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会计|如何

如何创建和发送发票在QuickBooks在线

蒂姆•尤德

写的:蒂姆•尤德

2020年9月30日发布

Tim是拥有25年经验的认证QuickBooks Time(以前是TSheets) Pro、QuickBooks ProAdvisor和注册会计师。他把他的专业知识带到了Fit Small Business '乐鱼游戏app下载s会计内容。

本文是关于会计软件.

通过我们的网站了解更多 QuickBooks在线课程
探索指南中的章节。
  1. 如何设置在线QuickBooks
  2. 第1部分:设置QuickBooks
    1. 如何建立公司信息
    2. 如何定制发票,销售收据和估计
    3. 如何建立发票,销售收据和估计
    4. 如何建立产品和服务
    5. 如何设置消息
    6. 如何设置语句
    7. 如何安排费用
    8. 如何设置高级设置
  3. 第1部分:设置QuickBooks(续)
    1. 如何导入银行交易
    2. 如何导入信用卡交易
    3. 如何设置多个用户
    4. 如何建立账簿
    5. 如何建立产品和服务清单
    6. 如何建立客户
    7. 如何设置供应商
  4. 第二部分:管理销售和收入
    1. 如何创建评估(报价或投标)
    2. 如何创建和发送发票
    3. 如何收取款项
    4. 如何创建和发送销售收据
  5. 第三部分:管理账单和费用
    1. 如何写和打印支票
    2. 如何输入账单
    3. 如何支付账单
  6. 第4部分:管理银行交易
    1. 如何手动输入银行交易
    2. 如何管理下载的银行交易
    3. 如何记录银行存款
    4. 如何在银行账户之间转账
    5. 如何处理客户拒付支票
    6. 如何处理银行调节表
  7. 第5部分:管理商业信用卡交易
    1. 如何手动输入商业信用卡交易
    2. 如何管理下载的商业信用卡交易
    3. 如何输入信用卡退款
    4. 如何协调商业信用卡账户
  8. 第6部分:管理信用卡销售
    1. 如何用QuickBooks支付管理信用卡销售
    2. 如何与第三方信用卡处理器管理信用卡销售
  9. 第7部分:建立和管理工资单
    1. 如何建立和运行工资表
    2. 如何管理薪俸税
    3. 如何添加历史工资数据
    4. 如何设置自动存款
    5. 如何打印工资支票
    6. 如何运行工资报表
    7. 如何协调工资负债
  10. 第8部分:QuickBooks在线报告
    1. 如何编制损益表
    2. 如何编制资产负债表报告
    3. 如何编制现金流量表
    4. 如何运行A/R老化报告
    5. 如何运行A/P老化报告
Quickbooks在线

在本教程中,您将学习如何在QuickBooks Online中创建发票。QuickBooks在线发票可以从估算中转换或从零开始,然后通过电子邮件从QuickBooks在线内部发送给客户。

请享受这个免费教程的QuickBooks在线,我们最好的整体选择乐鱼游戏app下载小企业会计软件.本教程的目的是让您在自己的QuickBooks帐户中跟随。如果你还没有订阅QuickBooks Online,你可以选择30天的免费试用或3个月5折。

访问QuickBooks的网上

本教程是我们系列教程的一部分免费的QuickBooks教程.下面的视频和下面的说明展示了相同的信息。

什么是发票?

发票为客户提供你所提供的产品或服务的详细描述和成本。如果客户没有立即付款,则需要发票。QuickBooks在线发票是跟踪的,这样你就知道每个客户欠你多少钱,以及什么时候付款。当顾客为一项服务或产品立即付款时,他们应该开具销售收据而不是发票。

下面是我们虚构的公司Paul’s Plumbing的发票示例:

QuickBooks网上发票

QuickBooks网络发票。

为什么我要在QuickBooks中创建发票?

当您在QuickBooks中创建发票时,您的财务报表反映了销售收入以及客户欠您的应收账款。QuickBooks在线将跟踪您的应收账款,并提供工具帮助您从客户收取付款,包括内置的支付链接和自动提醒电子邮件。

通过将现有的估算转换为发票,可以在QuickBooks中生成发票。如果您没有向客户提供估算,则可以从头创建发票。

如何转换估算到发票在QuickBooks在线

如果你已经创建了一个估计对于这项工作,它可以很容易地转换为发票。

1.打开现有估算

在左侧菜单上,将鼠标悬停在Sales上,然后单击Customers:

在QuickBooks在线导航到客户

在QuickBooks在线导航到客户。

向下滚动以找到您为其发出评估的客户,并单击其名称以显示客户活动列表。然后点击estimate打开现有的估算:

从客户事务列表中打开一个现有的评估

从客户事务列表中打开一个现有的评估。

QuickBooks Online现在会打开你在上一课中学到的估算屏幕,如何创建报价,出价和估计.

2.将估算转换为发票

点击创建发票,将估算转换为发票:

现有的估计在QuickBooks在线

在QuickBooks Online中根据现有的估算创建一个发票。

创建发票按钮缺失:在右上角的Customer字段下显示的发票的状态必须是Pending或accept,以便创建发票按钮可用。

您可以选择将整个估算转换为发票,或者只转换为发票的一部分。这对于大型作业的进度计费很有用。选择要转换为发票的估算部分,然后单击绿色的Create invoice按钮:

选择要转换为发票的估计的部分

选择要转换为发票的估计的部分。

单击创建发票按钮后,QuickBooks Online将打开创建发票屏幕,其中包含从估计信息自动填充的所有字段。然后,您可以进行您希望的任何更改。有关创建发票屏幕信息的更多信息,请阅读关于从零开始创建发票的下一节。

我如何在QuickBooks在线创建发票?

您不需要创建估算来生成发票。如果您不需要估算,请按照以下步骤创建一个新的发票。

1.导航创建发票

单击左侧菜单栏顶部的New,然后在Customers下面的第一列中选择Invoice:

在QuickBooks Online中创建一个新的发票

在QuickBooks Online中创建一个新的发票。

2.输入新的发票信息

应该出现创建发票屏幕,以便为发票提供必要的信息。这个屏幕非常类似于您在上一篇教程中学习的创建评估屏幕:

在QuickBooks在线创建发票屏幕

在QuickBooks在线创建发票屏幕。

为您的发票显示的确切字段取决于您在中选择的设置如何定制发票,但以下是你必须填写的最常见的字段:

答:顾客:选择将接收发票的客户和工作(如果适用的话)。如果这是一个新客户,请从客户下拉框中单击Add new,并提供必要的客户信息如何建立客户.一旦选择了客户,电子邮件、账单和送货地址、条款和位置等字段就会自动填充。

发票日期:发票日期应该是您希望发送这张发票的日期。

c .服务日期:输入您提供服务或发货产品的日期。

d .产品/服务:从产品和服务列表中选择您提供的产品或服务。如果这是一个新的产品/服务,请选择Add new并提供前面教程中解释的所有必要信息如何建立产品和服务清单.一旦选择了产品或服务,描述、税率、税收和类别的字段就会自动填充。

e .由于:该字段在从估算转换时自动计算,也可以在创建发票时输入。它显示了当前该产品或服务的应付总额的一部分。这应该是全额,除非这是部分发票。

f .数量:输入每件产品或服务的销售数量。一旦输入数量,金额将自动计算为数量乘以费率。

3.打印或预览发票

您可以通过单击发票屏幕底部菜单栏中的Print或preview预览发票。如果您希望邮寄发票或想要发票的硬拷贝存档,请列印发票。

如果您没有通过电子邮件发送发票,请单击屏幕右下角的绿色Save and Close按钮。

4.电子邮件发票

如果您希望通过电子邮件发送发票,请单击绿色“保存并关闭”按钮旁边的下拉框,并选择“保存并发送”:

发票电子邮件在QuickBooks联机

发票电子邮件在QuickBooks联机。

在QuickBooks在线中保存和电子邮件发票

QuickBooks将根据您创建的默认设置自动创建电子邮件如何设置消息:

发票电子邮件在QuickBooks联机

发票电子邮件在QuickBooks联机。

如果您愿意,您可以为这个发票定制默认的电子邮件消息。发票将在邮件的右侧预览,并将自动附上。当您准备好发送电子邮件时,单击绿色的发送和关闭按钮。

总结

恭喜你完成了QuickBooks在线培训课程的又一个教程。您现在可以从零开始创建发票,或者通过转换已接受的发票来创建发票。QuickBooks在线培训课程的下一个教程是如何收取款项.

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关于作者

蒂姆•尤德

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蒂姆•尤德

Tim在回到学校并获得宾夕法尼亚州立大学博士学位之前,曾在BKD, LLP担任税务专业人员。之后,他在内布拉斯加奥马哈大学和密西西比州立大学担任助理教授,教授本科生和研究生税务和会计。Tim是一个认证的QuickBooks Time(以前是TSheets) Pro, QuickBooks在线和桌面产品的ProAdvisor,以及一个拥有25年经验的注册会计师。他最近在一家商业屋顶公司做了两年的会计,利用QuickBooks Desktop编制财务、工作成本和管理工资。

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