如何在5个步骤中为你的小企业建立一个人力资源部门乐鱼游戏app下载
人力资源(HR)是任何成功的小企业的必要组成部分。乐鱼游戏app下载当你刚开始创业时,所有的人力资源责任都落在你身上。在某种程度上,你可以摆脱这些义务,建立自己的人力资源部门。
通过遵循下面概述的步骤(涵盖从人员配置、预算和工具到人事档案、政策和公司手册的所有内容),您将能够建立一个高绩效的部门,使您的企业保持合规并吸引高质量的员工。
步骤1:创建人力资源人员配备计划和预算
根据你公司的规模,你可能只雇佣一名人力资源员工,这意味着你可能需要更笼统的人。
在招聘第一个人力资源部门员工时,考虑以下几点:
- 无论你是否已经写好了所有的政策,或者你是否需要一个人力资源团队成员来写一些或全部的政策
- 无论你是否有现成的手册,还是需要人力资源人员来编写
- 你的公司是否提供和管理你自己的福利
- 你们的员工在哪些州工作
雇佣一个多面手第一。这个人可以帮助你制定政策,制作一本手册,并确保其他人力资源人员有时间关注福利和工资等更具体的领域。我们建议员工与HR员工的比例约为100:3.4。作为一个小乐鱼游戏app下载公司,这让你有能力雇佣一个多面手来启动你的人力资源部门,然后根据需要增加更多的专业职位。为了帮助你做出相应的预算,一般人力资源多面手每年的收入在5万美元到6万美元之间,这取决于你所在的地区和员工的技能水平。
随着人力资源部门的发展和公司的发展,人力资源员工的数量会增加,但比例会降低。多面手可能是你的第一个招聘,但随着公司的发展,你可能需要增加福利管理员(每年55,000美元)和合规专员(每年60,000美元)。
你的人力资源预算至少应该考虑以下事项:
- 即将到来的一年的招聘人数
- 这些雇员的薪水
- 现有人力资源员工的绩效和年度加薪
- 招聘成本
- 福利增加
- 工资成本和增长
- 激励性薪酬和奖金
- 人力资源管理软件
- 内网设计与维护
提示:当你开始招聘人力资源人员时,改善招聘流程是个好主意。看看我们的指南如何雇佣员工为指导。
步骤2:确定工具和技术
你的人力资源团队有效工作所需的工具将取决于你的业务运营方式、你的目标以及人力资源员工的数量。你能投资的最好的工具之一就是打卡钟.有免费的选择和经济的选择,可以跟踪您的员工的工作时间,使工资更容易和更准确。
您还应该考虑使用内部网来保存公司文档。使用免费的在线平台,如谷歌Drive, Dropbox或Mega将您的策略存储在易于访问的位置。虽然这些免费选项可能缺乏一些安全功能,使得存储机密信息成为一个挑战,但您的公司手册和政策可以轻松地保存在这里,让您的员工快速访问一般信息,而不会打扰您或您的人力资源团队。
人力资源技术可以帮助你简化流程,让你和你的团队更有效率。一个人力资源信息系统(HRIS)是专门为处理您的所有人力资源需求而创建的软件。选择合适的系统需要时间和研究,这是一个新的人力资源团队成员要解决的另一个伟大的项目。
HRIS不需要使用许多供应商和不同的软件,而是将您所需的一切集成到一个易于使用的系统中。寻找一个HRIS与:
- 计时
- 人事档案管理
- 工资单和工资单
- 利益的工具
- 遵从性工具
- 保留记录
一个好的人力资源信息系统需要大量的投资,所以这可能是在你公司发展的后期。根据你公司的规模和你想要的功能,你每年的花费可能从几千美元到20,000美元不等。
如需考虑软件列表,请查看我们的最推荐的HRIS系统.
第三步:整理你的个人档案
如果你准备成立一个人力资源部门,你可能已经有了至少几个员工。你应该人事档案在每个人身上。确保这些都是有序的,并且适当地分开,当你雇佣更多的员工时,你为新的人力资源部门建立了一个流程。对于每个员工,您应该有三个独立的文件。
第四步:回顾、组织和记录你的人力资源政策和流程
人力资源政策为您的小企业提供了一致性、效率和乐鱼游戏app下载合规性的全面基础。当你有完善的政策时,这表明你关心你业务的核心基础。一个强大的人力资源部门应该维持许多政策,有些是你已经制定的,有些是你应该考虑的。我们将最重要的因素列在下面。
招聘和入职
招聘员工需要勤奋和结构。从发布你的招聘广告从面试到招聘,有一个清晰的招聘流程可以让你的人力资源团队在每次招聘新员工时都不用重复工作。即使你的公司很小,你也不打算一次雇佣很多人,你仍然需要考虑如何做出招聘决定。考虑以下几点:
你打算在哪里发布招聘广告?
负责招聘的人力资源团队成员可以在免费或付费的招聘网站上发布招聘信息,可以是普通招聘,也可以是细分招聘。不管怎样招聘网站你可以通过添加关键词来最大限度地提高你的曝光度,帮助求职者快速找到你的招聘广告。
你们接受转诊吗?
一个员工推荐计划鼓励你的现有员工推荐他们认为适合你的空缺职位的朋友或前同事。这可以降低你的招聘成本,并提高你的保留率,因为推荐更有可能与你的公司文化相契合。
你将如何核实工作经历?
虽然你想要相信每个求职者简历的准确性,但你也需要尽职调查。雇佣验证可以由你或你的人力资源团队给每个前雇主打电话手动完成,也可以将其作为背景调查过程的一部分。
你们将如何进行背景调查?
并不需要对每个职位都进行背景调查——运用你最好的判断力,但要确保在某位员工接触到机密或敏感信息时进行背景调查。有一个背景调查策略确保你的人力资源部门遵循一个一致和合规的流程来检查求职者的背景;它还能让员工知道你公司的意图。
你将如何进行面试?
人力资源可能会先对候选人进行筛选,但随后经理们可能会对申请人进行更全面的面试。使用一个结构化面试流程确保你公平地对待申请者,并在相同的问题上评估他们。
你应该如何登机?
你的新员工培训流程你的人力资源经理应该定期检查新员工和经理,以确保一切按计划进行。如果随意入职,新员工会担心你的业务就是这样运作的,他们会没有方向,感到迷失和不被支持。如果你有一个明确的入职流程,你从第一天就给你的员工指明方向,明确你的期望。
绩效管理流程
你的员工需要明确的工作方向。为了实现这一目标,制定一套管理团队表现的流程,并在他们低于你的期望时帮助他们做得更好。一个伟大的绩效管理流程确保保存完整的员工记录,使审查有效,纠正措施有针对性和帮助。
记录每件事是人力资源合规的关键。你的人力资源部门应该检查任何问题,与经理联系以提供支持,并确保员工处于正确的轨道上。明确绩效管理流程将确保每个人都得到公平对待,避免出现偏袒或歧视。
绩效管理过程应至少包括以下信息的清晰文件:
培训与发展计划
培训新员工确保你的新员工了解你的业务,他们的角色如何融入组织,以及如何做他们的日常工作是至关重要的——你的人力资源团队应该有一个可靠的培训计划,当新员工加入时,他们可以轻松地大规模实施。
当你刚开始创业时,培训员工并不是你的首要任务——你需要他们完成工作。但是培训是非常重要的,因为它能告诉员工对他们的期望是什么,如果员工没有达到你的期望,你就有能力采取纠正措施。
然而,训练不会在第一周或第一个月后就停止。培训与发展在员工为你工作的整个时间内持续。员工希望在自己的角色和公司中成长。给他们机会,并为他们指路是留住顶尖人才的关键。
带薪休假和其他休假福利
没有联邦法律要求带薪休假(PTO),但如果你确实提供了它,你的人力资源或工资团队将需要一个很好的方法来跟踪它——他们赚了多少钱vs使用了多少钱。如果你的公司提供PTO,一些州要求你在员工离开你的公司时支付应计和未使用的PTO。
你也可以考虑把额外的休假福利作为你的福利的一部分员工福利计划:
- 休假
- 丧亲之痛
- 生病的
- 带薪假期
- 家庭和医疗休假法案(休假)
- 育婴假
请注意,有些州要求你提供家庭或育儿假.查看你所在州的指导方针,看看你是否需要提供这些额外的休假选择。
反骚扰和非歧视
吸引和留住顶尖人才的一部分是确保每个人都有一个安全的工作场所。制定反歧视政策,包括性骚扰,将为员工之间如何相处提供明确的指导。它将包括对违反政策的员工的纪律处分的信息。你还应该提供一种简单的方式,让员工匿名举报违规行为。你的人力资源经理应该了解任何投诉,并尽快解决它们。
在工作场所禁止歧视也会让你的公司对所有员工都安全和公平,并确保遵守平等就业机会准则。从招聘和面试过程到晋升和一般的工作场所行为,确保你的人力资源部门有必要维持一个无歧视的环境,这将有助于所有员工茁壮成长。
守时和出勤
为了准确地支付员工工资,你的人力资源部门必须有一种简单的方法来跟踪员工的工作时间。他们是否使用纸质考勤表或者一个软件为了记录员工的打卡时间,你的考勤政策应该明确说明员工应该如何记录他们的时间。即使你的受薪员工也不需要加班,记录工作时间仍然是一个好主意,因为你可以跟踪出勤率和准点率。
你的出勤政策应说明你的工作时间,你认为会迟到的情况,以及请病假或迟到的程序。描述为什么守时很重要,以及迟到如何给其他员工带来额外的负担。包括对违反政策的纪律处分。
工资
运行工资这不像银行转账那么简单。你需要注册你的企业,记录员工的工作时间,确保准确的税收和福利扣缴,以及其他许多项目。根据你拥有的员工数量,你可能需要一个完全专注于工资的员工——这可能是一份全职工作。此外,要记住,不是所有的人力资源专业人士都有薪资专业知识,也不是所有的薪资专业人士都有丰富的人力资源经验。这意味着,你可能至少需要从人力资源部门的两个人开始。
无论你是雇佣有薪资管理经验的员工,还是提拔没有薪资管理经验的内部员工,你都需要确保他们有机会了解最新的合规培训、软件等;他们还需要知道你公司独有的薪资流程的一些细节。就业培训可能包括:
正确地对员工进行分类。许多公司因为没有向符合条件的员工支付加班费而陷入困境。确保你的招聘经理知道两者的区别豁免和非豁免雇员.
健康和安全政策
根据您的小企业所处的行业,您可能需要遵守职业安全与健康管理局(OSHA)的规定。乐鱼游戏app下载如果你受OSHA的约束,确保你有具体的安全规定来保证你的员工在工作中的安全。一些公司甚至有一个通过职业安全与职业安全协会认证的内部安全经理。通常情况下,这将是那些严格遵守安全法规的公司,如制造公司,处理危险材料的企业,建筑公司等。
即使你的小企业不受OSHA乐鱼游戏app下载的约束,有安全程序也是个好主意。如果员工受伤,主管应该采取什么措施?他们需要记录你的受伤情况并报告给你的工人赔偿保险提供商.他们可能还需要为员工失业做准备。详细说明受伤员工和他们的经理在工作场所受伤后应该采取的每一步。
用餐和休息政策
联邦法律没有要求雇主为员工提供休息时间。然而,少于20分钟的休息时间应该得到报酬——确保你的工资和人力资源团队意识到这一点。如果员工在午休时间不能离开办公桌,并且可以在休息时间被叫回去工作,你也应该支付他们的午休费用。其他休息时间可以不带工资。你的政策应该详细描述你提供的休息类型以及是否有报酬。
一些州和城市有更严格的规定。回顾我们的关于休息和违法的终极指南确保你的小企业遵守当地和州的法律。乐鱼游戏app下载
第五步:创建公司手册,分发和更新
你写的每一份保单都应该包含在你的保单中公司手册.因为手册往往是枯燥的,你可以把这个项目留给新的人力资源部门。让他们的目标是创建一份员工真正阅读的有吸引力的手册。
除了上述政策,以及你想要包括的其他政策,确保你的手册还包括:
- 你的公司历史
- 公司未来的目标和抱负
- 您的团队使用的每个工具和软件的分步指南
- 公司激励计划
确保你的员工能定期阅读公司手册。在录用时,我建议通过电子邮件发送最新的版本,以便员工在第一天查看并提出问题。
你的手册也应该注意它可能会发生变化。无论何时你对手册或其中的政策进行了重大更新,都要为员工提供更新版本。这就是拥有内部网或共享内部文件会很有帮助的地方。
最后,在你的员工手册的最后附上一份员工确认表。这份表格将让员工证明他们已经阅读、理解并同意遵守手册的条款。在每位员工的人事档案中保留签署过的员工确认正本。
随意雇佣声明:雇佣是美国衡量就业状况的主要标准,你需要确保你的员工明白他们的就业不是永久的或有保障的。下面是一个例子:
“你在[公司名称]的雇佣是随意的。你的雇佣是无限期的,可以由你或公司随时终止,无论是否有理由,是否有通知。”
如果你不在员工手册上写这句话,并采取一些可能被解释为保证工作的行动,你可能会改变员工的随意状态,使人事变动更加困难。
底线
为你的小企业创建一个人力资源部门可能不是你的首要任务,但这是向前迈出的一大步。乐鱼游戏app下载确保你遵守了所有必要的政策,为新的人力资源部门招聘一个好的第一个员工。