如何在在线QuickBooks中建立客户

在本QuickBooks Online教程中，我们将解释如何在QuickBooks Online中设置客户。我们将向您展示如何在QuickBooks中手动添加客户，以及如何从Excel或逗号分隔值(CSV)文件导入客户数据。

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本教程是我们的教程之一免费QuickBooks教程．要完成本教程，您可以观看下面的视频，阅读步骤说明，或者两者都做。

建立在线QuickBooks客户的重要性

您应该在QuickBooks联机中为您打算开具发票的所有客户建立配置文件。然后，您可以通过从下拉菜单中选择客户来快速创建发票，这将自动填充发票上的大多数字段。

设置您的客户将允许您:

• 加快客户结算:使用从客户配置文件中提取的数据为客户快速创建发票
• 按客户跟踪销售情况:跟踪你的顾客购买的物品，了解你的顾客喜欢什么，并使你的营销策略个性化

首先，我们将解释如何在QuickBooks Online中手动添加客户，然后演示如何从Excel或CSV文件中将客户列表导入QuickBooks Online。

收集信息:将客户添加到QuickBooks的检查表

在开始学习本教程之前，您应该收集关于每个客户的所有信息。除非你只增加了几个客户，否则你应该在电子表格中收集必要的信息，这样就可以导入到QuickBooks中。如果在另一个软件中已经有客户端信息，请确定是否可以将该信息导出到电子表格中。

为每个客户端收集以下信息:

• 公司名称
• 联系人姓名
• 地址
• 电子邮件地址
• 网站地址
• 电话号码
• 期初余额(客户欠你的)

如果要在电子表格中收集信息，请提前查看“准备电子表格”部分，确保将信息分隔在正确的列中，以便于导入。即使您正在导入客户端信息，我也建议您阅读如何手动添加信息，以便您能够很好地理解客户端信息可用的字段。

如何在QuickBooks中手动添加客户

您可以在QuickBooks Online中添加客户，只需简单的三个步骤:

1. 通过将鼠标悬停在左侧菜单栏中的Sales上，然后单击Customers，导航到客户中心。
2. 单击客户中心右上角的绿色New customer按钮。
3. 输入新客户的信息并单击Save。

接下来，我们将对如何向QuickBooks中添加客户进行举例说明，并对可用的客户字段进行描述。

1.导航到客户中心

要在公司文件中设置客户，将鼠标悬停在“销售”上，然后在左侧菜单栏上单击“客户”，导航到客户中心:

2.创造新客户

点击右上角的绿色New customer按钮，如下图所示:

3.输入客户信息

至少，您需要输入客户的基本联系信息。这包括联系人姓名、业务名称、账单发送地址、电子邮件地址和电话号码。下面是我们为虚构的公司Paul’s Plumbing设置的一个示例客户:

客户信息屏幕中的字段将在整个QuickBooks中包含多个表单，并使生成与客户相关的表单既简单又准确。

1. 姓与名:提供客户的名称，如果客户是一家公司，则提供联系人的名称。
2. 公司:输入公司名称，如果客户是个人，则将其留空。
3. 显示名称为:该字段将根据在客户名称字段中输入的信息自动填充，但如果您愿意，可以更改该字段。这就是客户在QuickBooks客户列表中的显示方式。
4. 在支票上列印如下:你必须指定如何在支票上打印客户的姓名。您可以选中方框以使用“显示名称为”字段或键入不同的名称。
5. 地址标签:账单地址指定要打印在发送给客户的发票上的地址。
6. 送货地址:这是将产品运送给客户的地址。默认设置为与计费地址相同。
7. 电子邮件地址:如果选择将发票通过电子邮件发送给客户，则将使用该电子邮件地址。
8. 电话/手机/传真:联系电话号码可以存储在QuickBooks，以供您将来参考。

4.输入支付和账单信息

通过设置付款条件，QuickBooks可以在客户发票过期时提醒您。如果客户欠您钱，您还可以指明客户首选的支付方式—支票、现金或信用卡—首选的发票交付方式—电子邮件或美国邮件—以及他们的期初余额。

下面是我们为虚构的公司Paul’s Plumbing设置的付款和账单选项卡:

1. 首选支付方式:首选支付方式决定了从客户收到付款时应用的默认支付方式。但是，在收到付款时，如果需要，它可以很容易地更改为另一种支付形式。
2. 首选交货方式:您可以覆盖我们在教程中为所有客户设置的默认交付方法如何设置你的发票．
3. 付款条件:除非您在这里指定付款期限，否则您为所有客户设置的默认付款期限将用于此新客户。
4. 打开平衡:期初余额是该客户在开始使用QuickBooks之前所欠您的任何金额。例如，在转换到QuickBooks之前，输入客户从以前的记账系统获得的未偿付发票总数。当客户给你寄来支票时，你可以将其应用到QuickBooks的期初余额中。

5.输入其他客户信息

其余的选项卡是可选的，但可以存储一些非常有用的信息:

1. 注:使用Notes选项卡存储关于客户的任何有用信息，例如谁推荐他们或他们与其他客户的关系
2. 税收信息:说明客户是否需要缴纳销售税，并存储他们的免税号码(如果适用)
3. 语言:为每个客户的发票选择六种不同的语言:
   1. 英语
   2. 法国
   3. 西班牙语
   4. 意大利
   5. 中文(繁体)
   6. 葡萄牙语(巴西)
4. 附件:为该客户附上文件存档，如已签署的合同或电子邮件通信的副本
5. 额外的信息:在附加信息选项卡中为客户指定客户类型;客户类型可以用于将客户分组到不同的细分市场进行分析

6.保存并查看客户信息

单击客户信息屏幕右下角的绿色Save按钮，保存您输入的信息。如果您还没有在那里，通过单击左侧菜单栏中的Sales，然后单击Customers导航到Customer Center。要查看客户的信息，请单击客户名称:

现在可以通过单击customer Details选项卡查看客户信息屏幕。点击右上角的Edit可以更改任何信息:

何时使用Excel或CSV文件在QuickBooks中添加客户

如果你有超过10个客户要添加到QuickBooks，我建议你把信息放在一个Excel文档中，并将数据导入QuickBooks Online。这将允许您创建客户配置文件比在客户信息屏幕中手动添加它们快得多。

许多记账系统允许您将客户信息导出到Excel或CSV文件。如果您正在从另一个系统转换到QuickBooks Online，请尝试导出客户信息，以便将其导入QuickBooks Online，如下所示。

如何使用Excel或CSV文件在QuickBooks中添加客户

您可以通过五个步骤将客户导入QuickBooks Online:

1. 通过为要导入到QuickBooks的每个变量创建列来准备Excel或CSV文件。
2. 通过单击New customer旁边的下拉箭头并选择import customers，从客户中心导航到导入屏幕。
3. 选择要导入的电子表格文件并将其列映射到相应的QuickBooks字段。
4. 检查数据并单击Import。

接下来，我们将更详细地分析如何导入客户数据。

1.准备电子表格

Excel或CSV文件中的每一行应该包含一个客户。同样，每一列都应该包含您想要导入的信息。以下是客户信息或字段，可以为客户导入到QuickBooks Online:

• 的名字
• 公司
• 客户类型
• 电子邮件地址
• 电话号码
• 手机号码
• 传真号码
• 网站
• 街
• 城市
• 状态
• 邮政编码
• 国家
• 期初余额
• 期初结余日期

如果有些字段是空白的，或者省略了列，这是可以的。附加的列也可以，但它们不会导入到QuickBooks中。列的标题并不重要，因为您可以在导入期间将每个列分配给适当的字段。

下面是一个工作表的例子，其中包含了一些基本字段:

2.导航到导入屏幕

要从客户中心导入客户到QuickBooks Online，单击新客户按钮右侧的下拉箭头，并选择导入客户，如下所示:

3.选择要上传的Excel文档

点击“浏览”按钮找到Excel文件，然后点击右下角的“下一步”进入下一个屏幕:

4.映射你的数据

接下来，指示电子表格中的哪一列应该流向可用的QuickBooks Online字段:

左列提供了所有可导入的QuickBooks Online客户字段。右边的列提供电子表格中的列，其中包含与第一列中的字段对应的信息。单击每一行中的下拉菜单，以选择电子表格中的适当列。QuickBooks Online将根据列标题自动填充这些字段，但您可以根据需要更改这些分配。第一列中任何不在电子表格中的字段都应该被分配为“No Match”。

将所有列分配给QuickBooks Online客户字段后，单击屏幕右下角的Next。

5.在导入前对数据进行最终审核

这是您审查客户数据以及如何将其导入QuickBooks Online的最后机会。导入的记录数量应该与电子表格中的行数一致(标题行减去1)。另外，确保所有信息显示在正确的字段中。如果有不正确的地方，请单击Back按钮返回并对映射进行必要的更改。准备好继续操作后，从屏幕右下角选择Import。

6.导入完成

导入完成后，您将收到导入成功的消息。您现在可以在Customer Center中查看客户信息。

如何在QuickBooks在线中删除客户

一旦在交易中使用了客户，就不能删除他们，因为这样做会删除交易并在财务报表中产生错误。但是，如果您不再计划与客户做生意，则可以将其取消激活。未激活的客户不会出现在客户中心中，但他们仍然会出现在所有有交易的财务记录中。

要从客户中心取消激活一个客户，选择该客户，单击Create Invoice旁边的下拉箭头，并选择Make Inactive，如下所示:

总结

关于如何在QuickBooks Online中设置客户的教程到此结束。QuickBooks在线培训课程的下一个教程是如何在QuickBooks在线设置供应商．本教程将介绍如何手动向QuickBooks在线帐户添加或导入供应商信息。