如何用5个步骤建立工资直接存款
本文是一个更大的系列的一部分就业服务.
相对于大多数就业服务,安装过程中为QuickBooks工资直接存款是很直观的。除了您公司的基本信息(例如企业名称、地址和雇主身份证号或EIN)外,系统还需要您的企业银行账户详细信息,以便在处理员工工资支票时知道从哪里取钱。您还必须在系统中输入员工的银行信息(如账户和路由号码),这样系统才能将资金发送到正确的地方。
至于建立QuickBooks工资账户直接存款的第一步应该是什么,这完全取决于你在建立工资账户的过程中所处的位置。对于那些开始这么做的人做工资,系统会提示您完成设置过程,然后才可以设置其直接存款功能。如果你的工资单账户已经在使用,并且你一直在处理纸质支票,你可以直接到系统的“设置”,然后“工资单设置”开始。
以下是你应该遵循的步骤来完成QuickBooks Payroll直接存款设置过程。
1.建立你的QuickBooks工资账户
对于QuickBooks Payroll新用户,您需要按照“概述”屏幕上的步骤来完成您的帐户设置。但是,在您可以选择将您的企业银行账户信息输入到系统之前,您必须输入工资税信息和现有员工的数据,如姓名、地址和工资率。
2.连接您的商业银行帐户到QuickBooks工资单
当你准备好设置你的QuickBooks Payroll直接存款时,点击“连接你的银行”任务旁边的“开始”按钮,然后选择“开始”。将会出现一个新的窗口,让您有机会查看您之前输入的所有关于您的企业的信息(如联系方式和EIN)。
你还必须输入公司主要负责人的信息。这个人是你想使用的商业银行账户的合法负责人。除了此人的全名外,系统还会要求你输入负责人的出生日期、家庭住址和社会安全号码。
在核对您的业务和主要高级职员的详细资料后,您可以添加和查看您的银行帐户和路由号码。您可以手动输入信息,也可以搜索您的银行,并使用您的网上银行凭证登录。请注意,系统将验证您的银行数据。
如果必须手动在线输入详细信息,验证过程可能会延迟几天。我们建议登录您的银行账户,因为这样更快。如果你担心在网上提供你的登录信息,请记住,QuickBooks Payroll使用了一个安全的系统来保证你的数据安全。
你还必须创建一个个人密码,每次你向QuickBooks发送银行工资信息时都会用到这个密码。创建个人密码后,系统会要求您确认两次,然后才会出现“提交”选项。
一旦你的银行与你的工资账户连接,QuickBooks会在两个工作日内将一笔不到1美元的测试存款交易打入你的账户。你可以打电话给你的银行,在网上查看你的银行对账单,看看测试交易是否通过了。它会在报表上显示为“Intuit:验证银行”或“QuickBooks:验证银行”。请注意,该交易将在几天内消失。
此外,您将收到一封电子邮件,要求您验证测试交易。在您确认金额后,您将收到另一封电子邮件,说明您的帐户已被验证。
如果您没有收到提示您验证测试交易的电子邮件,您可以登录到您的QuickBooks Payroll帐户来完成验证。有几种方法可以做到这一点。你可以在“概述”屏幕上查看你的待办事项列表,然后在“检查你的小额存款帐户,然后验证”选项上点击“让我们去”。选择“验证您的帐户”,然后输入并确认您的银行帐户的测试交易金额。
如果验证帐户任务没有出现在你的“概览”屏幕上,你可以选择“设置”,然后选择“工资设置”。在“银行账户”下,选择“公司”,然后点击“核实账户”。然后,输入并确认测试金额。
如果您没有看到验证您的帐户的选项,这意味着测试金额还没有借记。你需要回到第二步,“连接你的商业银行账户”,这样你就可以重新启动这个过程。您也可以联系QuickBooks的工资支持团队寻求帮助。
3.打印直接存款授权书并交给员工
当您成功将企业银行帐户与QuickBooks Payroll连接后,您需要确保员工的银行帐户信息在系统中设置正确。在输入数据之前,您需要让每个参与员工签署一份直接存款授权书。这将保护你,因为法律上你不允许向员工的银行账户发送工资支票,除非他们批准你。
QuickBooks有一个表单,你可以打印和使用,但你也可以使用自己的表单直接存款形式.除了签署文件外,还要让每个员工附上一张与他们想要存入工资的银行账户相关联的作废支票。对于那些喜欢将工资分成两个单独银行账户的员工,你可以要求他们为每个账户提供作废的支票。
除了银行名称,账户和路由号码应该在支票上可见。你需要这些信息,这样你就可以在QuickBooks Payroll中输入员工的银行信息。
要在QuickBooks Payroll中访问直接存款授权书,请到“税收和表格”菜单,单击“雇员和承包商设置”,“直接存款授权”,然后是“银行验证”。选择“查看”,并列印足够的副本,以供希望直接存入工资的雇员使用。
4.输入员工的银行帐户详细信息
进入“员工”选项卡,输入员工的银行账户信息。如果您已经将员工及其适用的工资单信息添加到系统中,只需从列表中单独选择每个员工,并输入相应的银行详细信息。
如果您还没有在系统中设置所有员工,请单击“添加员工”按钮。除了个人信息(比如全名和生日)之外,您还必须输入员工的雇佣和基本工资数据,比如雇佣日期、工资率、扣除额和税务详细信息。
在“如何缴费(员工姓名)”选项中,在下拉菜单中选择“直接缴费”。然后,输入雇员作废支票上列出的帐户和路由号码。在点击“完成”之前,一定要再次检查数字,否则你的员工可能会在收到他们的第一笔存款时遇到延迟。
5.发送你的第一个QuickBooks直接存款
在您的商业银行信息确认并将所有员工的数据输入QuickBooks Payroll之后,您就可以开始发送电子工资存款了。根据您选择的计划,您可以享受当日存款或次日存款。
要想办理当日直接存款,您必须在早上7点前提交工资单。您希望员工收到付款的太平洋时间。对于次日工资单服务,你必须在下午5点前处理工资单。太平洋时间,发薪日前一天。
QuickBooks工资直接存款有什么不同
虽然大多数工资单软件供应商提供直接存款的功能,但他们通常有一个标准的两到四天的处理周期。这意味着您必须在员工实际收到款项前2到4天开始付款。使用QuickBooks工资单,您可以发送相同和第二天直接存款,而不需要额外的费用,这取决于您选择的计划。不需要事先批准。
建立QuickBooks桌面工资直接存款有什么不同
如果你是QuickBooks桌面工资单的用户,为你的企业建立直接存款的整个过程与在线QuickBooks工资单用户遵循的是一样的。然而,系统的菜单和/或按钮选择略有不同,另外还有一些额外的步骤。
例如,要连接你的企业银行账户,你要去“员工”菜单,“我的工资服务”,然后“激活直接存款”。您还可以在“验证您的公司信息”部分查看您的公司信息和银行账户详细信息。如果您需要输入新的信息或进行更改,您可以使用“编辑”按钮。
如欲查阅直接存款服务的详情,请选择“查看协议”。一旦你同意条款,你必须在“检查安全限制”部分回答问题,然后提交。与QuickBooks Payroll在线服务的处理方式类似,该供应商将向你的商业银行账户发送一个测试交易,你需要验证。
在为每个员工设置直接存款时,您要通过“员工中心”打开每个员工记录。在它里面有一个“工资信息”标签,将有一个“直接存款”按钮。选择“直接存入(员工姓名)”,然后输入应存入的银行账户信息。
底线
通过以下五个简单的步骤,你可以轻松地建立你的QuickBooks工资单直接存款。只是要确保准备好所有公司和银行账户信息,包括员工的银行账户详细信息,以防止处理延迟。一旦您成功地完成了设置过程,您就可以开始发送相同或第二天的工资支票给员工。