如何分4步完成零用现金入账
零用现金基金是用于支付杂费的一笔小钱,通常在500美元以下。零用现金会计包括建立零用现金政策,建立零用现金日志,建立日记账分录,核对零用现金帐户。会计可以手工完成,也可以使用记账软件和员工报销卡来简化。
做零用现金会计和记录的四个步骤是:
1.建立零用现金政策和程序
你需要做的第一件事是记录你的零用现金流程,并与所有员工沟通。
以下是应包括在零用现金政策和程序中的关键信息:
- 分配一个负责零用现金的人,称为零用现金保管人。这个人应该是你信任的,能够遵守零用现金程序的人。
- 确定你要保留的零用现金的金额。一般来说,一个小办公室可能只需要几百美元;然而,一个更大的办公室可能需要高达500美元。
- 通知员工有收据要求所有零用现金购买75美元或更多;一个收据扫描应用程序有助减低遗失收据的机率。
- 零用现金账户应该是每月和解或者每次补充时(以先到者为准)。
- 零用现金购买应该是这样记录在书上如果不是更频繁的话,也是每月一次。
虽然建立零用现金政策不能消除可能出现的常见问题,如盗窃、资金滥用或收据丢失,但它将有助于将其中一些问题降到最低。为了进一步减少这些问题,许多企业主正在放弃使用现金,转而使用预付卡。看看我们如何用商务信用卡做零用现金会计章节了解更多详情。
2.建立零用现金记录
零用现金日志是对从零用现金帐户中进行的所有存款和取款的详细记录,包括购买日期、购买物品的简要说明、应记入的帐户、谁收到了资金以及谁批准了资金。一般来说,你应该每月保留一个零用现金记录模板。
3.创建日记账分录零用现金
零用现金交易应该至少每月记录一次,如果不是更频繁的话。无论你用的是像QuickBooks这样的会计软件还是Excel电子表格为了记录你的收入和支出,这些购买被记录为支出账户的借方(增加)和零用现金账户的贷方(减少)。在如何在QuickBooks中设置零用现金部分,我们将向您展示QuickBooks是如何在幕后记录这些购买的。如果你用的是Excel,请转到如何用Excel电子表格跟踪零用现金看看这是怎么回事。
4.核对零用现金帐户
核对零用现金需要确保在你的零用现金日志中有每笔零用现金购买的收据,并创建日记账分录在账簿上。虽然我坚定地认为,你应该要求所有交易(无论金额)都要收据,但国税局只要求75美元或以上的购买需要收据。
既然我们已经介绍了零用现金会计的关键步骤,我们将进一步了解记录零用现金的三种主要方法:使用会计软件如QuickBooks,使用电子表格如Excel,以及从信用卡报表导入。
如何在QuickBooks中设置零用现金
管理公司零用现金QuickBooks涉及到三个步骤。首先,你需要建立一个零用现金账户来跟踪所有零用现金交易;第二,记录所有零用现金支出;第三,当零用现金帐户用完时,补充它。
下面是在QuickBooks中管理零用现金的三个主要步骤:
第一步:创建一个零用现金账户
零用现金账户就像QuickBooks中的银行账户一样。要建立零用现金账户,您需要导航到账户图表中添加一个新账户。从主仪表板中,选择Chart of Accounts,然后单击New按钮。将显示以下窗口。
- 帐户类型—从下拉菜单中,选择Bank作为零用现金账户的账户类型。
- 详细的类型-在此字段中选择手头现金,这是在QuickBooks中对零用现金账户的分类方式。
- 的名字-在此字段中,您可以指定零用现金作为帐户的名称。
- 描述-在此字段中,您可以简单地复制并粘贴帐户的名称,或者您可以指明该帐户的用途(例如,办公用品,邮费)。
- 平衡-在此栏中输入您想要设立零用现金基金的金额。
- 截至日期-输入你设立零用现金基金的日期。该字段通常默认为今天的日期。
有关如何将新帐户添加到帐户图表的详细说明,请观看我们的如何建立账簿视频教程。
第二步:记录零用现金
有几种方法来记录零用现金交易QuickBooks.你可以使用移动应用程序扫描收据,选择费用类别并将其保存在QuickBooks中记录;或者你可以直接在零用现金收款机上进行交易。要做到这一点,导航到账户图表列表并找到零用现金账户。单击View Register选项,将显示以下窗口:
- 日期—在该字段中输入购买日期。
- 收款人—在下拉菜单中选择收款人。如果收款人不存在,您可以通过选择add new在此屏幕中轻松添加他们。看看我们如何设置供应商关于如何在QuickBooks中添加新供应商的逐步指导的视频教程。
- 费用类别-从下拉列表中选择适当的费用类别(例如,办公用品、邮费)。
- 备忘录-在此区域输入对所购买物品的简要描述。
- 付款—在该字段中输入已支付的金额。
一旦您保存此交易,QuickBooks将记录借方(增加)到您在费用类别字段中选择的费用帐户,并记录贷方(减少)到零用现金帐户。这笔交易将增加你在损益表上的费用,减少你在资产负债表上的资产。
第三步:补充零用现金账户
要在QuickBooks中补充零用现金账户,您需要在企业支票账户和零用现金账户之间记录一笔转账。要在QuickBooks中转账,导航到银行菜单,选择转账资金,将显示以下窗口:
- 转移资金-从下拉菜单中,选择您要提取资金的账户;一般来说,这将是你的商业支票账户。
- 转移资金-从下拉菜单中,选择零用现金账户。
- 转让金额-输入您想要补充基金的金额。
- 备忘录—在该字段中输入描述信息。
- 日期-选择补充零用现金基金的日期。
一旦这笔交易被保存,QuickBooks将记录小额现金基金的借方(增加)和商业支票账户的贷方(减少)。由于本次交易涉及两个资产账户,因此资产负债表将是唯一受影响的财务报告。查看我们完整的QuickBooks课程学习如何使用QuickBooks管理你的收入和支出。
如何用Excel电子表格跟踪零用现金
使用Excel电子表格记录零用现金包括两个主要步骤:详细记录零用现金基金的存款和取款,至少每月记录一次日记账分录,将这些交易记录在你的账簿上。下载你的免费零用现金日志模板.
第一步:建立零用现金记录
零用现金日志应该包括零用现金如何使用的所有细节。这包括但不限于以下信息:
- 购买日期
- 量
- 所购物品的描述(如邮资、办公室午餐)
- 接受资金的人
- 核准人,通常是负责零用现金的人
步骤2:创建记录零用现金交易的日记账分录
为了有准确的财务记录,你需要每月记录你的零用现金交易,如果不是更频繁的话。你需要对零用现金基金的存款和从零用现金基金的提款分别记录日记账分录。
下面列出的是两种类型的日记账分录,你需要记录的存款和提取零用现金:
记录零用现金基金存款的日记账分录
正如前一节所讨论的,你通常从你的企业支票账户中取出钱来作为零用现金。需要记录的日记账分录是小额现金基金的借方(增加)和业务支票帐户的贷方(减少)。
例子:假设你想存50美元作为零用现金。您将创建以下日志条目:
借记 | 零用现金基金 | 50.00美元 |
信贷 | 业务检查 | 50.00美元 |
解释:补充零用现金帐户
记录小额现金基金提款的日记账分录
从零用现金基金中提取的款项将被记为费用。需要记录的日记账分录是适当费用帐户的借方(增加)和零用现金的贷方(减少)。
例子假设我们买了25美元的邮资,35美元的办公室午餐和5美元的办公用品。我们将创建以下日记账条目来记录这些购买:
借记 | 邮资费用 | 25美元 |
借记 | 餐 | $35 |
借记 | 办公用品 | 5美元 |
信贷 | 零用现金 | 65美元 |
解释: 5月份用零用现金进行的采购
如何用商务信用卡做零用现金会计
如果你准备从零用现金箱升级,用零用现金日志和Excel电子表格手动跟踪零用现金购买,商务信用卡是一个很好的选择。有预付商业信用卡,你可以根据你卡上的金额来决定你的消费限额。此外,您可以申请小型企业信用卡,您的信用额度将由您的乐鱼游戏app下载商业信用评分.
预付商业信用卡
使用预付商业信用卡比使用零用现金风险小得多,过程也自动化得多。除了不用把现金放在盒子里担心被人偷走之外,你还可以很容易地控制信用卡的消费类型,把它们分配给个人、部门,甚至是公司野餐等特定活动。
以下是使用预付商业信用卡代替零用现金的一些额外好处:
- 卡上的限额是根据您的卡上的载入量而定的。
- 每笔购买的详细信息(金额、日期、收款人)将供您访问并下载到Excel电子表格或您的会计软件.
- 不需要使用零用现金凭证和日志。
- 一键式消费开关机制。
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乐鱼游戏app下载无担保小型企业信用卡
与预付费商务信用卡类似,无担保商务信用卡也有类似的好处:不需要跟踪零用现金记录和凭证,没有现金被盗的风险,但你必须概述哪些类型的购买是可接受的,哪些不属于你的一部分企业信用卡政策.
以下是使用商业信用卡代替零用现金的一些额外好处:
- 信用卡的限额是根据您的商业信用评分和支付记录而定的。
- 你需要的所有信息(例如,金额,日期,收款人)都在你的商业信用卡对账单上,你可以下载到Excel或你的会计软件。
- 没有更多的零用现金凭证或日志需要担心。
- 创建警报,当单笔购买超过一定金额(例如,100美元)时通知你。
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用商业信用卡进行购物记录很容易。如果你使用会计软件,比如QuickBooks,您可以轻松连接您的商业信用卡帐户到软件和下载所有您的零用现金购买只需几次点击!如果你使用Excel,你可以很容易地将你购买的东西下载到Excel电子表格中,然后按照里面的说明操作如何在Excel中记录零用现金的第2步部分。
底线
如果你计划用零用现金购买像邮资和办公用品这样的小生意,使用表格和凭证乐鱼游戏app下载来记录你的交易是很方便的。在核对零用现金账户时,仔细记录现金支出将是一个巨大的帮助。