如何调和工资负债在QuickBooks工资6个简单的步骤

在核对工资单时，许多QuickBooks工资单用户关心的是如何将他们的工资单记录与银行对账单保持一致。然而，还有一些重要的相关任务，比如学习如何在QuickBooks中协调工资负债。这包括研究未偿还的工资债务，如工资税或福利保费，这些债务没有在合理的时间内清理你的总分类账户。你可以每年做一次，但是从长远来看，每月做一次可以节省更多的时间。

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第一步:列出负债账户清单

你需要做的第一件事是列出你所有的工资负债账户。如果您仍然需要设置它们，请使用我们的教程在QuickBooks中建立一个账户图表．

这里有一份你可能需要核对的工资负债账户清单。请记住，您可以根据需要创建额外的帐户，这取决于您的帐户的特定程度。

应扣缴的联邦所得税:你从员工工资中扣除但没有支付给国税局的联邦所得税。
应代扣代缴所得税:从员工工资中扣除但尚未向适用的州税务机构缴纳的州税;地方所得税可能属于这一类，或者你也可以创建一个类似的账户，只存放所得税。
联邦保险捐税法应纳税额:这包括雇员和雇主的社会保障税和医疗保险税;一半从员工工资中扣除，另一半是业务费用。
应缴401(k)或退休福利保费:这个账户包括员工存入401(k)账户的存款;您也可以将您的业务匹配的任何贡献存入此帐户。
医疗保险支付:这个账户应该包含任何员工保险费和健康保险费，这些费用已经被记录为企业的费用，但仍然等待支付。

记住，既然你在协调负债账户，那么在你支付它们之前，资金应该留在账户里。任何没有从你的工资账户中定期清除的资金，比如每月支付的退休福利保费，都表明可能有问题。例如，账单支付可能会延迟，或者交易可能被记入错误的账户。

步骤2:创建交易标签来区分雇员和雇主的工资责任交易

QuickBooks允许您分配交易标签，因此您应该考虑识别雇员和雇主资金(EE可以是雇员的缩写，而ER可以代表雇主的贡献)。当你需要研究工资负债时，这将帮助你更快地组织数据。

第一步:打开标签。进入设置，然后是QuickBooks实验室。标记事务在QuickBooks Labs中可用。

步骤2:找到标签功能并打开它．打开标签后，点击完成。当您确认插件已被添加时，继续创建一个新的标记组。

步骤3:创建一个新的标签组。进入设置并选择标签。

第四步:选择“新建”，然后选择“标签组”。

步骤5:将新标记组命名为“Payroll liability”。然后单击Save。

单击标签名称下的框，并输入一个标签标签，即EE(表示如上所述的员工事务)。单击“添加”，然后重复添加所需的其他标记(如雇主事务的ER)。

当您在QuickBooks中输入影响您的工资负债账户的交易时，您只需在tag字段中输入适当的标记名称并选择它。

步骤3:建立工资负债调节表

我们建议下载我们的工资调节电子表格，以帮助记录在您的帐户活动。为每个工资负债账户制作副本，并在每个期间结束时创建一个新的副本，这取决于您打算执行对账的频率——记住，最好是每月一次。在电子表格的顶部输入负债帐户名称，以及与总分类帐户余额记录相关联的每个帐户的期初余额和期末余额。为协调项目留出空间。

下载我们的工资调节电子表格Excel|谷歌表

协调项目:这些交易可能没有正确地或根本没有显示在总分类账中。你会认识到对账项目，因为它们不会顺利或及时地从账户中清账。

这是一个工资调节报告的例子。

第四步:从你的QuickBooks工资单软件和总账打印报告

使用QuickBooks的好处是，它可以很容易地协调你的工资负债账户。您可以使用它的工资功能打印工资报告，并在相同的软件中对总账进行任何调整。首先，你需要总账和工资单软件的报告。

如果你每月在QuickBooks上核对工资负债，你需要每个工资负债账户的每月交易报告。它应该同时显示该时间段的期初和期末余额。

步骤1:选择Accounting，然后选择Chart of Accounts。

步骤2:单击需要调解的负债账户，并选择View寄存器旁边的下拉箭头。然后，单击运行报告。

您将看到帐户中的交易列表，但如果其中包含的数据太多或不够多，您可以通过选择报告日期左侧的框来调整报告涵盖的日期。在这里，您可以选择让报告涵盖过去30天、90天甚至全年的数据。您还应该在右边的框中输入报告的数据——当前日期就足够了。当报告准备好后，您可以单击页面最右边的打印机图标。

对你需要协调的每个工资负债账户重复这个过程。

你可能需要从你的工资软件收集的报告有工资登记册，工资税报告，工资扣除报告等。如果问题需要更深入的研究，您可能还需要打印工资现金报告或福利供应商的详细发票。

如需更多指导，请查看我们的指南运行并打印QuickBooks工资报表．

第五步:审查每一笔工资负债交易并协调未结算项目

打印完报告后，最好从QuickBooks中将交易下载到Excel电子表格中。这使得交易组织起来更容易，因此可以清楚地知道哪些金额已结算，哪些金额未结算。

步骤1:选择右上角的导出图标，然后单击导出到Excel。

专家提示:将Excel电子表格中的交易列表复制并粘贴到调节表中的选项卡中。这有助于确保所有支持的数据，你用来整合你的对账报告都在一个地方。

步骤2:检查帐户的期末余额。如果在月底有余额，也就是说它不是0美元，那么您需要评估每个交易金额，以找出没有完全清零的交易金额。

你会在两个地方看到最终的平衡:

所有交易金额后的金额列下的最后一个单元格
在最右边的单元格中，Balance列下面的最后一个事务行

在我们上面的例子中，当期工资负债账户的期末余额是50美元。

步骤3:您可能会发现，删除净为0美元的交易很有帮助，例如，您从员工那里收取的健康保险费——当它们从员工的工资中扣除时，当它们支付给保险供应商时。

在我们上面的例子中，由Vicki King的两个交易组成的正150美元与支付给健康计划管理员的150美元结合在一起，净为0美元。

专家提示:因为您将删除事务以找到您要查找的内容，所以我建议维护一个单独的选项卡来显示所有的事务，不管它们是否被清除。这可以确保您的对账报告中始终有所有的原始数据。

步骤6:修复工资单负债协调项目

一旦确定了构成每个工资负债账户最终余额的交易，就应该评估交易金额是否应该存在。如果你从员工的工资中扣缴了第一季度的税款，现在到了第三季度，那么你可能需要解决一个问题。此时，您可以调出您的季度1纳税报告，最好是逐项列出的纳税报告，这样您就可以弄清楚为什么和/或是否这笔付款被无意中遗漏了。

在处理福利保费时，您可能需要调出相关的发票，以查看您被收取的费用和金额。你还需要深入了解你在这段时间收到的工资扣除。评估它们是否与你被收取的费用和支付的费用一致。

根据你调查发现的答案，你可能需要逆转交易并给员工退款，与你的福利供应商合作确定是否需要修改发票，或者保留这笔钱来支付你下个月的账单。

你可能会遇到的最常见的和解项目是:

一张从未从总账中清除的作废支票(使用QuickBooks进行会计和工资支付有助于防止这种情况，因为它们无缝集成)
你的福利提供者给你开的发票上有错误
员工被解雇了，但你仍然要支付雇主的退休金和其他福利
你在员工负责的业务中支出了大量费用

当你在QuickBooks中学习如何协调你的工资负债时，慢慢来，深入研究。你可能需要查看几个月的记录，打电话给供应商获取详细的发票，要求修改发票，甚至与你的银行和税务机构合作。如果你有良好的工资会计制度并且每月进行工资对帐，那么你花在QuickBooks上对帐的时间就应该减少到最少。

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