I-9表格:定义和法律要求
本文是关于招聘.
I-9表格是美国国土安全部(DHS)用于核实个人在美国工作资格的文件。工人提供社会保障卡、驾照或护照等身份证件。然后雇主亲自验证这些文件,以确认雇员的工作资格。雇主和雇员都要填写并签署表格。
I-9表格如何使用
I-9表格支持国土安全部的一项程序,确保美国雇主雇佣只有那些有适当的工作资格和身份证明文件的人。这和a不同圆满填写完减免证明形式,提供类似的税务资料。
当雇主在了解I-9表格是什么以及它是如何工作的时候,重要的是要指出他们有责任在面试后的三天内完成它新员工的开始日期。
以下是正确填写I-9表格的基本要求:
- 请求ID:新员工必须在雇佣的三天内提供身份证明来完成I-9表格。
- 验证ID:您实际确认员工的ID作为资格证明,并将其记录在表格上。
- 文件的i - 9:你将填好并签署的I-9表格的副本保存在一个安全的文件夹中。
欲了解更多信息(和教学视频),请访问我们的文章-如何按部门填写I-9表格.
签署的I-9表格应存放在公司的业务办公室,以防你的业务被审计或由劳工部(痛单位),国土安全部,或移民服务要求看一份副本。它不应该放在员工的办公室里人事档案因为上面有机密信息。你不需要把它发送或邮寄到任何政府机构。
美国公民和移民服务局(USCIS)要求你保留I-9文件一年。有些州的时间可能更长工资文件保存要求.因为I-9表格包含机密的员工信息,所以将文件保存的时间超过所需时间是有风险的。如果该信息被不当使用,您的企业可能要承担法律责任。
I-9表格的完整手册,叫做雇主手册M-274,可从美国移民局网站查阅。
可下载和打印的I-9表格
最更新后的i - 9形式可在美国国土安全部和移民局网站上查阅。I-9表格本身有3页,另外还有15页的说明。表格和说明都有英语和西班牙语两种版本(但是,只有波多黎各的员工可以填写西班牙语版本的表格)。
许多工资单供应商,就像荡漾,将I-9表格以电子邮件形式发送给员工。纸质的I-9表格是另一种选择,可以从USCIS下载,交给或邮寄给雇员填写。
什么是I-9表格验证文件
为了简化I-9的验证,USCIS提供了一个可接受的验证文件清单直接写在I-9表格的第三页上。大多数美国公民的新雇员提供驾照和社会保险卡或美国护照作为他们的I-9表格验证文件。
美国护照既是身份验证,也是美国就业资格,所以在一份文件中,它有两个目的。当新员工提供有效的(未过期的)美国护照作为他们的I-9文件时,这就是你所需要的。不需要其他文档。
没有有效美国护照的雇员必须提供两种形式的工作授权:一种来自左边一栏(下图),另一种来自右边一栏。驾照和社保卡是最常见的。此外,政府签发的证件、学校、军队或部落身份证件以及出生证明或社会保障卡通常就足够了。
非美国公民可能需要提供就业授权书或居民身份证,因为他们不太可能拥有有效的社会保障卡或美国出生证明。
I-9表格法律要求
美国雇主要求每位新雇员填写I-9表格。已填妥并经核实和签署的表格,对于任何在职雇员,应保存最多三年的档案;对于已离职雇员,应保存最多一年的档案。您可能需要向移民官员或其他政府雇员出示这些文件,他们可能会检查,以确保您的企业只雇用有资格在美国工作的有证件的工人。
有四种工人,只要有适当的I-9文件,就可以在美国合法工作:
- 美国公民:包括本地出生的和归化的公民
- 合法永久居民:全职居住在美国的移民
- 有工作授权的个人:有工作许可证的外国工人
- 非公民公民:以其他国家公民身份在美国工作的个人
花时间了解什么是I-9表格以及如何正确填写它对你的业务有很多好处,特别是如果你曾经被移民和归化局(INS)审计或突击检查。然而,不正确地完成它会对你的业务造成严重破坏。
正确填写I-9表格的好处 |
没有正确填写I-9表格的陷阱 |
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劳动法律合规:收集可接受的文件可以让你的公司遵守法律。 |
员工欺诈:接受未经验证的文书工作可能会导致遵从性问题。 |
减少工人流失的可能性:如果非法劳工担心被发现并被驱逐出境,他们可能不会来上班。这会影响你的运作。 |
INS袭击:让你失去大量劳动力的突然造访。 |
工资的准确性:你将确保工资税被发送到正确的美国国税局账户。 |
税收问题:不正确的纳税和可能的税务审计。 |
较低的罚款或处罚风险:你要有证据证明你在招聘时做了尽职调查,减少(或消除)任何被罚款的可能性。 |
降低员工士气:员工可能不喜欢没有证件的同事。 |
i - 9违反处罚售价近5000美元。这包括文件错误,比如没有为新雇员填写I-9表格,还有故意错误,比如故意雇用非法工人或伪造记录。罚款可适用于每一份I-9表格,罚款随着每一次违规而增加。例如,如果在75份员工表格上犯了同样的错误,罚款就会增加。
如果你遵循美国移民局的指示,为所有新雇员填写I-9表格,你很可能处于良好的状态。然而,有一些处理I-9表格的人应该避免的常见错误:
- 允许员工为你提供复印件,而不是原件
- 没有完整填写I-9表格——在必填项上留下空白
- 错过了在租用后三天内填写I-9表格的文件截止日期
- 自己不核实文件,只是“听信员工的话”
- 未将已签署的I-9表格副本保存在现场办公地点
- 未将文件存放在安全的地方以保护机密员工数据
I-9资格文件核查
雇主有责任亲自核实文档由员工提供。但是,政府并不要求您成为法医专家。相反,它希望您在审阅文档时使用常识和尽职调查。例如,如果一份文件看起来是影印或修改过的,就要求看原件。
雇主也可以使用政府的一种工具e - verify系统在网上核实工作资格,减少雇佣不合格工人的风险。e - verify系统是在某些州是必需的以及任何从事联邦合同工作的企业都必须遵守的规定。在一些地方,使用E-Verify可能是获得营业执照的一个条件。如果你想阻止无证工人在你的企业中申请工作,考虑使用E-Verify标识,提醒求职者你正在使用E-Verify系统。
如何识别和报告I-9验证文件中的欺诈
你可能会遇到伪造的证件。美国移民局提供完整的说明如何检查文件.如果你觉得关于移民文件的欺诈或骗局正在发生,你可以在美国入籍与移民服务局网站.然而,移民有权利,其中一项权利就是不受歧视。如果你担心歧视,请参考司法部的网页移民和雇员权利.
一些可能的欺诈例子:
- 员工提交的文件不在可接受文件列表中。
- 员工提交的文档名称不同。
- 员工提交的文件名称拼写不同。
- 员工提交的文件似乎被篡改了。
I-9对远程工作者的要求
当涉及到远程工作人员并填写I-9表格时,雇主或授权代表必须在雇员在场的情况下亲自检查提交的每一份文件。这意味着员工必须站在审阅文件的人面前——通过网络摄像头审阅或检查文件是不允许的。
如果你公司的人不能亲自审阅远程员工的文件(例如,如果他们位于另一个州),授权代表必须亲自审阅文件。
授权代表可以是任何人——朋友、亲戚等——只要他们亲自审阅文件并签署I-9表格。如果使用公证人,他们作为授权代表而不是公证人。因此,I-9上的公证人印章将不被接受。
当I-9表格不需要时
虽然所有的法定雇员(雇员的姓名和信息你发送到州作为州新雇用报告的一部分)需要证明劳动力资格,但你不需要要求或完成I-9文件的合同工人,通过代理机构雇佣的临时员工,间歇性工作的家庭工人,或远程雇员(通常通过虚拟助理公司外包),他们生活和工作在美国以外。
合同工
自由职业者和合同工是按项目或任务支付工资的,不需要你填写I-9表格。相反,当他们完成一个W-9税收扣缴的形式。如果你把雇员错误地归类为合同工,这种做法会带来很大的风险。有关信息,请查看我们的文章W2 vs 1099工人.
临时工作人员
有些雇主的业务(至少在开始阶段)是由临时中介机构提供的员工建立起来的。他们不支付工资和薪金,而是从雇佣和支付工人的劳务中介公司租赁工人。招聘机构(不是你)管理新员工的文书工作和I-9验证。你可以向人力资源公司-通常是25%或更多的加价。
断断续续的家政工人
家庭佣工,如房屋清洁工,儿童保管员,或草坪维护工人,间歇性工作(不是定期工作)不需要提供I-9文件。此外,如果你通过中介(如女佣服务公司)雇用家庭佣工,你不需要填写和核实I-9文件。
美国以外的远程员工
虚拟助理(VA)公司雇佣工人,通常是海外工人,提供基于任务的工作。作为记录的雇主,VA公司管理所有员工的合规。你只需签约从事你需要的工作——从办公室管理到IT编程——然后根据工作时间、任务或按月支付费用。
底线
所有的企业,无论大小,都需要收集可接受的文件,并填写I-9文件。一旦你学会了这个过程,它就应该成为每一位新员工的第二天性。如果在规定的时间内正确填写I-9表格,可以避免罚款,为你省钱。花点时间熟悉I-9表格的内容和要求,然后再招聘。然后,考虑审计您当前的I-9文件,以确保现有的表格被正确填写。