如何在7个步骤中实现销售线索跟踪(+免费模板)

潜在客户跟踪是存储、组织和更新潜在客户数据和销售活动信息的过程。它包括使用领先跟踪工具或方法，然后定义想要收集的数据类型。一旦建立，在你产生、分配、鉴定和培养潜在客户并最终完成销售交易时，保持信息的更新。在本文中，我们将探讨如何正确组织潜在客户信息，以及为什么跟踪潜在客户很重要。

免费销售线索跟踪模板

潜在客户跟踪是标准化销售操作的必要条件。为了让你更容易上手，我们创建了一个免费模板。您可以使用此电子表格来组织潜在客户，或帮助指导您定义和建立自己的潜在客户跟踪系统。

如果您更喜欢通过其他方法跟踪销售线索，我们还将讨论如何跟踪销售，并提供具有线索跟踪功能的其他工具和软件的见解。无论你使用哪种工具，以下是如何组织你的潜在客户数据和活动，以确保你的团队在工作中使用最新信息的七个简单步骤:

1.选择一个线索跟踪工具

首先要做的是确定你想要使用的工具或方法。根据您对销售线索软件的技术知识、销售过程的复杂性以及需要管理的信息量，您可以采取以下几种方法来跟踪销售线索:

• 客户关系管理软件:最有可能是最好的选择，CRM系统如Freshsales提供一体化，管道跟踪，任务管理，通信和领导管理软件。用户可以存储有关线索的信息，并在销售任务中协作，同时创建关于进度、性能和活动的报告。
• 电子表格:可以说是最简单的追踪线索的方法，电子表格工具谷歌表而且Microsoft Excel使用列和行表系统输入前景和活动信息。从那里，用户可以更新单元格，排序数据，并与其他团队成员共享他们的表以查看或编辑。这些平台甚至为销售数据字段提供CRM模板。使用我们的免费服务引线跟踪模板从这个方法开始。
• 项目管理工具:被称为CRM替代、项目管理工具等monday.com而且Trello电子表格提供了简单性，但有更动态的可视化选项，如看板或仪表板视图。此外，Crmble的电源功能Trello提供CRM功能．
• 邮件营销平台:电子邮件工具Mailchimp的非常适合存储电子邮件联系信息以及设计、部署、自动化和分析电子邮件营销活动。

虽然有很多组织销售信息的方法，72%的企业客户关系管理提供了更好的客户数据访问。然而，最重要的是，您和其他用户正在存储适用的数据，并在事件发生时更新CRM记录、电子表格单元格、项目管理项或电子邮件联系人列表。

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2.定义数据字段

一旦您决定了如何组织潜在客户和交易信息，在您可以设置和开始跟踪之前，还有一个小但必要的步骤，即定义数据字段。字段是收集与领先记录相关的信息的地方。例如，潜在客户的一个重要数据字段是潜在客户联系人的姓和名。你应该定义和包含以下类型的数据字段:

身份信息

第一类字段涉及与线索相关的联系数据，这些数据有助于识别记录，因为这些信息对它们来说是唯一的。您希望为每个线索收集的最常见示例包括他们的姓名、组织、地址、电子邮件地址和电话号码。

铅源

跟踪主要来源可以帮助您监控机会来自哪里，以帮助优化营销预算和销售资源到最有效的渠道。经常使用的一些主要来源的例子包括贸易展览、社交活动、社交媒体、在线广告、呼入电话、推荐在线研究或特定的组织。请记住，主要来源只是你的潜在客户听说你或第一次与你互动的地方。

相关标签

标签是附加在记录上的信息片段，根据相似的兴趣、优先级或状态来识别一组潜在客户。如果你想根据某些共同特征筛选或分享潜在客户，他们会在你的销售过程中提供帮助。

例如，假设您希望根据买家的偏好识别某些联系人，以帮助您的销售代表吸引他们，并帮助营销团队培养他们。您可以创建一个标签，称为“价格敏感”，一个称为“产品可用性需求”，另一个称为“客户服务重点”。当每个引线进来时，你会用一个或两个这样的标签标记它们。

这样做的好处是，如果你要生成一个电子邮件列表来部署营销活动来培养每一个潜在客户，你可以根据他们的喜好来做。换句话说，您可以根据具有相同标记的列表筛选和划分列表。

交易信息

交易信息字段包括有关其购买潜力和产品或服务兴趣的数据。常见的例子包括交易规模(美元)和潜在客户感兴趣的产品线。这一类别还包括任何影响定价的信息，例如员工数量，这通常决定了保险、软件或咨询服务的成本。

管道阶段或活动

这些数据字段可以让您监视您在每个机会的销售过程中的位置。您可能已经建立了预先定义的管道阶段，指示完成交易所需的内部活动，例如领导资格培养或发送建议。或者，你可以采取更简单的方法，只记录你与他们的互动。

例如，如果一个潜在客户在8月1日打电话到你的公司，你应该在他们的记录中记下“8月1日:产生铅——对产品感兴趣。”然后，如果你在9月1日跟进他们，你就会增加记录“9月1日:跟进领导，打电话给他们，不能说话，但让我发一封电子邮件，电子邮件发送了。”

3.建立你的客户跟踪系统

一旦你决定了你想要追踪什么，开始建立你的线索追踪系统。首先添加您认为重要的数据字段。如果您使用的是CRM软件，那么每个产品都有默认字段，或者有自己的自定义设置，用于为每个模块添加和编辑自定义字段。

Zoho CRM，例如，允许您选择字段类型，如单行文本、日期、电子邮件或复选框，然后用相关名称(如社会保险号、主要名称或主要来源)标记该字段。如果您需要记录的数据输入，希望防止重复，或者希望使用加密保护数据，用户还可以编辑CRM中每个字段的属性。

4.生成线索并输入您的数据

一旦在CRM中按照您的喜好设计了所有字段，就可以在生成线索时添加联系人和潜在客户记录。虽然您可以手动输入数据记录，但也可以通过将web表单链接到CRM系统来实现自动化。

例如,HubSpot的允许您为营销活动定制表单，如通讯注册、社交媒体表单或在线广告。从那里，如果有兴趣的前景提交他们的信息，他们的数据自动传输到CRM作为领先记录。

但是，如果您选择手动方式，请确保您添加了最初需要的所有信息。例如，假设你正在进行在线研究，以寻找潜在客户，并建立你的网站CRM过程在创建记录之前，需要将电话号码作为数据字段。在这种情况下，您希望确保找到该电话号码，即使这只意味着使用他们组织的主要号码。

5.为外联工作分配领导

当潜在客户开始涌入时，准备好一个流程，将他们分配给专门的销售代表或客户主管。您可以考虑在手动的基础上进行此操作，但如果进入的潜在客户数量很大，那么保持组织就变得具有挑战性。

一些crm，例如Zoho CRM，您可以使用自动领导分配功能。用户可以配置他们的系统来分配机会，并根据潜在客户来源、产品线或潜在交易规模等特征通知特定的销售代表。

如果您正在使用电子表格或CRM替代方案，请指出哪个代表负责。一旦分配，您的销售团队成员可以开始通过无约电话或者通过电子邮件更新每条线索的进展情况。例如，他们可以在记录中更新管道状态，如果他们打电话并安排了销售演示或产品演示．

6.培养领导

大多数潜在客户不会立即给你一个直接的是或不是的答案。一项估计表明63%的线索询问的人至少三个月后才会皈依。在最初的对话和交易结束之间的这段时间里，不断培养你的潜在客户。培养是通过沟通与潜在客户和现有客户保持关系。

你可以使用自动的电子邮件营销活动来不断地与那些正在筹备中的人保持联系。此外，您的销售代表可以通过直接向潜在客户发送电子邮件或拨打后续电话来进行更个性化的培养，以了解您的潜在客户的情况。

就像你对铅一代在分配步骤中，将你的活动记录在你的记录、电子表格或项目板中，这样每个人都可以看到潜在客户的位置。有证,包括Salesforce，在他们的领先记录中有活动跟踪。从配置文件中，用户可以记录笔记以跟踪销售电话、电子邮件、任务或事件信息。

7.优先级领导

最后，确定潜在客户的优先级是潜在客户跟踪过程的最后一步。这是指将精力和时间集中在最有可能成为客户的前景上。手动操作时，您可以利用自己的直觉，根据您的互动和客户属性(如购买力、适合提供的产品和表达的兴趣)来判断哪些线索是出色的机会，所有这些都是您一直在跟踪的。

然而，一种更高级的方法是使用所谓的领导评分-它使用计分系统来确定最佳线索。虽然您可以手工设计标准，但通过在CRM系统中进行设计，您将获得更精简和自动化的结果。Freshsales是CRM的一个很好的例子，它允许您自定义领先评分标准，根据活动和领先属性添加分数，然后在事件发生时分配分数。

组织和跟踪销售线索的好处

销售线索跟踪被认为是潜在客户管理过程中单独的一个阶段。在生成了潜在客户并捕获了他们的信息之后，您需要有一个系统来组织和更新数据，因为他们通过销售过程．跟踪销售线索的重要性和好处可以分为以下几个主要原因:

• 保持联系数据有条理:拥有一个集中的系统，存储潜在客户的姓名、公司信息、地址、电话号码和电子邮件地址，可以很容易地找到你需要联系他们或查找他们的数据记录的信息。
• 让您查看活动历史记录:跟踪与您的品牌或销售代表互动的潜在客户的活动，使您处于循环中，并了解您最后一次与他们接触的最新情况，使您可以计划您的下一个活动或外联任务。
• 允许您评估交易进度和管道运行状况:将每一个潜在客户视为正在经历销售过程的可跟踪销售交易，可以让您单独查看管道阶段状态对于每个引线以及每个阶段中引线的总数。它还使您能够评估管道内的转化率，以查看您的销售团队在完成交易方面的效率。
• 有助于防止失去销售机会:跟踪线索并将其分配给销售代表，可以确保在由于缺乏跟进或培养而失去机会的情况下，有人会为此负责。
• 使您能够创建市场细分:存储关于潜在客户的上下文信息，例如他们的职位、行业、产品需求或常见行为，让您可以将他们归类为营销部分，在那里您可以以特定的方式向他们销售或针对他们部署特定的营销活动。

底线

跟踪销售线索是存储和更新潜在客户的信息，因为他们产生和经历销售过程。保持你的销售数据有条理是很重要的，这样可以确保销售代表可以使用最新的和相关的信息。一个强大的线索跟踪系统要求您选择一种您熟悉的方法(例如CRM)，确定您想要存储的信息，并在事件发生时不断更新记录。