法、编辑器和同义词词典工具来改进您的内容，并使用可访问性检查器来确保它完全对收件人友好。

常见问题(FAQs)

如何在Outlook中更改电子邮件签名?

在Outlook中更改邮件签名很容易。若要添加新的电子邮件签名或在Outlook中访问保存的签名，请打开新的电子邮件消息。然后点击顶部菜单中的“插入”，然后是“签名”，最后是“签名”。这将带您进入Outlook电子邮件签名编辑器，在那里您可以创建一个新的签名或选择一个您之前创建的签名。

使用Outlook有什么好处?

当提到微软Outlook时，小企业主们得到了许多令人印象深刻的工具。乐鱼游戏app下载使用Outlook的好处从能够开始创建一个专业的电子邮件地址在你的域名上，让你的商务邮件即时可信。除了上面列出的功能，另一个好处是可以设置Outlook自动回复。

例如，Outlook中的自动响应可以在缺席时打开或关闭，但这还不是全部。您还可以安排它们在下班后进行回复，或者在将消息发送到特定邮箱(如客户服务电子邮件地址)时生成即时回复。当员工已经不在你的公司工作时，它们也是理想的选择，因为它们可以包含联系谁的信息。

如何在Outlook中创建电子邮件模板?

要在Outlook中创建电子邮件模板，首先打开并键入要保存为模板的电子邮件消息。然后，不要添加收件人并点击发送，而是单击左上角的文件，然后单击“另存为”。从下拉菜单中选择“另存为模板”。Outlook会自动将你的模板保存在一个特定的位置，然后你可以在需要时通过顶部栏的New Items按钮检索模板。

底线

微软Outlook有许多小型企业用户可以用来提高工作效率和节省时间的功能。乐鱼游戏app下载花点时间学习和掌握这些功能和快捷方式的使用。然后利用第三方集成和商业电子邮件工具这可以让你的品牌的数字传播更上一层楼。

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