如何按部分填写I-9表格[+视频说明]
本文是关于招聘.
雇主需要在新雇员受雇日(领工资的第一天)的三天内完成I-9表格,以确认其在美国工作的资格。雇员填写第一页,雇主必须核实并填写其余部分。按照各部分的说明正确填写I-9表格或查看下面的视频作为指导。
从下载当前的开始i - 9形式,它是免费的,有英语和西班牙语版本新员工培训你的新员工.你可以选择使用可填充的PDF格式,也可以打印出纸质副本给新员工。
第1节:员工信息和认证
雇员应完整填写I-9表格的第1部分。如果任何字段是不相关的(比如您的员工没有电子邮件地址),他们可以在字段中写“N/A”。
员工信息
第1部分的第一部分是提供员工的信息。员工是否输入了他们的
- 的名字
- 地址
- 出生日期
- 社会安全号码
- 电话号码
- 电邮地址(如适用)
有些员工的名字不标准,比如连字符的姓或中间没有首字母。其他员工可能还没有收到他们的社会安全号码。有说明提供在手册对雇主对于这些独特的情况。
认证
第一节第二部分证明(在作伪证的情况下)雇员有资格在美国工作。员工应勾选相应的框:
- 美国公民
- 非美国公民:非美国公民
- 合法永久居民
- 被授权工作的外国人
然后,雇员应该在表格上签字并注明日期。
准备人员和/或翻译人员认证
员工必须说明他们是否使用了准备/翻译。让员工在相应的方框里打勾:
- 我没有使用准备人员或翻译人员
- 一名准备人员或翻译人员协助雇员完成第1节
如果使用了翻译,那么这个人(可能是您、其他员工或员工的家人)将需要完成并在指定的部分签名。
第二节:雇主或授权代表的审查与核实
雇主填写此部分。在小型企业乐鱼游戏app下载中,授权代表可能是你的行政助理或会计/工资经理。首先复制雇员的名字,并将其输入第1节中雇员信息的第一个框中。
在“公民身份/移民身份”框中,输入与其雇员身份相对应的号码,如第1节所示:
- 美国公民
- 非美国公民:非美国公民
- 合法永久居民
- 被授权工作的外国人
例如,如果雇员是美国公民,您应该在Citizenship/Immigration Status框中输入No. 1。
身份及就业授权
为了完成I-9表格的这一部分,让员工带一到两份身份证明(必须亲自检查)。的例子接受的文件可以在我们的i - 9条形式.
为了防止就业歧视,不要告诉员工要带哪些文件。向他们提供指示,要求他们根据I-9表格带来文件,以证明他们有合法资格在美国工作。
雇主代表将使用雇员提供的文件,填写身份及雇佣授权部分(表A或表B及C)。填写下列各栏:
- 证件名称(即美国护照)
- 发行机关
- 文件编号
- 截止日期
一旦你看到了原始文件(或让你的代表验证它们),并且在I-9表格上记下了文件标题、签发机构、文件编号和截止日期,就把文件交还给雇员。你没有必要保留复印件。
如果员工无法从列表A或列表B和C中提供所需的文件,您有两种选择。
- 如果员工还没有他们的文件,一张证明他们已经申请了这些文件的收据就足够了。一旦文件到达,你将被要求返回并填写表格的第三部分。
- 你可以取消雇佣邀请并终止雇佣关系。从第一天起,向他们展示第二部分顶部的文字,明确这一期望:“雇主必须在雇员受雇第一天的三个工作日内签署并完成第二部分。”
最好的做法是接受提供的文件,只要它看起来是真实的,与员工有关。但是,如果文件不是原件,或者名称或图像被篡改过,你可以要求员工提供一份没有被修改过的原件。
开始日期和授权签名
在完成列表A或列表B和C后,您将输入员工的入职日期。这是新员工开始在贵公司工作的日期。雇主或授权代表将在文件上签字。包括以下:
- 雇主或授权代表的名称
- 雇主或授权代表的姓氏
- 雇主或授权代表的姓名
- 企业或组织名称
- 公司或机构地址
第三节:再证和再聘
第3节仅用于审查已申请但在雇用时尚未收到的文件,或在重新雇用雇员时验证文件。与第2条类似,一旦员工将文件带进来,您(或您的代表)将签署您已经审阅/重新验证了文件。你不需要填写新的表格,只需要在现有的I-9表格上添加以下内容:
- 一个部分:如雇员的姓名更改与表格第1部分不同(如结婚或离婚后更改姓名),请填写。
- 乙方:填写新聘用日期。
- C部分:用于建立新的(或之前过期的)文件,不同于I-9表格第2节中的文件。输入文档的标题、编号和过期日期。
在你的条目后面,只需在第三部分底部签名并写上日期。
I-9表格只在你雇佣的员工将获得工资并收到年终W-2表时才需要。如果你雇佣的是合同工,你不需要I-9表格,你将通过你的会计系统支付工资,并在年底出具1099-MISC。承包商只需要一份独立承包商协议。
检查I-9表格是否正确填写并归档
为了验证I-9表格是否完成,请确保填写了所有必填项项(或根据需要标记为“未知”或“N/A”),填写了签名项,并以正确的日期格式(例如:07/03/2022)输入日期。
验证就业资格的另一种方法是使用e - verify系统.E-Verify是一个政府互联网网站,允许你核实雇员在I-9表格上列出的信息是否有效。虽然需要填写I-9表格,但大多数雇主不需要使用E-Verify。然而,如果你想确保你的员工合法地有资格在美国工作,它可以让你安心。
如何提交I-9表格
一旦文件签署并验证,创建一个名为I-9s的电子或纸质文件夹,按年存储。作为最佳做法,不要将已签署的I-9表格存放在雇员的人员的文件夹因为里面有机密信息。使用一个检查表在每个员工的个人档案中,表明你已经完成了I-9表格,并将其存档。需要注意的是,I-9表格不需要发送给授权机构,只需在您的企业内存档即可。
何时删除I-9表格
完成并签署的I-9表格只需要在雇佣时间后保存3年。最佳做法是在三年后销毁I-9文件。如果雇员被解雇,他们的I-9表格可以在一年后销毁。对你的记录进行审计可能会导致罚款(最高可达1万美元),但通常不会对企业征收记录,除非发现了违规模式。
要了解更多关于保存什么文件以及保存多长时间的信息,请阅读我们的工资记录保留篇文章。
底线
I-9认证是雇主的要求,必须在新员工入职后三天内完成。您必须完成第1、2和3部分,并亲自为每个新员工验证文档。虽然I-9表不需要寄给任何人,但你应该把它和新员工的个人文件夹分开放在一个单独的文件中。