申请人跟踪电子表格:招聘的免费Excel模板
Charlette在会计和财务方面有超过10年的经验，在自由职业项目中与人力资源主管合作过2年。她用她丰富的经验来回答你关于工资的问题。
本文是关于招聘．
招聘合适的员工可能是一个漫长的过程——需要不同的工作申请平台，多次面试，甚至在线测试。一个好的申请人跟踪电子表格可以帮助你和你的团队跟踪所有的信息。通过利用Excel的分析能力，你可以使用你的数据来改进你的招聘程序。
我们创建了两个免费的招聘跟踪器Excel模板，一个是为招聘团队设计的，另一个是为招聘经理/HR设计的。
下载Excel招聘模板
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快速提示:
如果你已经厌倦了电子表格，可以考虑一下我们推荐的求职者跟踪软件Freshteam。它对最多50名用户是免费的，并且在需要升级之前允许发布3个发布的招聘信息。
它的免费计划还包括面试记分卡、录音回复，以及安排自动跟进邮件的功能。
下载人力资源申请人追踪
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如何使用和修改我们的免费Excel模板
我们的模板可以免费下载，并根据您的特定需求定制。它们易于使用，并有助于优化招聘过程。单击下面的选项卡查看模板说明。
我们在Excel中创建了一个招聘模板来跟踪求职者。您可以免费下载模板，然后根据您的特定招聘或行业需求对其进行定制。您还可以与招聘团队共享这些数据，以便每个人都使用相同的数据。
使用跟踪模板不仅可以让你随时掌握申请人的信息，还可以方便地查看状态、反馈、危险信号和其他对招聘过程很重要的信息。让我们看看每个元素以及如何最好地使用它们。
使用跟踪模板不仅可以让你随时掌握申请人的信息，还可以方便地查看状态、反馈、危险信号和其他对招聘过程很重要的信息。让我们看看每个元素以及如何最好地使用它们。
位置这个电子表格是针对特定工作而创建的。在文件的底部，您将看到标记为Position 1、Position TEMPLATE和Sample的选项卡。1号岗位已经为你的第一份工作做好了准备。为以后的工作保存职位模板。您可以修改单元格以适应您的申请过程。
当开始一个新的招聘流程时，右键单击Position TEMPLATE选项卡并选择移动或复制。选择要放置副本的工作表，并选中“创建副本”旁边的复选框。这将创建另一个可重命名的选项卡。Sample选项卡向您展示了如何使用模板。
第1行(黄色):把职位名称和描述放在页面顶部。这只是为了培养你的招聘团队。你可以从官方招聘启事上复制粘贴这些内容，也可以把面试官应该考虑的内容总结出来。
第二行(桃):把你要招聘的部门或负责的招聘方，任何对团队来说最重要的信息都记在心里。
第三行(蓝色):这一行是标题行(自动填充)，列出了每一列的描述。您可以修改这一行以满足您的需要。
行4 - 104(绿色):当前模板为100个候选人设置。如果需要更多内容，可以高亮显示并复制整个行，然后粘贴。这将允许您保留下拉菜单选项。
列:把申请人的姓放在前面，以便按字母顺序排序。
列B:了解推荐人可以帮助你深入了解候选人。例如，如果一名员工推荐了另一个人担任某个职位，你可以问他们关于候选人的情况。您可以通过创建一个选项菜单来修改这个列，但我们选择将它保留为可填充的，以便您可以获得更精确的信息(比如引用名称)。
列C:应用程序状态让您知道特定候选人在流程中的位置。您还可以使用颜色编码来更容易地区分积极的和被拒绝的候选人。如果你喜欢一个候选人，但不适合这份工作，“考虑另一份工作”选项是有用的。该列有一个预先填充的下拉菜单可供选择(如上所示)。
列D:在D栏填上申请人的申请日期。
艾凡:列可以用链接或注释来引用简历的存储位置，比如谷歌文档或求职板ZipRecruiter．
列福:如果你的公司有电话筛选的政策(快速面试以淘汰不合格的候选人)，那么在这一栏中记录日期。
列旅客:本专栏提供了用于评分的下拉菜单选项。它提供了及格/不及格选项，以及1-5分的评分。如果您喜欢更具体的内容，如通过/失败、不合格/失败、不感兴趣/失败、沟通不畅等，那么菜单很容易更改。
列H:一些公司要求潜在的求职者参加在线或当面测试，如分析技能、文字处理或贸易技能。在这里，您可以通过下拉菜单来跟踪应试者是否已经安排或已经参加了考试，以及他们是否通过了考试。
列我:此列用于测试分数。为了适应评分的多种方式，我们保留了分数的填充性。
列J-R:使用这些列来记录日期、面试官和每次面试的得分。我们允许进行三次访问，但当然，您可以删除一些列或将它们留空。面试分数的下拉框使用与手机屏幕分数相同的通过/不通过或1-5个标准。
列史:在这个过程的任何时候，你都可能想要进行背景调查或推荐信调查，以核实资历。(药检在HR申请人追踪中。)背景检查菜单提供了一个简单的通过/不通过，除了已订购和正在进行。
你不列:这些列用于标记引用检查。列T有一个下拉菜单，显示引用检查是有序的、进行中的还是完成的。U列提供了一个记录分数的位置。下拉分数显示通过/不通过或1-5分。
列V:这一栏用来记录有关候选人的任何信息。
您可以在任何单元格中进行评论——例如，如果您想要记录一次面试必须重新安排，或者添加关于考试分数的某种解释。只需在您想要评论的单元格中单击并选择Insert > comment。
我们还创建了一个HR申请人主跟踪器，其中包括必要的但敏感的信息，在那里您可以跟踪所有职位的所有候选人。
该模板类似于招聘模板，但具有鸟瞰视图。你可以列出所有的职位和申请人;然而，它包含的不是面试评分的所有细节，而是联系人和人口统计信息、总体进展(例如最近的面试日期)和招聘结果。它也有下拉菜单，这样你就可以保持笔记的一致性。
我们安排了100个候选人。如果需要更多内容，可以高亮显示并复制整个行，然后粘贴。这样你就可以保留菜单选项了。
列:在这一列中，您可以放置自己唯一的申请人ID代码，无论是来自另一个系统的标识符、社会安全号码还是内部识别方法。
列B:在这一栏里写上该求职者的职位名称。
列C:把这个职位描述的链接放上去。
列D:输入与该职位相关的部门。
艾凡:列这一列使用下拉菜单来指示申请人的状态——是被拒绝的候选人还是正在面试的候选人(参见上面的选项)。我们还包括了“考虑其他职位”的选项，以防你发现了一个你想在不同的工作或以后雇佣的候选人。您可以通过这一列轻松地对电子表格进行排序，以查看招聘流程各个阶段的所有候选人。
列F-L:这是申请人的联系方式和人口统计信息。人口统计是人力资源考虑平等就业机会的重要因素，这不仅影响公司的多样性，还可能导致税收抵免。尽管如此，这应该被视为敏感信息，不影响招聘本身。下拉选项可用于性别、申请人种族和退伍军人状态。
列M-O:它追踪申请人过去和当前的工作历史。M栏包括一个链接到申请人的简历或申请的地方。从他们的简历或申请中，你可以很容易地在N栏和O栏中填写他们目前的雇主和职位。
列P:通过记录申请人是在哪里听说这份工作的，你可以了解到什么地方能产生最多的结果，以及哪些地方能产生最合格的候选人。这可以帮助你制定未来的招聘计划，知道去哪里招聘发布招聘广告．一种修改是创建一个项目菜单。
列Q和R:这些栏显示了申请人申请的日期和他们与贵公司最后一次面试的日期(如果适用的话)。
列苏堤:这些列用于跟踪每个申请人的背景调查、背景调查和药物测试。您可以做笔记或简单地放置状态—已订购、已计划、已完成、未通过、通过等。
第五和W栏:用这些栏目来记录你向候选人发出邀请的日期。如果应聘者不接受你的工作，你可以在W栏写上原因。
列X:面试官可以在x栏记录笔记。这是高级笔记或附加评论。
我们的模板可以修改以适应您的业务或行业需求。下面是在Excel中修改模板的简单说明:
- 删除一个列:翻到这一页上面有字母的那一行。右键单击不需要的列字母，然后选择Delete column。
- 添加一个列:您是否有想要跟踪的步骤或信息?翻到这一页的顶部有字母的那一行。右键单击需要信息的附近列，并选择Insert。Excel默认在左侧插入一列。
- 添加或修改下拉菜单选项:首先突出显示要更改其菜单的单元格。然后进入菜单中的“数据”。发现数据验证。
您将看到Source下面的菜单选项。删除你不需要的，添加你想要的。用逗号分隔项目，然后单击OK。您可以使用相同的过程来创建选择菜单，例如针对引用源。
可选的招聘跟踪器模板
有许多应用程序使用Excel模板来跟踪申请人。我们强调了几个可能令人感兴趣的问题。
如果你正在寻找一个健壮的免费申请人追踪系统这将为你做所有的工作，考虑一下Freshteam．这是一个免费的基于云计算的人力资源系统，提供了一个可定制的职业网站，通过多种渠道发布招聘信息。该平台还允许您创建一个深入的候选人池，与您的招聘团队一起管理，并通过其移动应用程序跟踪候选人。
为什么要使用申请人跟踪电子表格?
如果你只雇佣一个工人，那么你可能不需要申请人跟踪器．然而，如果你是雇佣新员工当一个管理团队或经历高人员流动时，季节性雇佣激增，或者增长周期，那么一个申请人跟踪模板可以让你有条理地掌握信息。此外，它还可以帮助:
- 团队沟通:招聘团队中的任何人都能一眼看出应聘者在面试过程中的位置，其他人对他的印象如何(只要记录在案)，以及应聘者在面试过程中的每个环节表现如何。
- 组织:通过记录日期和跟踪步骤，您可以确保合格的候选人不会被遗漏。
- 分析:通过在Excel中使用跟踪器，您可以操纵数据以获得见解。什么样的推荐程序能带来最多的候选人和最好的申请人?在求职过程中，大多数求职者的不足之处是什么?
- 过程改进:例如，如果应聘者在电话面试中表现良好，但在第一次面试中失败了，你可能需要更严格的要求电话筛选淘汰弱势申请者的程序。或者你可能没有看到在线测试结果和最佳候选人之间的相关性——在这种情况下，你可能可以放弃那个项目，节省一些钱。
- 多样性分析:虽然不应该以种族和性别来评判一个人，但越来越多的企业正专注于确保它们向员工伸出援手多样化的招聘池．申请人追踪器可以帮助你确定你是否接触了广泛的人口统计数据。
底线
公司的发展是令人兴奋的，有一个有组织的申请人跟踪系统和一个保存信息和笔记的中心位置可以使它更容易。下载我们的模板，并根据您的需要调整它们，以便您可以进入有趣的部分招聘找到完美的新员工．
