如何在加州发放工资:每个雇主都需要知道什么
本文是关于如何发放工资.
加州的工资发放比大多数州都要复杂,法律和其他要求可能经常变化。更重要的是,你需要关注适用于特定城市和县的当地要求。与德克萨斯州和佛罗里达州等州不同的是,加州的员工受到了大量的保护,因此,雇主必须了解从最低工资、加班要求到带薪休假的来龙去去等方方面面。
如果你有几个员工,你可能会考虑使用工资软件,如荡漾.它涵盖了加州和所有50个州(+国际),并监测联邦、州和地方各级的税法,以确保您的组织完全遵守。你可以通过直接存款或纸质支票支付给你的员工,不需要额外的费用。看到涟漪在行动今天与一个免费的演示。
在加州运行工资表:逐步说明
第一步:建立你的企业作为一个雇主。在联邦层面,确保你有一个雇主身份证号(EIN)和一个帐户电子联邦纳税系统(EFTPS).
第二步:在加州就业发展局(EDD)注册。如果你经营一家企业,雇佣一名或多名员工,并且每个季度支付的工资超过100美元,你就需要在EDD注册为雇主。有一名或多名家庭雇员的家庭雇主必须在每个季度支付750元或以上的工资后向教育署登记。使用电子商务业务完成注册。
第三步:建立工资单。根据加州法律,每个日历月必须给员工发两次工资,而且必须提前指定发薪日。定期发薪日的通知也必须张贴,包括付款的日期、时间和地点/方式。
步骤4:收集员工工资表。当新员工入职时,请申请必要的工资形式,包括加州特有的那些。这应该包括雇员扣缴津贴证明书(de4).
第五步:收集、审查和批准工作时间表。一定要收集考勤表在州法律规定的工资到期前有足够的时间来审查和批准他们。
第六步:计算工资,支付员工工资。加州发薪日法律规定在每个公历月的第一天到第15天之间获得的工资必须在该月的第26天或之前支付。在本月16日至最后一天之间完成的工作必须在次月10日之前支付。根据你的会计偏好,使用工资软件计算器,或者甚至Excel来计算工资.
第七步:向联邦和州政府提交工资税。所有的州税收需要直接支付给适用的机构,基于任何时间表分配给您的企业。联邦税收必须通过EFTPS支付。一般来说,你必须根据国税局分配给你的公司的时间表,存入扣缴的联邦所得税,以及雇主和雇员的社会保障和医疗保险税。美国国税局可以分配给您以下存款时间表之一:
- 每月储户:要求你将一个月内支付的雇佣税存入下个月的第15天。
- 存款人通气:要求您将周三、周四和/或周五支付的雇佣税存入下星期三。周六、周日、周一和/或周二截止下周五支付的存款税。
重要的是要注意,存入和申报税收的时间表是不一样的。每月或每半周存款的雇主只需按季度或每年申报纳税941年形成或944年形成.
步骤8:记录和存储工资记录。为你所有的员工保存记录,包括那些辞职或被解雇的员工,至少4年(豁免的员工为8年)。在我们的资源中了解更多保留工资记录.
第九步:完成年终工资税报告。您将需要完成报税表对所有员工和1099年代所有独立承包商。雇员和承包商都必须在次年1月31日前收到这些文件。
想了解更多处理工资单的信息吗?看看我们的指南,将指导你通过步骤自己管理工资单还有你需要知道的一切。
加州工资法律,税收和法规
一般来说,加州的工资法、税收和其他法规比联邦法规更严格。该州的工资要求也比德克萨斯州和佛罗里达州等其他州的普遍要求更为复杂。
加州的工资税
除了FICA和失业税,加州的雇主还必须支付四项工资税,其中两项直接从员工工资中扣除。为了遵守加州的税务报告要求,雇主必须在EDD开设一个账户,按季度付款。
州所得税
除了联邦所得税,在加州工作的员工还需要缴纳两项州税,这两项税必须由雇主扣除:
- 国家残疾保险(SDI)税:SDI为与工作无关的疾病、受伤或怀孕提供临时津贴。它还包括带薪探亲假(PFL),为那些因家庭成员身患重病或无法与新生儿团聚而无法工作的个人提供福利。2021年的SDI比率和工资限额如下:
国家伤残保险(SDI)扣缴率1.20%应纳税工资限额(每年)128298美元 - 加州个人所得税(PIT):PIT是对加州居民的收入和非居民在加州境内的收入征收的一种税。加州公共卫生和公共服务基金用于向该州提供公共服务,如学校、公园、道路、卫生和公共服务。和其他州一样,个人所得税是以收入为基础的,代扣代缴的金额是根据坑扣缴时间表.没有应税工资限额或最高税额。
如果你的雇员在旧金山工作,截至2021年,你还必须按1.5%的税率征收所得税;居民和非居民都是如此。
失业保险税
加州要求雇主支付失业保险税。失业救济计划的存在是为了向那些并非自身原因而失业的人提供临时救济。EDD为每个雇主确定了一个百分比,每年需要按工资的前7000美元支付给每个雇员。
UI时间表和应纳税工资金额每年确定,每年12月通知雇主他们的新税率。
新雇主率 |
3.4% |
UI率最高 |
6.2% |
某些政府和非营利性雇主可以选择一种“可偿还的方式”为UI提供资金。在这种情况下,他们会按一美元一美元的基础向UI基金偿还支付给前雇员的所有福利。
请注意:你还需要支付联邦失业税(FUTA);它是每个雇员工资的前7000美元的6%。如果你按时足额缴纳州失业税,你可以享受最高5.4%的FUTA折扣。
就业培训税收
加州还要求雇主支付就业培训税(ETT)。这是一个由雇主资助的项目,为目标行业的员工提供培训资金,使加州企业更具竞争力。其目的是促进健康的劳动力市场,帮助企业投资于有技能和生产能力的劳动力。
2021年的ETT费率和工资限额如下:
ETT率 |
0.1% |
应税工资限制 |
7000美元 |
工伤补偿保险
加州劳动法第3700条规定,只要企业有一名或多名员工,所有加州雇主都必须向员工提供工人补偿福利。加州劳工法第3351条规定了谁是雇员,因此谁可以在工人补偿政策下。
雇员:根据任何委任或雇佣或学徒合约(明示或默示、口头或书面)为雇主服务的所有人,不论其合法或非法受雇。
公司的执行人员和董事必须包括在工人补偿范围内,除非公司完全由董事和董事所有。企业主可以从私人保险公司或国家基金获得保险。
专家提示:即使州法律不要求保险,一些个人业主可能仍然希望为自己购买保险。由于工伤补偿保险是一种责任保险,雇主对所有工人的伤害承担全部责任,为独资经营者投保工伤补偿保险可能不是最好的选择。健康、人寿和/或残疾收入保险对个人业主来说是一个更好的选择。
加州最低工资
加州的最低工资远高于联邦最低工资,并有额外的资格要求。
2021年加利福尼亚州最低工资法
2021年1月1日,加州的最低工资提高到:
雇主大小: |
最低工资标准: |
---|---|
25名或以下员工 |
每小时13美元 |
26名及以上员工 |
每小时14美元 |
最新的加薪将使加州离最低时薪15美元的目标更近一步。2016年,加州通过立法,提出在2023年之前逐步提高最低工资;加州的最低工资将继续在全州范围内每年上涨,直到达到每小时15美元。
2021年加州当地最低工资法
除了加州在全州范围内提高最低工资外,许多城市和县也制定了自己的最低工资条例,超过了州的要求。如果当地的最低工资标准比国家最低工资标准更宽松,雇主必须遵守当地法律。以下条款自2021年7月1日起生效:
当地管辖 |
最低工资率 |
---|---|
阿拉米达 |
15.00美元/小时 |
加州大学伯克利分校 |
每小时16.07元+消费物价指数(CPI) |
维尔 |
16.84美元/小时+ CPI |
弗里蒙特 |
15美元/小时+ CPI(26名或以上员工)
15.00美元/小时(1 - 25员工)
|
洛杉矶(市*和县的非合并地区) |
15.00美元/小时 |
马里布 |
15.00美元/小时 |
苗必达 |
15.40美元/小时+ CPI |
诺瓦托 |
15.24美元/小时(100名或以上员工) 15.00美元/小时(26 - 99名员工) 14.00美元/小时(1 - 25员工) |
帕萨迪纳市 |
15.00美元/小时 |
旧金山 |
16.32美元/小时+ CPI |
南圣弗朗西斯科 |
15.24美元/小时 |
圣莱安德罗 |
15.00美元/小时 |
圣塔莫尼卡 |
15.00美元/小时 |
圣罗莎 |
15.20美元/小时 |
截至2021年7月1日,洛杉矶市对中小型企业没有区分。只有一种最低工资标准适用。
加州加班规定
全国范围内,加班时间计算由于在标准工作周内工作超过40小时,其工资是员工正常时薪的1.5倍,通常影响到非免税员工。加州还要求雇主向超出正常工作时间的员工支付一倍半甚至双倍的工资。关于加州加班规定的更多细节,请参见下表:
工作时间 |
加班工资率 |
---|---|
每天超过8个小时 |
时间半 |
每周工作超过40个小时 |
时间半 |
一周连续第7天 |
时间半 |
工作日超过12小时 |
两倍时间 |
每周连续第七天工作超过八小时 |
两倍时间 |
话虽如此,根据加州法律,一些加州员工不受这些要求的限制,也不接受加班费。
这些豁免包括:
- 外销售人员
- 员工分为行政人员、行政人员或专业人员
- 某些受集体谈判协议约束的工会雇员
加州支付员工工资的不同方式
虽然有很多支付员工的不同方式在美国,加州的《劳动法》规定,雇主必须通过以下任何一种方式支付工资:
- 现金
- 支票见票即付,不打折扣或收费
- 直接存款(征得雇员同意)
- 工资卡(在加州使用工资卡是允许的,只要你的员工知道所有的支付方式,并且通过工资卡支付是他们自己的选择)
加州工资存根法
加州劳动法要求,所有雇主必须在每个发薪日向员工提供详细的收入和扣除额清单,其中包括:
- 雇主的法定名称和地址
- 雇员的法定姓名和社会保险号码(仅后四位)
- 总收入和净收入
- 支付雇员工资期间的包括日期
- 所有适用的每小时费率在支付期间生效
- 雇员的总工作时数,但完全以工资为薪酬并免收加班费的雇员除外
- 所有扣除,但所有根据雇员的书面命令作出的扣除,可汇总为一项
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最低工资的频率
加州要求大多数雇主每个月至少在指定的正常发薪日给员工发两次工资。雇主必须建立一个固定的发薪日,并被要求张贴通知,通知所有员工发薪日。
在每个公历月的第一天到第15天之间获得的工资必须不迟于该月的第26天支付。每月16日至最后一天之间的工资必须在次月10日之前支付。其他工资发放期,如每周、两周或半月发放期,如果工资发放期不是在每月的第一天、第15日、第16日和最后一天之间,则必须在工资发放期结束后的7个日历天内发放。
根据《公平劳动标准法》,雇主可以在每月26日或之前支付一次行政人员、行政人员或专业人员的工资。
如果你需要帮助,选择一个工资时间表并坚持它,查看我们的指南关于工资周期和下载一个免费的收费期日历.
加州的最终工资法
加州劳动法第202条规定了员工何时需要根据解雇/解雇的情况收到最后的工资。
以下规定适用于加利福尼亚州的雇员:
终止雇佣的原因 |
最后的工资由于 |
---|---|
被解雇、解雇或终止合同的雇员 |
终止时,除非有例外情况 |
辞职或辞职的员工 |
在辞职的72小时内通知
在72小时内通知-在辞职后72小时内
付款必须通过邮件支付给任何这样的员工,谁这样要求并指定一个邮寄地址。
|
因劳资纠纷(罢工)而被停职或辞职的员工 |
到下一个发薪日 |
被解雇的员工 |
裁员后72小时内
付款必须通过邮件支付给任何这样的员工,谁这样要求并指定一个邮寄地址。
|
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加州的遣散费
作为加州的雇主,如果员工被解雇或自愿离职,你不必支付遣散费。
加州法律只会强制执行在组织和员工之间有签署书面协议的情况下才会向员工支付遣散费。
应计带薪休假
目前,加州没有法律规定雇主必须为员工提供任何休假时间(无论带薪或无薪)。然而,如果雇主确实制定了既定政策,那么他们必须遵守一定的限制合规.假期工资是应计的,不能因任何原因没收。
除非在集体谈判协议中另有规定,所有挣得的和未用完的假期必须在解雇时按员工的正常工资支付给员工。终止的原因不影响本政策。无论员工是自愿辞职还是被解雇,他们仍然有权支付所有未休的假期。
累积的专利商标权奖金对有竞争力的人才来说可能是一项有吸引力的福利。如果你想了解更多关于如何计算假期收益,查看我们的免费美国专利商标局计算器.
影响工资的加州人力资源法律
加州有很多人力资源法律都是为了保护员工。重要的是,你要意识到它们是什么,以及需要如何遵循它们。一定要特别注意雇佣未成年人所需的休息时间和规定。
加州新员工报告
在加州,新雇用人员需要报告,以确定子女抚养费的工资扣缴,并找到未能按时支付抚养费的父母。这些信息也被发送到全国新雇员名录,以帮助找到其他州的债务人。
新雇员报告(de34)
使用DE 34形式加州的雇主必须将所有新雇员和再雇员的情况报告给劳工部新员工注册在他们为工资提供服务的第一天起的20天内——他们开始工作的日期。重新雇佣是指曾经为雇主工作过的人,在重返工作岗位前与雇主连续离职至少60天。
独立承建商报告书(de542)
被要求提交联邦表格1099-NEC的雇主也必须向EDD报告这些信息。雇主必须提交542如符合下列所有条件,在聘用独立承办商后20天内,向教育署提交:
- 你必须提交一份1099 - nec形式由独立承包商提供的服务
- 你向独立承包商支付600美元或更多,或签订600美元或更多的合同
- 独立承包商是个人或独资企业
如果您有独立的承包商,请访问EDD独立承包人报告有关需求的更多详细信息,请参见页面。
加利福尼亚的休息和午餐时间
加州的要求不同于联邦休息和午休指南这完全不需要休息。在加州,雇主必须为员工每工作4小时提供10分钟的带薪休息时间。这些休息应该安排在四个小时的中间。相比之下,下班后的午休时间是没有工资的。
雇主必须为员工每工作5小时提供30分钟的午休时间。除非员工在30分钟的用餐时间内被解除所有职务,否则用餐时间应被视为上班用餐,并必须按正常工资支付工资。
每天工作超过10小时的员工可以享受第二次用餐时间。如果满足某些条件,员工可以放弃用餐时间。
为了管理加利福尼亚的休息时间,我们强烈建议使用时间和考勤可以按照国家规定预先编程的软件。这可以帮助员工正确记录他们的休息和午休时间,同时简化工资计算,并确保您有必要的文件为税务和审计目的。
加州带薪休假
带薪休假(PTO)在联邦层面并不强制,加州也不要求雇主为员工提供带薪假期或带薪休假。然而,加州法律确实在其他方面限制了PTO:
- 累积的假期永远不会过期。为了保护员工的带薪休假权利,加州不允许“使用或失去”PTO政策。也就是说,雇主可以限制假期福利,并对想要使用假期的员工的通知要求进行限制。
- 获得的休假时间等同于工资。如果获得PTO的员工被解雇,他们必须在最后的工资中收到未使用假期的补偿。支付必须包括全天的工资,或相当于每一天未使用的专利使用权的工资。
- PTO不能作为惩罚撤销。一旦员工获得专利商标权,它就被视为工资,因此不能被拿走。然而,雇主可以将半天的缺勤计入PTO,包括长时间的午餐、半天的假期和个人事务。
由于要求复杂,我们强烈建议所有加州的雇主使用某种时间跟踪软件帮助管理病假和专利商标权申请。
加州的休假要求
根据联邦家庭和医疗休假法案,雇用50名或以上雇员的雇主必须为合资格雇员提供每年最多12周的无薪假期,理由如下:
- 员工新生儿的出生和照顾
- 将孩子安排给雇员领养或寄养
- 照顾有严重健康问题的直系亲属
- 雇员因严重健康状况不能工作时的病假
除了这些要求之外,加州的带薪探亲假法律还适用于那些需要照顾重病家庭成员或与新生儿建立联系的员工,无论是通过出生、收养还是寄养安置。
员工有权享受8周的带薪假期,休假比例为工资的60%至70%。孕妇和新妈妈也可以在预产期前获得最多4周的残疾保险津贴,在分娩后获得6到8周的津贴。
带薪病假
加州也是要求雇主提供养老保险的州之一带薪病假他们的员工。在加州,员工:
- 每工作30小时可享受至少1小时的带薪病假
- 如果不需要加班,每周工作40小时可享受带薪病假
- 可否在受雇第90天开始使用累算带薪病假
- 确定他们需要使用多少带薪病假,但使用受雇主设定的合理的最小增量(最多两小时)
在COVID-19之后,2021年加州补充带薪病假、Cal/OSHA紧急临时标准以及当地县和市法令生效,以提供额外的员工保护。
这些只是几个例子,你需要跟踪的假期,作为你在加州的工资流程的一部分。由于这个原因,一些企业从传统的工资单软件升级到人力资源系统它可以跟踪多种类型的休假余额和管理它们的政策。
童工法
加州将未成年人定义为任何18岁以下的人。这适用于那些上学的、辍学的和被解放的未成年人。除特殊情况外,在加州受雇的未成年人必须获得工作许可。
在雇佣未成年人之前,雇主有责任拥有一份有效的雇用和工作许可证.这些许可证由未成年人的学校颁发。在夏季或学校不上课的时候,许可证要从未成年人居住的地区的督学处获得。在学年期间签发的许可证在下一学年开始后五天到期,必须每年更新一次。
的加州工业关系部在他们的网站上公布了按年龄分类的要求,以及违反童工法的处罚。具体规定如下:
16 - 17岁
必须读完七年级才能在学校上课的时候工作
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14 - 15岁
必须读完七年级才能在学校上课的时候工作
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12至13岁 |
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学校的会议 |
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学校停课 |
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传播的时间 |
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工资形式
除了联邦工资表,还有一些加州特有的表格,你需要确保正确填写并及时归档。
加利福尼亚州工资表
- 雇员扣缴津贴证明书(de4):雇员使用DE 4表来计算雇主为履行国家代扣代缴税款的义务而应代扣的税款数额。在入职期间向每位员工索取这份表格,以确保您的人力资源团队有所有必要的数据存档。
- 按季供款申报表及工资及续薪报表(de9): CE 9表格可协助雇主核对每个季度填报的工资及已缴税款,并方便税务局自动退还多缴的税款。
- 按季供款申报表及薪俸报表-续(de9c): DE 9C表格允许雇主报告额外雇员的工资和预提。如果你是家庭的雇主,你可能需要遵守额外的备案要求。
如须缴交税款,雇主须另提交de9表格及工资税按金(de88 / de88all)。
加利福尼亚州工资税存款表格
工资税存款(DE 88/DE 88ALL)表格用于向EDD报告和支付失业保险(UI)、就业培训税(ETT)、州残疾保险(SDI)预提和加州个人所得税(PIT)预提。使用电子商务业务在网上提交。
雇主对UI和ETT的供款每季度应根据DE 9和DE 9C的日期,但雇主可能需要更频繁地为SDI和PIT缴存雇员扣缴的工资。这些截止日期可以在IRS第15版(PDF),以及15%的罚款感兴趣对逾期付款收取费用。
联邦政府的工资形式
- 形式圆满填写完减免证明:帮助雇主计算从雇员工资中扣缴的税款
- 报税表形式:报告年度工资总额(每位员工一份)
- 形式和:报告所有雇员的工资和税金总额
- 940年形成:向国税局报告和计算失业税
- 941年形成:存档从工资中扣缴的季度收入和FICA税
- 944年形成:报告年度收入和从工资中扣缴的FICA税
- 1099表格:提供非雇员工资信息,帮助IRS对合同工作征税
有关联邦表格的更详细讨论,请查看我们的联邦工资表指南你可能需要。
资源和能源
- 加利福尼亚州EDD -工资税:本网页包含工资税资源列表,包括如何注册或登录电子商务服务,如何开始了解州工资税,以及工资税常见问题。
- 加利福尼亚州EDD -要求的文件和截止日期:雇主可以使用这个页面来了解加州特定工资表格的必要备案和到期日期。
- 加利福尼亚州EDD -工资税-表格和出版物:这个综合资料库包含就业出版物和资源的链接,例如《加州雇主指南》和《家庭雇主指南》。
底线
在加州计算工资时要考虑很多因素。雇主需要特别关注特定城市或县的法律法规,因为这些城市或县的法律会影响就业。加州的雇员得到了大量的保护,因此雇主了解所有的要求是至关重要的。