小企业雇员盗窃指南:它是什么和如何防止它乐鱼游戏app下载
本文是关于如何发放工资.
雇员盗窃是偷窃雇主的财产或资产供个人使用的行为。它包括更传统的盗窃概念,如偷窃商品或金钱,以及盗窃机密数据和“时间”(即,没有记录的工作时间长,或在公司时间执行个人任务)。
据报道,从历史上看,大约95%的企业都经历过员工盗窃,但你可以采取一些措施来防止或减少这种行为。这包括实施公司范围的政策,培训管理团队,以及进行审计。
雇员盗窃的类型
员工从你的小企业偷东西有很多不同的方法。乐鱼游戏app下载点击下面的标签查看员工盗窃的详细类型。
如何防止员工盗窃
防止员工盗窃并不一定是过度侵入或复杂的。制定和实施员工政策,制定良好的审计程序,完成对新员工的尽职调查,解决员工问题,这些都可以大大降低盗窃的几率。
制定一项关于工作场所盗窃的员工政策
防止盗窃的最好方法之一是威慑。这可以通过制定有关员工盗窃的政策和程序来实现。这种类型的政策通常包含在公司的员工手册中。
有效的员工盗窃政策应包含以下信息:
- 公司对盗窃的政策:这一节应该提醒员工偷窃是非法的。它还应该给出员工盗窃的不同例子,如上面提到的(数据盗窃、库存盗窃、时间盗窃等)。你还应该解释在你的行业中常见的盗窃类型,如酒店员工给朋友提供食物、饮料和住宿,小时工打卡打卡给同事,以便他们获得不工作时间的工资。
- 偷窃的后果:这部分应该指向你的公司纪律政策,它应该清楚地说明盗窃行为的后果。
- 对调查盗窃行为的承诺:这一节将解释您如何积极地采取措施来发现盗窃,跟踪所有的盗窃报告,并惩罚那些故意做出虚假指控的人。
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实施员工政策报告系统
除了你的员工政策,你还应该有一个政策报告系统。一个有效的报告系统能够实现匿名和保密的报告,允许内部(同事)和外部(客户和客户)股东报告,并包括个人报告盗窃的多种方式(例如,电子邮件,电话,实体dropbox)。你还应该提供关于报告系统的持续培训。
培训经理监督工作时间表
因为经理制定员工的日程安排,所以他们是监督员工是否在窃取时间的最佳人选。一些经理很勤奋,但另一些可能粗心大意,在没有核实工作时间的准确性的情况下就在工作时间表上签字。所有经理都应该接受培训,学习如何在员工发工资前检查所有的工时表。他们可能不会抓住所有的事情,但经理能够发现明显的错误,这些错误可能是员工窃取时间的一个例子。
在您的团队运行工资表之前发现它,您就有机会与员工交谈,以判断这是有意的还是偶然的,并采取适当的行动。
考虑以下情况,如果你的经理没有在这方面得到适当的培训,可能会发生什么:
你经营着一家有100名员工和数十名批准工作时间表的经理的企业。
- 两年多来,你的一个粗心的经理杰克,在没有核实艾伦是否真的工作的情况下,批准了艾伦的考勤表。
- 艾伦手动将考勤表输入电子表格,每两周交给杰克一次。艾伦每周只工作五天,但杰克没有注意到,艾伦在不工作的日子里经常会增加工作时间。
- 在一次例行的人力资源审核中,发现了艾伦的工时表不符之处。
- 由于这种情况持续的时间和艾伦伪造的工时,你们公司多给了艾伦6.5万美元,外加数千的雇佣税和营业税。
- 是时候解雇艾伦了,可能还会起诉他欺诈,惩罚杰克。由于艾伦偷的钱的数量,这也可能导致刑事指控。
你可能不想卷入一场耗时的与前任员工的法律纠纷中,但那是你的公司损失的一大笔钱,如果你不明确表示你的公司不会容忍这种行为,其他员工可能会利用这种情况。
突然进行审计
进行例行审计是发现公司欺诈的好方法。未经通知的审计将防止一些员工掩盖他们的不当行为。
下面的提示将有助于成功的审计。
- 聘请外部会计师和审计员进行审计。
- 进行审计,工资审核而且人力资源管理合规审计在一年的不同时间。
- 对零用现金进行随机抽查,登记现金、库存、物资和商品。
- 定期对财务记录和供应商档案进行内部审计。
- 鼓励你的经理和人力资源人员检查员工的考勤卡,看看是否符合他们的预期工作时间。要了解更多处理工资单的技巧,请访问我们的文章管理工资.
- 使用本福德定律用于审计大型数据集。这一数学观察表明,在自然数据集中(如分类账条目),大多数数字都以较小的数字开始,如1和2;所以,如果你的数据集更频繁地显示8或9是第一个数字,本福德定律至少会表明这是一个异常。
制定防止盗窃的公司程序
您可以通过创建流程来增加公司所有任务的可见性,从而降低公司被窃取的风险。
- 您可以将多个员工分配到盗窃风险增加的工作任务中。例如每个班次安排两名工人重新进货、清点现金和处理客户退货。
- 你也可以将职责分开,作为对盗窃的威慑,因为员工会知道有一个适当的检查和平衡系统。例如,确保任何处理钱或支票的人都有收据,表明他的同事已经审核过了,确保写支票的员工的活动由另一个同事审核和核对,以及员工的工时卡由管理工资的人以外的人审核。
彻底评估新申请人
你可以通过使用thorough来减少员工盗窃的几率申请人筛选在递交录取通知书前,对申请人的背景和背景调查等程序进行识别。需要注意的具体问题包括不诚实,无论是在简历、申请还是面试过程中,以及不愿提交或解释面试结果背景调查.
与申请人的前任经理交谈也是全面评估的一个关键因素。(要了解更多信息,请查看我们的文章员工背景调查)。此外,对于需要处理金钱的职位,你可以考虑要求雇员提交一份信用检查.
解决员工的问题
减少员工盗窃的一个方法就是满足员工的需求。其中一些项目包括一个很好的公司文化,一个健全的福利计划,有竞争力的薪酬,员工认可伟大的工作。了解员工的需求可以大大减少员工的不满,这也是员工盗窃发生的原因之一。
使用电子时钟
消除时间盗窃的最好方法是使用可以防止时间盗窃的软件。有了电子时钟系统,你可以限制员工更改自己的时间表,防止他们让同事打卡。员工用他们自己独特的登录信息电子打卡和下班,创建一个记录,不像笔和纸,只有在你的批准下才能修改。
时间时钟软件可以:
- 限制员工上下班的时间
- 防止多次打卡
- 要求定期对项目进行时间跟踪更新
- 限制员工修改工作时间表的能力
- 运行员工生产率、出勤、迟到和人工成本的详细报告
看看我们的列表最佳时间跟踪软件.如果您需要零成本的平台,那么请访问我们的最佳的自由时间跟踪解决方案.
员工盗窃警告标志
在员工和组织层面都有常见的警告信号,表明您的组织正在发生欺诈。值得注意的是,这些警告信号并不一定意味着员工正在盗窃,因为还有其他原因可以解释这种情况。然而,这些警告信号应该鼓励你进一步调查。
为什么会发生员工盗窃
员工盗窃的原因各不相同。以下是一些主要原因。
- 员工的劳动力问题当前位置很多时候,员工觉得老板对他们不好,想要“报复”。这可以归结为他们与同事、经理或整个组织的关系破裂。这些问题的一些例子包括经常与部门的队友意见不一致,感觉经理偏袒某些员工,以及/或职场骚扰。
- 员工的个人问题雇员可能因为个人问题而在工作场所偷窃。这些项目可能包括意外费用,如法律和医疗费用,以及由于罚款和利息而增加的贷款支付。
- 有限的防盗措施:如果您的组织有员工知道的安全漏洞,那么员工尝试盗窃的可能性就更大。有些员工会权衡偷窃的好处和被抓的几率和惩罚。还有一些员工偷窃只是因为他们相信他们可以逃脱惩罚。太多的企业错误地认为公司文化足够稳固,不需要安装像这样的商业安全系统等防盗措施SimpliSafe.
- 无经验或未经训练的员工:从事盗窃行为的员工可能会试图利用他们认为缺乏工作经验或没有受过适当培训的员工。例如,员工可能会要求你的工资或人力资源专业人员为他们输入时间,而没有与他们的经理确认。
底线
员工盗窃是一个影响所有公司的问题,但对小公司的影响更大。乐鱼游戏app下载注册欺诈审查员协会(Association of Certified Fraud Examiners)在最近的一项研究中发现,员工人数少于100人的公司有一个损失中值增加50%从职业欺诈比大公司(和欺诈持续时间更长)。
这些问题不仅会影响公司财务,还会影响公司文化、员工士气以及公司与合作伙伴和客户的关系。本文将通过了解原因、警告标志和预防技术帮助您降低风险。