10项2022年应收账款最佳实践
本文是关于记账.
维持一个有效的应收账款管理系统是很重要的簿记员的职责即使你将自己暴露在赊销商品和服务的风险中,这也能帮助你的业务增长。通过遵循一些成熟的实践可以更容易地创建一个有效的A/R管理流程,我们将看看10个,从发送发票和利用销售订单到使用发票软件和监控A/R效率。
1.在48小时内发送发票
销售或服务发票是要求客户付款的正式文件。虽然你可以要求口头付款,但如果将来出现分歧,出具正式发票会更好。在可能的情况下,你应该在完成工作或交货后48小时内发送你的发票。通过立即发送发票,客户可能会很快付款,因为服务或产品仍然在他们的脑海中。
2.个性化的发票
个性化发票为发票增加了美学价值。然而,添加你的品牌的颜色和设计可以帮助你的发票脱颖而出,推广你的公司。如果客户可以很容易地识别你的发票,他们也可以很容易地记住它,并尽早付款。浏览我们的10个漂亮发票的例子为设计您独特的发票提供灵感。
3.有正式的信用政策
信用政策是一种控制形式,可以保护您的业务免受不按时付款的客户的影响。在你面前向客户提供信贷在美国,他们必须经过严格和正式的审查程序。您必须设置要求、条款和条件,以确定良好的债务人。
例如,您可以设置最大信用限额,以设置他们可以在帐户上购买的金额的上限。在此过程中,您可以根据客户的支付模式增加信用额度。
4.当客户错过付款期限时,迅速采取行动
当客户错过付款时,你应该假定他们是无辜的,但也不要自满。生成一个应收账款账龄报告至少每周一次监控即将到期或已到期的账户。
如果一个帐户过期了,即使只是一天,立即联系客户,与他们讨论。从付款缓慢的客户那里收款是一项不愉快的任务,但等待的时间越长,情况只会变得越糟。通常情况下,错过的付款可以通过一个及时的电话迅速解决。
如果客户没有回复你的电话,你可以寄催收信通过邮寄或电子邮件在48小时内,以您的客户的喜好。在QuickBooks在线,有一个选项,它会发送一个付款的提醒如果客户的帐户在指定天数后到期,则自动发送给客户。
5.利用销售订单,有效地管理订单
销售订单帮助您的员工检查等待发货的产品是否与客户订单的细节和规格相匹配。在订单执行过程中检查销售订单有助于防止在准备货物装运时出错。
6.使用发票软件
使用发票软件不仅可以快速方便地创建、发送和监控发票,还可以减少您的工作量。你可以查看我们的最佳发票软件对于小型乐鱼游戏app下载企业——其中一些是免费的,所以您可能想从这些平台开始了解平台的工作方式。
7.会计软件集成A/R
无论你使用什么软件来跟踪和记录应收账款支付,都要确保它与记录存款和核对银行账户的软件是集成的。这将确保收到的应收账款与存入银行账户的支票一致。QuickBooks在线可以处理这两个关键功能。
8.区分应收帐款职责
一个人应开具发票,另一个人应接受支票,并将其用于未支付的发票。在只有一个簿记员的非常小的公司中,所有者应该在将所有收到的支票交给簿记员之前,将它们与未支付的发票进行比较。
9.解决客户问题
顾客不按时付款的主要原因是他们对所提供的服务或产品不满意。建立一个适当的系统来解决他们的问题,让他们与合适的人联系,最好不是你的a /R职员,因为他们通常不参与那部分业务,所以他们可能是无效的。客户关心的问题需要在任何催收调用之前处理。
10.监控收账效率
使用周转周转比,即将应收帐款转换为现金的次数,用以评估企业快速回收应收帐款的效率。假设2021年的应收账款周转率为3.5。这意味着我们在一年中已经收回了3.5次A/R。然而在2022年,A/R周转率为2.5。A/R周转率越高越好,所以我们可以说,与2022年相比,2021年我们收集A/R的时间更差。当你实施新的政策和程序时,你应该跟踪周转率是如何随时间变化的。
什么是应收账款管理?
应收帐款管理是向客户提供信贷,开具准确发票,及时收取客户款项的过程。它是公司管理赊销所遵循的一套政策和程序。管理应收帐款从信用评估开始,到催收过程结束。
健全的应收帐款管理制度应具有统一的征信标准、适合行业的征信期限和催收程序。
统一信用标准
信用标准是用来评估客户信誉的一套程序。它回答了这样的问题:“应该授予哪个客户信用?”以及“上限是多少?”你还应该考虑5个C的信用以确定客户是否通过了您设置的最低标准。采用统一的信用标准可以避免将来出现客户声称受到不公平对待的问题。
适合行业的信贷期限
信用证或付款方式通常有两个组成部分。第一种是现金折扣,即你方给予特别折扣以诱导立即付款。第二个是到期日或信贷期限的最后一天。
例如,您给客户的信用期限为n/30。这个术语的意思是客户可以在30天内付款,也可以在第30天付款。在这种情况下,一些客户会最大化信用期限,因为提前付款没有奖励。因此,您可以尝试添加一个提前付款折扣诱导立即付款2/10, n/30的期限看起来很有吸引力,因为如果客户在10天内付款,他们可能想要得到2%的折扣。
一定要考虑竞争对手提供的付款条件,这样你就不会因为不提供小折扣而损失销量。还要考虑供应商给你的付款条件。如果你的供应商要求你在15天内付款(n/15),可能很难给你的客户n/30。
收集项目
一个有效的催收程序将帮助你更快地催收,为你的其他业务需求提供现金。催收程序包括定期发送账目报表,打电话提醒客户未付发票,发送托收信,以及聘请讨债人或提起催债诉讼作为最后的补救措施。
健全的催收程序除了可以缩短应收账款的使用年限外,还可以降低违约风险。如果客户按时或提前付款,您可以利用现金付款补充库存或结算贸易应付账款。更快、更早地收款可以降低违约风险和坏账造成的损失。
底线
如果没有可靠的流程来帮助您有效地管理A/R事务,管理A/R是具有挑战性的。糟糕的A/R管理可能会导致客户支付缓慢,当你需要现金时却缺乏现金。通过我们的应收账款最佳实践,您可以改善您的授信和催收流程,更好地为客户服务。