如何在QuickBooks网上设置销售表单内容
本文是关于会计软件.
在本教程中,您将学习如何在QuickBooks Online中设置销售表单内容和首选项,这些内容将流向发票、估算和销售收据。首先,我们将介绍在创建销售表单时,如何在QuickBooks中指定哪些字段和选项可用。然后,我们将讨论如何定制一个销售表单,以只显示所选的字段。我们还将向您展示如何设置自动发票提醒和在线发票交付。
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本教程是我们的免费QuickBooks教程系列.可以通过观看下面的视频或阅读下面的截图和动图详细说明来完成。
第一步:准备销售表格设置的信息
准备以下信息以完成销售表单内容的设置。
- 付款条件:决定你想给客户多长时间来支付他们的发票。常见的付款条件为净10或净30,分别提供10天或30天的付款时间。
收到后避免应付:避免使用“收到后到期”的付款方式。对大多数公司来说,立即开出支票是不现实的,所以他们从你那里开出的账单总是过期的。如果您发送的每一张发票都过期了,您什么时候开始评估滞纳金?客户不会喜欢不知道发票的“真正”到期日。你会发现,如果你给客户一个实际的到期日,比如净15,就更有效更容易证明滞纳金的合理性。
- 折扣:有些公司提供提前付款折扣对于在一定天数内付款的客户。
- 发票交付方法:确定您希望默认的交付方法是打印发票还是电子邮件发票。
- 跟踪库存:如果您购买商品转售,您应该使用QuickBooks在线跟踪成本和数量的库存。
- 滞纳金:如果你希望收取滞纳金,请决定何时申请滞纳金以及如何计算滞纳金。
- 进步发票:确定您是否需要为正在进行的作业签发进度发票的功能。承包商通常执行进度账单。
第二步:浏览“帐户和设置”下的“销售”
销售表单首选项在公司的帐户和设置中设置。点击屏幕右上角的齿轮图标,然后选择第一列中的帐户和设置。
接下来,单击左侧菜单栏中的Sales以查看销售选项。
步骤3:在Sales选项卡下设置Sales表单选项
本教程将讨论Sales选项卡下的以下选项:Sales表单内容、滞纳金、进度发票、提醒和在线交付。自定义下的选项(在上面的GIF中没有突出显示)包含在如何在QuickBooks在线定制发票并且应该在本教程之前完成,因为我们将在这里开始构建销售表单。
步骤3.1:配置销售表单内容选项
销售表单内容选项允许您指定生成客户销售表单时在QuickBooks中可用的字段。这些字段是否显示在客户的销售表单副本上是在设计定制销售表单模板时决定的,我们将在本教程的后面讨论。
提示:在创建自定义销售表单模板时,必须使用此屏幕打开任何一个客户所需的字段,以便使用该字段。
单击Sales表单内容上的任何位置以打开其他详细信息。
通过单击字段名称旁边的复选框,可以打开和关闭字段。
- 首选发票条款:选择您喜欢的发票条款,例如净10或净30。
- 优先交付方法:您可以选择电子邮件或打印作为发票的默认递送方式。交付方法是由客户分配的,因此这里选择的默认方法将分配给新创建的客户。可以通过编辑客户信息为特定客户更改方法。
- 运输:如果启用了发货,则可以将发货地址、承运人、发货日期和跟踪号码字段添加到销售表单模板中。
- 自定义字段:您最多可以在发票、估算、销售收据、信用备忘录和退款收据上创建三个自定义字段。
- 自定义交易数量:自定义交易编号允许您更改由QuickBooks自动分配的发票、估算或销售收据编号。如果您想要将QuickBooks事务编号与来自单独工作流系统的编号匹配,这样就可以轻松地跨系统跟踪事务,那么这可能会很有帮助。
- 服务时间:包括服务日期允许您向客户显示执行服务的确切日期,该日期通常与发票日期不同。您可以在一个发票上包含多个服务日期。这对于基于服务的企业来说是一个重要的选项,这样回头客就可以跟踪哪些服务调用被计费了。
- 折扣:如果您向客户提供对早期付款有折扣的付款条件,例如“1% 10 Net 30”,那么最好在销售表单中包含折扣字段,以便客户知道折扣的确切金额。
- 存款:押金字段允许您从销售表单上的到期金额中减去客户的押金或预付款。如果您的客户提前支付了服务或材料的费用,这是在销售表格中包含的一个重要字段。
- 小贴士:tips字段为您的客户提供向您的发票添加小费的功能。如果你所在的行业传统上要求顾客给小费,我们建议只写上这一项。否则,顾客可能会因为要求给你的员工小费而生气。
当您完成选择用于创建销售表单的字段时,单击绿色部分保存按钮位于Sales表单内容选项的底部。接下来,我们将设置贵公司评估滞纳金的选项。
步骤3.2:设置滞纳金选项
如果您希望自动向逾期的发票添加滞纳金,请单击“滞纳金”部分,并在“适用于逾期发票的默认费用”旁边打勾,以显示可用的滞纳金选项:
这些选项决定了在发票中添加滞纳金的公司范围默认值。您可以在客户信息屏幕中为特定客户调整滞纳金选项。
- 类型:滞纳金可以是一个固定的数额,未付余额的一个百分比,或一次性固定费用后的一个百分比。
- 宽限期:除非您指定宽限期,否则滞纳金将根据您指定的发票条款支付。如果您将发票期限设置为“收到后到期”,请确保指定一个宽限期,这样就不会在每个发票上评估滞纳金。
- 适用营业税:一些州可能要求你申请销售税的滞纳金,如果滞纳金是评估应税项目。你可能需要与当地税务专业人员核对,以确定你所在地区的销售税要求。
当您完成设置您的滞纳金选项时,单击绿色保存按钮在滞纳金部分的底部。滞纳金现在应该自动评估,当您重新打印或重新发送的发票是逾期的。
步骤3.3:设置进度发票
建筑公司通常会在一项工作完成后,向其发送多份发票。这就是所谓的进度发票,QuickBooks Online通过允许您仅为估算的一部分创建发票,使进度发票变得容易。当更多的工作完成后,未记账的估算可以转换为发票。
勾选旁边的复选框从单个估算中创建多个部分发票如果您想激活此功能。然后,单击Save。
现在,在QuickBooks Online中创建销售表单时,您已经指定了哪些字段在内部可用。接下来,我们将讨论如何设置提醒电子邮件以发送给客户,提醒他们逾期付款。
小心!我们跳过了消息部分,因为它将在下一个教程中涉及,如何在QuickBooks在线设置消息.
步骤3.4:激活自动发票提醒
QuickBooks在线将自动向发票逾期的客户发送提醒邮件。要设置自动提醒选项,请单击“提醒”部分的任意位置。点击发票提醒的默认电子邮件消息以显示其他选项。
您可以设置以下选项:
- 创建电子邮件模板:您可以为提醒邮件创建一个模板,包括邮件的主题行、问候语和文本。不幸的是,您不能为每个提醒创建单独的电子邮件模板。在上面的例子中,客户将在到期日的前一天和之后5天收到相同的电子邮件。
- 发送一个副本:选中复选框以获得发送给QuickBooks在线管理员的每一封提醒电子邮件的副本。
- 激活提醒:将开关翻转到绿色,激活自动发票提醒。
- 指定提醒:QuickBooks最多允许发送三封提醒邮件。单击每个提醒的下拉箭头以指定发送提醒的日期,并为该提醒创建自定义电子邮件消息。
了绿色保存当您对您的提醒设置和电子邮件感到满意时,单击区域底部的按钮。点击提醒部分创建自定义的电子邮件提醒,如下图所示。
步骤3.5:设置在线交付发票
点击在线交付部分的任何地方,显示最后几个公司销售表单选项。
选择是要电子邮件正文中包含的销售表单的摘要还是完整细节。你也可以附上一份PDF格式的销售表格。我建议在邮件中只包含一个摘要,然后附上一个PDF文件,客户可以查看详细信息。
最后一个选项只适用于发票,并允许您将通过电子邮件发送的发票格式化为在线发票、HTML或纯文本。我建议将此选项设置为网络发票.
步骤4:为您的自定义QuickBooks在线发票选择内容
你在之前的教程中设计了一个定制的发票,如何在QuickBooks在线定制发票.现在我们将讨论如何选择在定制发票中包含哪些销售内容字段。要查看可用的销售表单模板,请导航到Account and Settings屏幕的销售选项卡,并单击右上角的绿色Customize look and feel按钮。
自定义表单样式屏幕应该显示您在前面的教程中创建的自定义发票。单击要选择的自定义表单右侧的Edit。如果您愿意,您可以通过单击右上角的new style,然后选择invoice来创建一个新的发票模板。
创建定制发票的屏幕包含三个选项卡:Design、Content和email。设计选项卡允许您自定义发票的样式、标志、颜色和字体,这在我们之前的教程中已经介绍过了。如何在QuickBooks在线定制发票.电子邮件标签将在后面的教程中讨论,如何在QuickBooks在线设置消息.本教程的其余部分将重点介绍Content选项卡中可用的选项。
当您单击Content选项卡时,您将看到一个灰色的发票预览,它分为三个部分。要编辑每个部分中显示的信息,请单击该部分右上角的铅笔图标。
让我们回顾一下您的QuickBooks发票的三个部分中每个部分的可用信息。
步骤4.1:选择要出现在发票标题部分的信息
单击标题部分右上角的铅笔图标,查看可以在此部分中显示的信息。
在您希望出现在发票标题中的任何字段旁边放置复选标记。蓝色字段可以通过点击单词前面的“+”来展开。对从公司设置中提取的默认信息所做的任何更改,例如提供不同的电话号码,都只会影响这个特定的发票模板,而不会影响QuickBooks Online的其他领域。所有更改都反映在屏幕右半部分的发票预览中。
大多数领域都很简单,但有几个领域需要稍微解释一下。
- 表单名称:您可以指定一个自定义名称出现在表单的顶部,而不是“Invoice”。如果您的行业传统上对发送给客户的账单有不同的名称,那么这是很有帮助的。不要使用此字段更改表单的用途。例如,不要将其修改为“Estimate”,因为当表单生成时,QuickBooks会自动将表单记录为发票。
- 表单数据:勾选此框可将发票号码打印在表格上,我强烈推荐这样做。许多客户,特别是企业,喜欢使用发票编号来跟踪多个未偿付发票。
- 使用自定义交易编号:这个框允许您在生成发票时输入自定义交易号,而不是由quickbooks生成的。如果您正在使用QuickBooks之外的工作流系统,并且希望能够跟踪QuickBooks的发票到另一个系统中的事务,那么这是很有帮助的。
- 帐单地址:账单地址需要显示在QuickBooks发票上,并从客户信息的屏幕.
- 运输:通过检查发货,发货地址,发货日期,承运人,和跟踪号码都将包括在发票上。如果只有某些发票需要此信息,我建议定制两个发票模板。您可以在生成客户发票时选择要应用的模板。
- 术语:在客户信息屏幕中设置的条款将显示在您的发票上。如果你提供的是折扣条件,这是绝对必须的。例如,“2% 10净额30”的意思是如果10天内付款,而所有的货款必须在30天内付清,你们可以提供2%的折扣。如果没有提供折扣,那么如果显示了到期日,则无需显示付款条件。
- 到期日期:如果显示了付款条件,则不需要显示到期日,但如果您愿意,可以选择同时显示两种付款条件。如果您的客户是个人而不是企业,您可能需要包括到期日,因为他们可能不熟悉付款条件。
- 自定义字段:您可以选择在发票上显示三个自定义字段。
现在您已经选择了出现在标题中的信息,让我们看看发票中间部分可用的信息。
步骤4.2:选择要出现在发票表格部分的信息
单击您的发票预览的右上角的铅笔图标,以显示您的发票表可用的字段和选项。您可以自定义将出现在发票表中的列。在您希望出现在发票上的任何字段旁边放置绿色复选标记。
可以通过单击并拖动绿色复选标记左侧的9个点来更改列的顺序。通过点击编辑标签和宽度可以进一步定制列:
列宽可以用蓝色滑块调整。QuickBooks自动保持表的宽度不变,因此增加一列的宽度将减少另一列的宽度。
单击“帐户摘要”标题下“显示在发票上”旁边的方框,以在客户的发票上包含一个小型报表。我们强烈建议在你的发票上加上这个总结,这样如果客户有多个未付发票,他们就可以知道他们所欠的总金额。
在QuickBooks在线定制发票中提供帐户摘要
发票的活动列的默认情况是只显示记账项目的名称。这可以是库存项目或服务项目的名称。你可以通过点击列选项下面的“显示更多活动选项”来选择显示更多活动细节:
提示:向你的客户提供详细的信息可以帮助他们更好地理解你的费用,但也可能使发票冗长和混乱。我们建议花点时间考虑一下你的客户会喜欢什么。
您可以将活动按天、周、月或项目分组。如果发票是针对在几天或几周内提供的服务,则可以通过将活动按天或几周分组来大大缩短发票。
创建自定义估计和销售收据
除发票外,销售表格还包括预算和销售收据。从自定义表单样式屏幕中,选择New样式,然后选择Estimate或Sales receipt。
在创建一个新的估价或销售收据模板之后,您将发现设计、内容和电子邮件这三个熟悉的选项卡。创建自定义估算和销售收据的过程几乎与定制发票相同。与发票一样,您可以根据需要为估算和销售收据创建任意多的自定义模板。
为什么设置在线销售表格内容很重要
通过设置销售表单内容和首选项,您可以快速添加和删除信息,以便为不同的目的创建多个销售表单模板。向客户提供有关付款截止日期和购买相关细节的信息是至关重要的。
总结
您现在可以通过两步流程在QuickBooks Online中创建自定义发票、估算和销售收据。首先,设置公司范围的选项,以指示您希望在向客户开具账单时在内部使用哪些销售表单字段。接下来,创建自定义模板,以选择希望在客户销售表单上包含的可用字段。
我们QuickBooks在线培训课程的下一个教程是如何在在线QuickBooks中设置产品和服务.它将涵盖一些可用于向客户提供账单服务和跟踪库存的选项。