如何用5步写一篇危机沟通新闻稿
危机沟通新闻稿是一种书面沟通,它定义了公司及其利益相关者所面临的危机,以及减轻危机损害或为受影响者服务的具体计划。它通过透明地传达事实和建立来自公司的中央信息来源,有助于停止围绕危机定义和公司反应的猜测。要写一篇新闻稿,定义你的目标、受众和回应计划,然后写一篇传统的新闻稿,同时结合这些信息。
当你面临危机时,你没有任何时间可以浪费。为了让你的信息传播出去,并帮助减轻损失,让你的新闻稿尽快由专业人士撰写并分发eReleases.
为什么危机沟通新闻稿很重要
当危机爆发时——无论是自然危机还是内部丑闻——公司缺乏沟通意味着人们自然而然地开始猜测,对当前形势提出自己的理论,对未来进行预测。在此过程中,他们经常通过谣言和错误信息扩大危机。
一场危机新闻稿有助于阻止投机(希望在投机开始之前),在你制定具体的恢复或缓解计划时建立对你的业务的信任,防止投机导致的投资下降,并建立一个准确信息的中心来源(在你的发布中包含联系信息)。
通过向公众保证,一旦有新信息出现,贵公司将继续更新,这一发布也可以防止未来的猜测或来自第三方来源的错误信息。相反,人们会主要从你的公司寻找他们需要的信息。
如何用5步写一篇危机新闻稿
要写一篇危机新闻稿,首先要定义你的受众、整个危机和你的目标。根据收集到的信息,制定具体的应对措施,以减轻危机的影响或在危机期间为受影响的利益相关者服务。最后,撰写新闻稿;在此过程中,要包含关键元素,如logo、公司联系信息、标题、开头段落和正文段落、发布日期、样板文件、行动呼吁和多媒体。
以下是撰写危机沟通新闻稿的五个步骤:
1.明确你的受众
许多公司制作新闻稿,并将其定位于记者。但是,当你为目标记者的目标受众撰写新闻稿时,你也向记者证明了新闻稿的价值。毕竟,记者更有可能报道他们知道观众会重视的故事,或者对观众有影响的故事。
所以,你写新闻稿的目标应该是最终接触到那些受到危机影响的人,那些指望你的公司来解决问题的人(例如,在数据泄露的情况下),或者可能需要你公司帮助的人(例如,在自然灾害的情况下)。定义这个目标受众将帮助你直接满足他们的需求,从而确保更多的阅读和参与记者围绕你的发布所做的报道。
要定义这样的受众,请问以下问题:
- 谁受到这场危机的影响?如果你所在的城镇经历了一场自然灾害,受影响的可能是你所在的社区。如果您经历了员工信息的数据泄露,您的员工可能是您的主要受众。但是,请记住,您的客户也想知道您计划如何防止这种情况发生在他们身上。不仅要考虑主要受到影响的人,还要考虑那些以更迂回的方式受到影响的人。
- 他们和我的生意有什么关系?你可能早些时候已经回答过这个问题了,但是要仔细思考。除了雇员之外,雇员还可能是投资者和客户。他们对危机的担忧可能会根据他们所戴的帽子而改变。
- 他们为什么想要我们公司的消息?这个问题应该通过以下陈述来回答:“我的观众想从我的公司听到关于这场危机的消息,因为……”通过定义为什么你的新闻稿对观众有价值来完成这个回答。
2.定义危机和围绕危机的担忧
定义你的危机似乎是一个简短的练习,但经过进一步的调查,它可能会变得更广泛或复杂。花点时间思考一下如何彻底定义当前的整个危机。在可能的情况下,与你在第一步中定义为听众的人交谈。你公司的团队成员和利益相关者对于为什么发生的事情对他们来说是一场危机有不同的观点。
如果你还不能谈论这场危机,那么思考一下它将如何影响你所有的利益相关者,问一问:“这场危机对我的听众构成了什么风险或担忧?”这样做可以帮助你从多个角度定义整个危机——包括他们的风险和担忧——从而全面理解你在新闻稿中必须解决的问题。
例如,如果你的受众包括客户、员工和投资者,每个群体对危机的看法可能不同。你的人力资源(HR)人员可能认为员工信息数据泄露是一场危机,因为它会让人们觉得为你工作不安全。与此同时,您的财务和IT团队可能认为同样的情况是危机,因为他们可能会因为未经授权共享信息而被起诉。您的客户或投资者可能有其他原因来解释为什么您的违规行为会给他们带来风险或造成担忧。
3.明确你的回答
既然你知道了危机是什么,以及它如何影响你的听众,是时候写下你计划如何应对危机了。你在这里的工作是回答哪些解决方案可以解决这种情况,从而平息担忧和降低风险。不过,您必须提出一个可以实际实现的解决方案。
例如,如果你的城镇经历了自然灾害,你可能无法重建整个城镇,但你可以筹集资金捐赠给救灾工作。为正在恢复失去的东西的组织做贡献可能不能解决所有问题(比如生命损失),但可以帮助解决那些可以解决的风险和担忧。但也不要回避那些无法解决的问题。例如,在生命损失的情况下,虽然我们无法阻止悲伤,但表达同情可以意味着安慰一个受伤的社区。资助咨询师也会有所帮助。
为了明确你的回答,请回答以下问题:
- 是你们公司的错吗?如果是这样,你的部分回应需要完全透明和承认错误。人们需要知道你在承担责任。不承担责任会让人对未来感到不安,对公司感到愤怒。
- 你的公司应该使用什么语气?你应对危机时使用的语气很重要。如果危机是你的错,建议你使用谦逊但有能力的语气。人们需要知道你很抱歉,但你有能力制定解决方案。另一方面,如果公司有一个慈善解决方案要宣布,那么充满希望的语气可能是合适的。
- 你如何切实地帮助那些受到影响的人?在危机中,信任可以加强你与听众的关系。但未能兑现的承诺会侵蚀信任。因此,你提出的危机解决方案必须是现实可行的。看看你公司的资源(包括你公司内部的资源和你公司可以访问的资源),确定你可以实际实现的解决方案。
- 你如何安抚那些受到影响的人?你的回应应该包括你的公司可以采取的具体和积极的步骤来减轻损失,并向听众保证这种情况不会再次发生(如果危机是公司的错),或者希望正在到来(例如,在自然灾害或社区灾害的情况下)。
4.明确你的新闻稿目标
当危机发生时,利益相关者可能已经知道或很快就会知道,即使没有你的新闻稿。不要只是简单地通知他们发生了什么,而是要考虑到你的受众和你的反应,然后为你希望他们如何处理这些信息设定一个目标,以使你的业务受益。例如,你的目标可能是改变公众对你的业务的负面看法,或者说服你的观众支持你的品牌或响应计划。
重要的是你的新闻稿应该帮助你达到目标。要做到这一点,请遵循我们的指南制定一个S.M.A.R.T.目标.S.M.A.R.T.目标是具体的、可衡量的、可实现的(使用您可以访问的资源)、与您的业务模式和利益相关者相关的、基于时间的(有一个设定的截止日期)。这可以确保你的目标实际上实现了你的业务需要。
要向其他企业学习如何制作有效的新闻稿,请阅读我们的文章乐鱼登录网站app最好的小企乐鱼游戏app下载业S.M.A.R.T.目标例子.
“我看到许多小企业急于进乐鱼游戏app下载行危机沟通,只是为了‘走在危机前面’。他们可能以为客户和合作伙伴期待的是一份声明,而实际情况并非如此。通常情况下,你花越多的时间准备一份慎重的危机应对方案,它就会越专业、越有效。”
-加盟商招聘和品牌管理高级总监Joe SzynkowskiNuVinAir全球
5.撰写新闻稿
既然你已经明确了你的危机、受众、反应和目标,那么就用这些信息来写新闻稿吧。它应该包括一个标志、发布日期、日期和地点戳、联系信息、标题和子标题(可选)、第一段和主体段、引用、链接、样板、最后说明或行动呼吁(CTA)和多媒体。你的新闻稿应该是300到500字。
在写作时,简明扼要地传达三个关键概念:从你的业务和利益相关者的角度对危机的定义,你将采取的具体行动来帮助或解决危机,以及你希望读者如何处理你提供的新闻。如果危机是你公司的错,保持透明和谦逊。不要包括防御性的陈述,不要隐藏任何东西。在所有的危机中,保持以事实为基础,但要让人安心和感同身受。
虽然所有的新闻稿都应该包含某些元素,这些元素不会因新闻稿的类型而变化,但其他元素应该适应你所写的新闻稿的类型。在所有版本中应该保持标准(没有变化)的元素包括徽标、地点戳和日期、结束符号、多媒体和样板。
要了解如何以标准方式编写和格式化这些元素和其他元素,请阅读我们的指南新闻稿格式.其他对于所有新闻稿来说都是标准的元素,但应该根据新闻稿的类型进行调整,包括你的发布日期、联系信息、标题、第一段、正文段落、引用、行动呼吁和多媒体。
这里是关键要素这应该适用于危机新闻稿,并指导如何特别适用于危机新闻稿:
- 上映日期(待定):这告诉记者什么时候发布新闻稿是合适的。选择一个发布日期,在这一天,你的公司将充分准备好回应有关你的新闻的问题或反应。
- 联系信息:在公司里指定一个人作为提供关于危机的准确和最新信息的主要联系人(通常是公司的CEO)。在新闻稿的右上角提供那个人的联系信息,包括他们的全名、职称、电话号码和电子邮件。
- 标题:你的标题应该非常简洁地告诉你的读者为什么他们应该关心。在危机时刻,用你的标题简明扼要地告诉你的听众在危机期间可以从你那里得到什么。
- 第一段:你的第一段应该总结危机发生的人、事、时间、原因和方式,然后简要总结公司的应对措施。当你描述危机时,考虑所有的利益相关者,以及从他们的角度如何定义危机。
- 正文部分:用两到三段话,讨论你的计划,以服务受危机影响的利益相关者,如果你的公司有错,减轻损失,并采取纠正措施,以确保它不会再次发生。不要心存戒心。承担责任,表达真诚的关心,并提供具体、积极的解决方案。
- 报价:报价应来自公司指定的负责提供最新和准确的危机信息的人员。报价可以说明公司对纠正措施或服务公众的承诺,以及为什么你的公司选择了这样的回应。包括一些引用,以便记者有选择。
- 最后说明和行动呼吁:在最后的笔记中,用一到两句话告诉读者,他们如何以及在哪里可以了解更多信息,并且随着故事的发展和你的应对计划的实施,要始终保持最新的信息。例如,你可以将读者引导到一个网站,在那里他们可以收到更新。你也可以邀请记者联系你的危机公关人员。
一旦你写好了新闻稿,你需要以一种有针对性的方式分发它,以确保它达到你的目标受众。要做到这一点,请阅读我们的分步指南如何发送新闻稿.
一旦你发布了新闻稿,你就必须追踪它的表现。这样做可以帮助你衡量你的发布所产生的影响。如果你没有体验到你想要的结果,你的分析报告可以指导你如何重新定位以获得更好的吸引力。
3危机新闻发布的例子
危机可以有多种形式,从产品召回、数据泄露到COVID-19大流行等自然灾害。无论眼前的危机是什么,公司都应该提供透明的信息和预测,为所有受影响的人提供降低风险或恢复风险的具体计划,以及不推卸责任(如果公司有过错)的同情语气。从历史上看,有些公司在传达这些信息方面比其他公司做得更好。
以下是小企业可以借鉴的三个危机新闻稿例子:乐鱼游戏app下载
1.Shenandoah电信对COVID-19的应对帮助了不同的利益相关者
Shenandoah电讯公司提供了一个如何处理自然危机新闻稿的很好的例子。他们从多个利益相关者的角度应对危机,包括父母、企业主和员工,他们在隔离COVID-19时都面临独特的挑战。他们还提供了一个具体的计划,通过全面免费提供服务升级来减轻利益相关者的风险和担忧。最后,他们通过承诺不间断的服务来安抚依赖他们来照顾他们的企业和家庭的客户和员工,让利益相关者可以继续依靠他们。
2.Appco制药公司召回一款被认为致癌的产品
Appco制药公司的新闻稿在定义危机方面做得很好——一种致癌成分在他们的产品中处于不安全水平。然后,该公司直接与受影响的人(即消费者)沟通,告知他们自愿召回产品的计划。新闻稿还回答了消费者关于召回的问题,包括如何识别召回产品(通过多媒体),如果他们受到有害成分的不利影响,他们应该联系谁,以及他们可以联系谁解决进一步的问题。
虽然Appco Pharma在提供消费者认为有价值的信息方面做得很好,但该公司本可以更好地为受影响的人提供安慰和同情。该公司首席执行官的几句话表达了防止未来类似召回的承诺,并为受影响的人提供服务,这将增加人为因素,并建立对公司的信任。
3.目标更新数据泄露调查的利益相关者
当塔吉特百货公司意识到涉及700万客户敏感信息的数据泄露时,他们启动了全面调查,以了解全面影响。这有助于他们从所有利益相关者的角度定义危机,从而制定计划,为所有受影响的人缓解危机。当塔吉特的调查团队了解到对客户的损害比他们最初想象的要大时,他们发布了一份后续新闻稿。
塔吉特在这次新闻发布会上做得好的地方是承担全部责任。该公司首席执行官提供的报价是道歉的,没有包括任何防御性的信息。在承担全部责任后,该公司继续规划纠正公司错误的途径,包括为受影响的客户提供一年的免费信用监控。
此外,新闻稿还向投资者介绍了该公司令人失望的财务状况,以及他们的复苏计划,以减轻投资者的风险。最后,对于塔吉特百货公司没有给出答案的领域,在得到进一步的信息之前,公告中没有任何承诺。这有助于公司建立投资者的信任,帮助他们了解公司不会添加填充信息或虚假保证。这样,如果该公司在未来提供了积极的信息,投资者就会倾向于相信这些预测。
前3名危机新闻稿写作服务
新闻稿写作服务应该提供一种能力,让国家专业人士写的自定义新闻稿在一个小的企业预算。乐鱼游戏app下载一旦你的作品写完,他们还应该提供编辑服务,以确保你完全满意。最好的服务还会增加免费服务,如搜索引擎优化(SEO)审计,可供选择的多个草稿,快速周转,以及多种沟通选项,使过程更容易,最终产品更完善。
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Send2Press”每份新闻稿的写作服务起价为199美元。当你签约使用他们的服务时,你就会与一位经过认证的公关专业人士、一位在职记者或一位出版过的作家配对。然后你的作者会写多个草稿,你可以从中选择你的最终作品。如果你不需要完全的写作服务,你可以选择修改和重写服务,每篇新闻稿的价格从89美元到169美元不等。访问Send2Press开始学习.
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底线
危机新闻稿是公司发送给目标受众(通常是记者)的文件,提供公司围绕内部或自然危机的沟通。公司发布新闻稿,向公众提供准确的信息,安抚利益相关者,发表道歉(如有必要),并传达缓解计划。要写一篇新闻稿,从计划阶段开始,定义你的受众、危机、目标和应对计划。然后,利用这些信息来写一篇传统的新闻稿。
在危机中,时间至关重要。如果你需要帮助快速撰写危机新闻稿,可以考虑一下eReleases.只需300美元,你就可以简单地提交你的笔记和网站供编辑参考,或者通过电话、聊天或电子邮件与编辑合作,更深入地讨论细节。访问eReleases开始吧。