什么是人力资源合规[+免费人力资源审计清单]
人力资源合规是确保你的公司遵守所有就业法律法规的过程。制定政策和程序,以确保您的公司的做法符合所有联邦、州和地方的劳动法是这个过程的一部分。
乐鱼游戏app下载小企业特别容易受到违规行为的影响,因为他们往往缺乏注意和纠正问题所需的监督。定期进行人力资源审计,或检查公司的人力资源政策和实践,将使你远离法律麻烦,你的员工更敬业和忠诚。
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小企业的人力资源合规问题乐鱼游戏app下载
人力资源法规涉及到企业的方方面面。从招聘和入职新员工到管理他们的福利和结束雇佣关系,你的人力资源团队将面临法律障碍。有明确的政策可以给他们一个路线图,帮助你的公司遵守所有适用的劳动法。
然而,对于那些没有专门的内部人力资源团队或人力资源合规官的小企业来说,遵守这些法律是一个挑战。乐鱼游戏app下载许多小公司乐鱼游戏app下载都有一个基本的人力资源团队来完成无数的任务。在某些情况下,甚至是小企业主在处理人力资源任务。乐鱼游戏app下载
合规处罚非常严重,但通过正确的实践可以避免。以下是小企业最关心的人力资源问题。乐鱼游戏app下载
工资
有许多规定你需要及时了解并遵守工资合规.例如,大多数州要求企业建立一个没有修改的工资周期。无论你的公司是每周、每隔一周还是每月两次支付工资,你都不能在没有事先通知员工的情况下改变这个计划。一些州甚至要求公司每月至少支付两次或更频繁的费用。
你的公司必须至少支付给员工一定的最低工资。联邦最低时薪7.25美元适用于美国所有员工,但许多州已经超过了联邦最低时薪,并制定了自己的最低工资标准。有些城市甚至超过了这个标准,所以一定要知道你必须支付给你的团队的最低工资。
你还必须确保遵守当地的工资和加班法律。例如,加州就超越了联邦加班法,要求每天工作超过8小时的员工支付每日加班费。
工资单记录保留非常重要,根据联邦法律,你的公司必须保留一定的记录。你所在的州可能还要求你保留额外的记录,包括你何时支付员工工资,你从工资中扣了多少钱,以及他们在每个工资期间工作了多少小时。
同工同酬法案(EPA)要求薪酬公平男女之间有类似的工作职责。和加班法一样,许多州已经颁布了自己的同工同酬法,这些法律超出了美国环保署的规定。
确保你了解并遵守你所在州的法律——在下拉菜单中找到你所在州的薪资指南。
福利管理
一旦你有了50名全职员工,你就需要坚持平价医疗法案(ACA)和家庭和医疗休假法案(休假)。即使你一直为你的员工提供福利,达到50名全职员工的标准对你的公司来说是强制性的。
ACA要求你必须为你的员工提供医疗保健选择。对于小企业来说,管理医疗福利可能是个问题,尤其是那些人力资源人员缺乏经验或工作过度的企业。乐鱼游戏app下载
根据FMLA,你必须为符合条件的雇员提供无薪假期。FMLA涵盖了员工生育孩子、受伤恢复、照顾生病的家庭成员以及许多其他情况。乐鱼游戏app下载小企业经常忽视FMLA的要求,强制员工使用带薪休假或病假,甚至因FMLA覆盖的原因而解雇员工。这些行为,即使是无辜的错误,也可能导致严重的处罚和员工诉讼。
招聘
你公司的雇佣惯例可能会给最善意的招聘经理带来问题。在联邦层面,你的小企业必须遵守乐鱼游戏app下载美国残疾人法案(ADA)《就业年龄歧视法案》(ADEA)平等就业机会委员会(平等就业机会委员会)1964年民权法案第七章.这些联邦法律会影响到小企业的雇佣行为,并从招聘启事本乐鱼游戏app下载身开始禁止雇佣歧视。
对于你的小企业来说,最重要的是招聘经理接受的培训。乐鱼游戏app下载如果他们不知道要避免什么问题,他们可能会让你的公司陷入麻烦。我建议对任何将参与招聘过程的员工进行年度合规培训。
你需要确保员工知道两者的区别面试中不允许问的问题和那些这些问题很糟糕.你的招聘经理还需要知道当员工说自己怀孕或有残疾时,如何引导谈话。
豁免vs非豁免
的公平劳动标准法(FLSA)管理加班工资。这是一项复杂的就业法规,甚至跨国公司也经常被难倒。
许多公司,尤其是小公司,将此理解为工资与小时工的对比。乐鱼游戏app下载它不是。受薪员工仍然有权获得加班费。
有几项测试可以确定一名员工是否适合豁免或非豁免.完成这些测试可能会令人困惑,而且并不总是一成不变的。你甚至可能需要聘请一位职业律师来确保你的加班费是正确的。违反这项法律可能会导致昂贵的罚款和处罚,包括你的公司必须向员工支付加班费,并支付他们的税收份额,包括你的公司。
雇员对承建商
特别是考虑到最近自由职业者人数的增加,许多小企业现在都与自由职业者合作,以帮助补充他们的业务需求。乐鱼游戏app下载但美国国税局(IRS)在这两者之间做出了明确的区分雇员及承办商.
你的公司通过工资或小时工资来支付员工工资。你告诉他们什么时候工作,在哪里工作,做什么工作。你从员工的工资中扣缴一半的社会保障税和医疗保险税,另一半由你的公司支付。企业还代表雇员代扣代缴联邦和州税。
与承包商合作最大的商业好处之一是你不会有任何运营上的麻烦。承包商被认为是自雇的,必须处理所有他们自己的扣缴税款。你只需支付他们固定的金额,他们必须承担自己的责任。
然而,许多公司将员工错误地归类为承包商。如果您的小型企业乐鱼游戏app下载使用承包商,并且以下任何一种情况属实,那么您的承包商实际上可能是员工,您的公司可能会受到巨额罚款和处罚:
- 承包商在你的公司有一个主管。
- 你的公司告诉承包商什么时候工作,工作多少小时,每天做什么工作。
- 贵公司定期对承包商进行绩效评估。
最终,承包商是独立工作的。你的公司告诉承包商你需要完成什么项目,承包商确定项目范围,提供时间表;然后你再协商一个价格。如果你的公司控制了承包商的日常工作职责,你可能会越界,无意中把承包商变成了雇员,使你的公司受到罚款和处罚。
就业资格
在美国,所有雇主都必须核实雇员在美国工作的资格。每个新员工都必须完成表格i - 9并在聘用后三天内提供相应的身份证明。这个表格是用来核实工人是否有资格在美国工作的。由于此表格包含个人和敏感信息,因此必须与员工的人事档案分开保存。在员工的个人档案中保留I-9可能会导致罚款。
甚至您填写表单的方式都可能使您的公司违反法规。当有员工为你提供文件以完成I-9表格的雇主部分时,你不能强制要求新员工提供文件。引导他们去看表格上的说明,清楚地说明哪些文件是允许的,以及需要多少种身份证明。
我建议把所有员工的I-9表格放在一个地方,在一个上锁的房间里,在人事档案之外。双重锁定为您的公司提供额外的法律保护。
解雇员工
雇佣是几乎所有州和城市的标准。这意味着雇主可以随时解雇员工,员工也可以随时离开公司。即使雇主可以毫无理由地解雇员工,但如果受到质疑,公司必须有一个非歧视的解雇理由。
出于以下任何原因解雇员工都可能导致对公司的不当解雇诉讼:
- 对受保护阶层的歧视(种族、性别、国籍、残疾、宗教、性别、年龄)
- 报复
- 检举
- 怀孕
通过人力资源审计确保合规
人力资源审计是对你的人力资源政策的审查,以确保遵守所有适用的联邦、州和地方劳动法律。进行定期的人力资源审计将会显示你在人力资源合规方面的差距,为你指明方向,并专注于改进你的流程。完成人力资源审计的最佳时间是在合规问题出现之前,但是,因为你永远不知道什么时候会发生,所以我建议至少每年进行一次。
工资是人力资源的主要组成部分,但也独立于人力资源的一些组成部分。为了确保你的工资符合规定,请遵循我们的工资审核分步指南.
进行人力资源审计
如果你的公司从来没有做过人力资源审计,现在就用我们的免费提供人力资源合规审核清单.您将发现您可以在它们成为更大的问题之前解决的遵从性问题;然后,你可以每年检查你的流程,确保你保持最新并符合不断变化的劳动法律法规。
当你决定进行第一次人力资源审计或定期年度审计时,你有两种审计方式:外部审计或内部审计。由外部审计师或人力资源合规专家进行的人力资源审计可能花费更多,但可以提供更准确的结果。做内部审计可能会更快,但可能意味着你会错过一些重要的细节。
底线
忽视问题并不会让问题消失。忽视潜在的人力资源合规问题只会让你的公司更有可能面临罚款或员工诉讼,这比进行常规的人力资源审计花费更多。通过人力资源审计了解您的合规问题,可以帮助您纠正这些问题,从而避免昂贵的罚款和诉讼。