员工离职:7个简单步骤(+免费清单)
Offboarding是指管理员工离职的各个方面的过程,无论他们是自愿还是非自愿离开。离职检查表,也被称为解雇检查表,可以确保你不会错过任何步骤,比如拿回办公室钥匙,从数据库中删除前员工。当你公平、专业地对待每一位离职员工时,这也能提升你的就业品牌。
探索以下七个步骤,下载并定制我们的免费清单,以确保您有一个高效和成功的离机过程。
BambooHR可以协助员工离职,并确保你符合影响你的业务规模、行业和地点的劳动法。此外,它可以帮助跟踪申请人,管理员工信息,衡量员工敬业度,管理PTO,并进行绩效评估。
步骤1:确定并记录终止原因和日期
你在解雇员工时采用的方法取决于他们离开公司的情况。最常见的原因是自愿辞职或非自愿解雇,每一种离职都有不同的法律和实际要求(例如,不同的时间表;在某些情况下有遣散费,但在其他情况下没有;等等)。
第二步:明确职责并分配任务
根据组织的复杂程度,您可能需要将任务委托给不同的个人。
在离船期间要委派的一般人员/工作角色是:
- 工资代表-提供最后的检查和计算所有扣除,任何未使用的PTO余额,费用报销,和其他货币责任
- 经理-与现有员工沟通员工的离职,谁将接替他们的职责,以及该职位是否会回填
- 它/管理收集和盘点设备,管理帐户访问和/或禁用员工的大楼访问
- 执行与供应商/客户沟通或批准全公司范围内的信息
- 人力资源管理流程,更新组织结构图,员工数据系统和文件
- 指定的员工(年代)-接受交叉培训或从前员工手中接管部分/全部工作任务和职责
在一个较小的组织中,一个或两个个人可能监督所有这些任务。或许你才是那个需要确保离船的人。在规模较大的公司,离职过程的监督通常由员工的经理、行政助理或人力资源代表负责。
步骤3:定制并使用一份离机清单
一旦记录了终止,并确定了团队中谁将处理不同的任务,就可以自定义和使用您的终止offboarding清单.
根据你公司的规模和复杂程度,比如你的员工在哪个州工作,你是否提供福利,你的离职清单会有所不同。对一些公司来说,它只包括少数几个任务。其他公司可能需要更多的程序步骤。
至少你的离船清单应该包括:
- 雇员资料-包括员工的姓名、身份证号码和其他相关信息,如工作地点、部门和主管的姓名。
- 终止信息-包括员工工作的最后一天和解雇原因(这些通常会决定他们的最终支票何时到期,他们是否会得到遣散费,以及他们是否有资格失业)。
- 通信-决定你要通知谁,比如供应商或同事,以及如何通知。
- 公司财产-确定员工需要归还的公司资源(如手机、笔记本电脑、车辆、钥匙、徽章、手册、文件等)。
- 信息技术—关闭软件账户或修改密码,如员工的邮箱、POS登录ID、VPN账号等。
- 联系信息-获取他们的固定邮寄地址、电话号码和电子邮件帐户,以便在他们离职后你需要跟进他们的情况(例如,在年底提供W-2表格)。
- 的好处,这取决于你公司的规模和/或你是否提供员工福利,你可能会被要求提供COBRA(延续权益)。
- 离开平衡-根据国家要求(或公司政策),你可能需要这样做计算和支付应计但未使用的PTO或病假.
- 法律公告-提醒即将离职的员工他们已经同意的关键细节,比如保密协议,或让他们在有关文件上签署,以保障你的业务。
- 离职面谈-记下离职面谈的时间、日期和人员。
- 扣除-如果员工有任何未偿还的钱,比如贷款余额或没有归还手机的费用,你会想要收集这些金额,然后从他们的最终工资中扣除。
- 费用-你需要员工交出未完成的工作费用报告所以你可以在他们最后的薪水时(或在工资周期结束时)偿还他们。
- 最后检查-根据他们是辞职(自愿)还是被解雇(非自愿),注意他们最后支票的到期日期。
第四步:与相关方沟通
被解雇的员工要么被当场解雇并被要求离开,要么被告知一个工作终止日期。与此同时,如果他们辞职了,他们通常会提前通知,并在预定的日期结束工作。无论何时结束日期可以提前确定,确保将其记录下来并传达给所有相关方,包括与员工确认。
适当的沟通可以确保不会出现意外或误解,从而导致诉讼。你需要在维护员工尊严和保密权利的前提下,将员工离职的消息传达给更广泛的受众。
以下是员工离岗沟通的各方:
- 员工——在最后一天之前尽快以书面形式记录下解雇日期、原因和任何期望。
- 内部部门-使用电子邮件、Slack或其他保密的人力资源工作流程通知安全、IT或工资部等部门哪些员工将在何时离职。
- 公司员工-要求经理在同事要离开或已经离开时直接通知团队成员。有些公司会等到员工离开公司后再告诉他们,以防止不必要的闲聊,也不会影响工作的正常进行。
- 客户和供应商-出于实际的商业原因,客户和供应商需要知道他们的关键人物是否不在了,以及他们应该联系谁。
当喜欢的同事离开公司时,一些员工会感到情绪压力。一个人力资源信息系统TriNet Zenefits可以经常提供员工帮助计划(学术用途英语),以协助员工应付变化。
第五步:进行离职面谈
进行离职面谈应该是你离职过程中的关键步骤之一。然而,这是可选的,取决于具体情况。例如,如果你有一名员工因为偷窃、打架或违反公司政策而被解雇,那么你就没有必要让他们继续留在工作岗位上,听取他们对如何改善工作场所的意见。
然而,只要有可能,找出员工辞职的原因对你的企业最有利。这让你能够主动评估和解决问题,比如工作量、工资、福利、个性问题或管理培训。
在离职面谈中问正确的问题可以帮助你收集员工离职的原因、员工的目标是什么以及员工计划如何前进等信息。从以下开始:
- 你离开公司的原因是什么?
- 你在这家公司工作时遇到过哪些挑战?
- 你对公司文化有什么看法?你会如何描述它?
- 你对公司的管理层有什么看法?你对他们有什么建议?
- 你对改进公司有什么建议吗?
你可以从离职面谈中收集到很多见解,因为离开公司的员工通常更愿意分享具体的问题。了解员工离职的原因可以更好地帮助你管理现有员工和减少员工流动率.
第六步:提供最终工资
使用你在离职清单中收集到的细节,你应该能够处理员工的离职清单最后的工资.你会知道他们工作了多少小时(或者工作到最后一天结束)。你会知道需要采取的任何扣除额,例如任何剩余的福利保费,以保持他们的保险直到本月1日。你还会收到他们的费用报销请求,计算出任何要支付的PTO,并确定他们将收到多少遣散费。
何时提供薪水取决于员工工作的州,以及员工是辞职还是被解雇的。在某些情况下,你被要求在解雇时提供薪水。
如果你在周六午夜解雇了酒保,这可能会是个问题。在这种情况下,你可以使用免费工资单软件或者一个薪水计算器为了得到确切的金额,用支票支付他们(有免费选项打印在线支票)或现金,然后在下一个工作日将最终工资收入和扣除数据输入工资软件。如果你这样做,确保你保留收据。
第七步:保留员工文件
文档保留每个州的要求各不相同,但一般来说,你需要保存被解雇员工的档案至少四年。当然,如果你担心的是不公平的雇佣行为、歧视或任何其他问题,最好保留你解雇原因的文件(例如绩效考核警告或行为问题),只要诉讼风险存在。这能确保你能捍卫自己的立场。
此外,如果雇员有退休计划或401(k)计划,他们有权在计划结束后最多六年内查看文件。这就是为什么使用工资服务,比如由衷的高兴,可以帮忙。电子文件,如纳税申报表和401(k)余额被保留在网上,以备员工日后需要。
最后,你的失业保险(UI)费率取决于你的员工离职经历,以及员工是否因其他原因被解雇。这就是为什么收到员工的书面辞职信很重要,并且/或清楚地记录下员工被解雇的原因。你不希望你的失业保险费率仅仅因为你没有证明员工辞职的文件而上升。事实上,如果员工对你的无证解雇理由提出异议,雇主通常会成为输家。
为什么结构化的离船过程很重要
离职对雇主和雇员都有好处。它可以保护你的公司和你的经理,确保期望是明确的,降低你犯错误的可能性(比如没有支付奖金),可能会导致员工起诉你。
在定制离船流程时,要同时考虑这两种受众:
- 雇主-您的流程应该包括保护企业及其员工的任务,包括获取密钥和要求归还机密文件。
- 员工-你的程序必须尊重你的员工按时获得报酬的权利,并避免歧视、骚扰或诽谤。
员工离职可以确保员工、他们的经理、他们的同事、你的薪资代表、你的IT团队和人力资源部门在员工工作的最后一天达成一致。
你的经理和部门越多,一项任务就越有可能被遗漏。你肯定不想在解雇一名心怀不满的员工后,让他进入你的大楼或查看客户的在线账户。
离船过程的最佳实践
如上所述,我们建议有一个结构化的离船流程,并使用离船清单。然而,有一些最佳做法你必须记住:
- 您需要管理流程-最好指定一个人来处理每一件离职事件(比如,你,此人的经理,人力资源代表)。
- 这需要时间-在危机中,比如解雇一名行为不端的员工,你可能需要放慢速度,花点时间来处理解雇请求,以确保事情是正确的。
- 你需要灵活些—当员工因特殊情况而离职时,例如在军事部署期间或严重员工受伤期间,您可能需要适应。
- 它需要维护-劳动法改变;你需要定期检查你的离船程序和检查清单,以确保它是最新的。
- 寻求专业的反馈让律师来检查一下你的离职流程,确保它不会无意中侵犯员工权利或将你的业务置于危险境地,这是个不错的主意。例如,竞业禁止协议并非在所有州都有效,每个州对何时需要COBRA通知或最终工资支票有不同的要求。
Offboarding成本
离职成本主要与员工被解雇或离职后你提供的报酬或福利有关。例如,如果你受COBRA(在大多数州有50名员工或更多)的约束,你可能必须每月支付几美元的福利管理费用。其他成本是附带的,例如检索和盘点公司财产所花费的时间或经理/人力资源进行离职面谈所花费的时间。
离船最常见的费用包括:
- 劳动力成本-你、你的经理和/或你的人力资源人员管理离职清单、更新公司数据和管理沟通所花费的时间。
- 工资/簿记成本-如果你使用工资软件或者一个簿记员来管理人力资源数据,处理解雇和发放最终工资通常是有成本的。
- 隐性成本-离船的隐藏费用更换员工的成本谁辞职了,谁被你解雇了。这些费用可能高达数千美元。
事实上,正确地离船是避免更多不必要成本的一种方式。例如,你花在离职面谈上的时间可以为你在解决可能导致公司人员流动的系统性劳动力问题时节省资金。这可能很简单激励员工或者认可他们的努力。
选择离船服务提供商
大多数离职软件供应商都通过提供提醒和沟通模板来自动化离职清单,以节省雇主的时间。你不需要一个供应商来完成离船,但使用一个可以确保你不会错过过程中的任何步骤。
为了确保员工离职得到专业的处理,请考虑使用以下选项之一:
底线
员工离职对员工和公司都是一个重要的过程。它可以帮助员工过渡到他们的下一个角色,并确保所有公司信息的正确转移。对该公司来说,“脱机”有助于保护敏感信息,降低法律问题的风险。
使用一份离职清单来保持你的离职过程在正轨上是人力资源的最佳实践。它确保你和你的团队已经考虑到当员工离开你的公司时你需要做的一切。